Charte du comité d’audit et des finances

1. But

Le but du comité d’audit et des finances (le « comité ») est d’aider le conseil d’administration de la Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail (la « WSIB ») à satisfaire à ses responsabilités relativement à ce qui suit :

1. l’intégrité du processus de communication de l’information financière et des états financiers de la WSIB ainsi que du régime de retraite complémentaire du personnel de la WSIB;
2. l’efficacité des contrôles internes;
3. le rendement des fonctions actuarielles;
4. le rendement, l’indépendance et les compétences des fonctions d’audit internes et externes, notamment la fonction obligatoire de vérification d’optimisation;
5. la conformité avec les lois, les règlements et les politiques se rapportant aux finances, à la communication de l’information financière et aux états financiers annuels de la WSIB et de ses filiales ainsi que du régime de retraite complémentaire du personnel de la WSIB.

2. Portée

La présente charte décrit le pouvoir et les responsabilités du comité, et il convient de la lire conjointement avec la Politique de gouvernance et le Cadre de gouvernance organisationnelle.

3. Pouvoir du comité

3.1. Pouvoir du comité

Le comité a le pouvoir

3.1.1. d’examiner et d’approuver la directive sur l’indépendance de la personne vérificatrice tous les deux ans,

3.1.2. d’approuver tous les services et honoraires connexes de la personne vérificatrice externe, notamment des services consultatifs spécialisés ou des services non liés à l’audit, comme permis par la directive sur l’indépendance de la personne vérificatrice et sous réserve des modalités de l’entente de services d’audit,

3.1.3. d’approuver la charte d’audit interne, ainsi que tous les services et honoraires connexes de la personne vérificatrice interne,

3.1.4. d’approuver les plans annuels d’audit externe et interne,

3.1.5. d’approuver les résolutions bancaires.

3.2. Pouvoir de la personne assurant la présidence ou la vice-présidence du comité

3.2.1. La personne assurant la présidence ou la vice-présidence du comité a le pouvoir d’approuver les dépenses de la personne assurant la présidence du conseil d’administration, conformément à la Directive sur les frais de déplacement, de repas et d’accueil de l’Ontario et à la Politique de gouvernance de la WSIB, qui peuvent être modifiées à l’occasion.

3.3 Autres renseignements

3.3.1. Le comité peut constituer des sous-comités, au besoin et sous réserve de l’approbation de la présidence et d’une résolution du conseil d’administration.

3.3.2. Sans restreindre le pouvoir énoncé au paragraphe 3.1, le comité a le pouvoir de faire appel à des services-conseils indépendants ou autres services-conseils estimés nécessaires ou souhaitables dans l’exercice de ses fonctions, ainsi que de fixer et de verser leur rémunération, moyennant l’accord de la personne assurant la présidence du conseil d’administration.

3.3.3. Dans l’exercice de ses fonctions, le comité est en droit de s’appuyer sur les conseils, les rapports et les avis de la direction, de personnes conseillères, de comptables, de personnes vérificatrices et d’autres spécialistes-conseils.

4. Accès au comité

4.1. La personne vérificatrice interne, la personne vérificatrice externe et la personne vérificatrice générale de l’Ontario ou une personne représentante ont un accès direct et libre au comité et au conseil d’administration par l’entremise du comité.

4.2. La personne présidente du comité peut s’adresser aux bureaux de la personne présidente du conseil et de la personne présidente-directrice générale pour obtenir un soutien exécutif supplémentaire et(ou) d’autres renseignements, s’il y a lieu.

4.3. L’ordre du jour de chaque réunion du comité doit inclure une ou des séances tenues à huis clos avec chacune des personnes énoncées au paragraphe 4.1 ainsi qu’avec d’autres membres du personnel de haut niveau susceptibles d’aider le comité à évaluer les risques financiers, selon ce que la personne présidente du comité juge approprié. Ces personnes peuvent être invitées à assister à la réunion à la discrétion de la personne assurant la présidence du comité. Une telle séance doit avoir lieu sans la direction et doit être traitée de manière strictement confidentielle entre la personne membre respective et le comité.

5. Composition et compétences

5.1. Le comité est composé d’un minimum de trois personnes membres indépendantes du conseil d’administration qui possèdent de solides compétences financières ou qui sont désireuses et capables d’acquérir rapidement les connaissances nécessaires. La personne présidente du conseil d’administration est membre du comité et la personne présidente-directrice générale en est membre d’office.

5.2. Les compétences financières comprennent la capacité à lire et à comprendre un jeu d’états financiers qui présentent des questions financières d’une ampleur et d’une complexité généralement comparables à celles des questions raisonnablement susceptibles d’être soulevées par les états financiers de la WSIB et les états financiers du régime de retraite complémentaire du personnel de la WSIB.

6. Réunions

6.1. Fréquence des réunions

Le comité se réunit trois fois par année, ou plus fréquemment si les circonstances l’exigent.

6.2. Quorum

La majorité des membres du comité constitue un quorum pour la conduite des affaires aux réunions. Une décision de la majorité est la décision du comité.

6.3. Séance à huis clos

La personne présidente du comité et les personnes membres de celui-ci peuvent se réunir en l’absence de toute personne membre de la direction ou de toute autre personne, sauf si la personne présidente du comité le juge nécessaire.

6.4. Autres renseignements

La Politique de gouvernance contient davantage de renseignements liés aux réunions du comité.

7. Rôle des personnes assurant la présidence et la vice-présidence du comité

La Politique de gouvernance précise le rôle des personnes assurant la présidence et la vice-présidence du comité.

8. Responsabilités du comité

Voici les fonctions spécifiques au comité :

8.1. Intégrité du processus de communication de l’information financière

8.1.1. Le comité recommande au conseil d’administration l’information financière à communiquer au public, ce qui englobe :

8.1.1.1. le rapport annuel, qui comprend les états financiers annuels consolidés audités et le rapport de gestion;

8.1.1.2. le rapport annuel sur la suffisance, qui comprend l’état de suffisance audité et le rapport sur la suffisance;

8.1.1.3. les rapports trimestriels sur la suffisance, qui comprennent l’état de suffisance trimestriel non audité et le rapport sur la suffisance.

8.1.2. Le comité recommande l’information financière au conseil d’administration, notamment ce qui suit :

8.1.2.1. l’évaluation et le rapport actuariels de la personne vice-présidente et actuaire en chef pour la caisse d’assurance;

8.1.2.2. le plan d’activités annuel, et le budget annuel/trisannuel;

8.1.2.3. les modifications de la politique de financement et d’évaluation de la caisse d’assurance, et la fourniture de conseils sur les conséquences financières;

8.1.2.4. le rapport et les états financiers examinés trimestriellement.

8.1.3. Par l’entremise de discussions avec la direction, la personne vérificatrice externe et la personne vice-présidente et actuaire en chef, le comité fournit des instructions et une supervision à l’égard de questions liées aux finances, à l’audit ou à l’actuariat et pertinentes pour le conseil d’administration. Cela peut concerner ce qui suit :

8.1.3.1. la question de savoir si les états et les rapports financiers sont préparés conformément aux Normes internationales d’information financière (les « IFRS ») et présentés d’une manière exhaustive, claire, équitable et transparente;

8.1.3.2. le caractère approprié et la qualité des conventions comptables, des renseignements présentés et des pratiques de publication de l’information financière, ce qui peut notamment concerner les opérations complexes ou inhabituelles, les estimations ou les jugements importants, les changements considérables aux conventions comptables et les autres possibilités de traitement aux termes des IFRS pour les opérations importantes;

8.1.3.3. les résultats de l’audit externe ou de l’examen trimestriel, notamment toute difficulté rencontrée et toute restriction de la portée des activités de la personne vérificatrice externe ou de son accès à l’information;

8.1.3.4. le caractère approprié de l’information fournie par la WSIB dans le rapport de gestion;

8.1.3.5. l’évaluation des grands changements proposés aux normes comptables par les organismes comptables compétents.

8.2. Gouvernance en matière d’investissement

Le comité recommande au conseil d’administration la nomination d’un ou de plusieurs dépositaires pour assumer la garde des placements des fonds conservés en dépôt.

8.3. Services actuariels

Le comité veille à l’existence de systèmes pour surveiller la conformité de la WSIB avec toutes les exigences réglementaires financières et pour présenter des rapports à cet égard ainsi que pour respecter les pratiques et les normes professionnelles actuarielles reconnues.

Le comité fournit des commentaires sur des questions actuarielles pour aider la WSIB à satisfaire à ses obligations au titre des prestations actuelles et futures. Cela comprend ce qui suit :

8.3.1. l’examen des hypothèses et des méthodes actuarielles ayant servi à évaluer les prestations et les passifs pour assurer la conformité avec les normes de pratique actuarielle reconnues;

8.3.2. l’examen des résultats des évaluations actuarielles pour inscrire des provisions appropriées dans les états financiers pour la dette au titre de l’indemnisation future;

8.3.3. l’examen des résultats de l’examen des provisions techniques par les pairs;

8.3.4. s’il y a lieu, le comité rencontre la personne vice-présidente et actuaire en chef à huis clos pour :

8.3.4.1. fournir des instructions sur l’indépendance des Services actuariels;

8.3.4.2. résoudre toute restriction rencontrée dans le cadre du travail de la personne vice-présidente et actuaire en chef.

8.4 Audit interne

En tant que principal commanditaire de l’audit interne, le comité est responsable de superviser l’audit interne et le travail de cette division relativement à l’évaluation et à l’amélioration des contrôles internes et des processus de gouvernance.

8.4.1. Le comité recommande au conseil d’administration l’affectation ou le licenciement de la personne vérificatrice interne, sur recommandation de la personne présidente-directrice générale.

8.4.2. Le comité doit approuver ce qui suit :

8.4.2.1. la charte d’audit interne. Il en recommande aussi les révisions appropriées;

8.4.2.2. le plan d’audit interne annuel, notamment les objectifs, la portée, l’échéancier et le budget.

8.4.3. Le comité rencontre régulièrement la personne vérificatrice interne pour :

8.4.3.1. examiner les rapports trimestriels préparés par l’audit interne, notamment l’état des mesures prises par la direction en vue de régler toute importante question restant en suspens. informer le conseil d’administration d’enjeux, selon ce que la personne assurant la présidence du comité juge nécessaire;

8.4.3.2. examiner l’attestation annuelle de la personne vérificatrice interne relative à l’indépendance de la fonction.

8.4.4. Le comité rencontre régulièrement la personne vérificatrice interne à huis clos pour :

8.4.4.1. fournir des instructions sur l’indépendance de la fonction d’audit interne;

8.4.4.2. résoudre toute restriction ou limitation de l’audit interne, notamment les grandes difficultés ou les désaccords concernant la gestion des restrictions de portée rencontrées dans le cadre du travail de l’audit interne.

8.5. Personne vérificatrice externe

Le comité est responsable de la relation avec la personne vérificatrice externe. La personne vérificatrice externe fait rapport au conseil d’administration par l’entremise du comité. Le comité est responsable de la haute qualité des audits externes afin de disposer de suffisamment de renseignements pour recommander l’approbation des états financiers annuels au conseil d’administration.

8.5.1. Le comité recommande ce qui suit au conseil d’administration :

8.5.1.1. consécutif à une demande de propositions, la nomination d’une personne vérificatrice externe à la personne vérificatrice générale en vue d’une nomination par la personne lieutenante-gouverneure en conseil;

8.5.1.2. tout important risque lié aux finances ou au contrôle interne détecté par la personne vérificatrice externe;

8.5.1.3. la lettre post-audit ou lettre de recommandations, s’il y a lieu, comprenant toute constatation importante ou recommandation de la personne vérificatrice externe, notamment la réponse de la direction et le suivi de toute faiblesse du contrôle interne cernée.

8.5.2. Le comité approuve ce qui suit :

8.5.2.1. la directive sur l’indépendance de la personne vérificatrice, tous les deux ans;

8.5.2.2. le plan d’audit annuel et ses livrables, conformément au contrat pluriannuel, pour disposer de renseignements exhaustifs et assurer une surveillance et une orientation financières adéquates. Ces livrables comprennent ce qui suit, sans s’y limiter :

• le plan annuel de l’audit externe obligatoire, la lettre de mission, l’approche, la portée, les domaines de risque, le calendrier, les honoraires proposés, les décisions de dotation et l’importance;
• les rapports préparés par la personne vérificatrice externe dans le cadre de l’ensemble des services fournis à la WSIB;

8.5.2.3. tous les services et honoraires connexes de la personne vérificatrice externe, notamment des services consultatifs spécialisés ou des services non liés à l’audit, comme permis par la directive sur l’indépendance de la personne vérificatrice et sous réserve des modalités de l’entente de services d’audit.

8.5.3. Le comité surveille et dirige ce qui suit :

8.5.3.1. l’efficacité des mesures visant à préserver l’indépendance de la personne vérificatrice externe et à réduire au minimum le risque de familiarité institutionnelle;

8.5.3.2. le processus d’évaluation de l’efficacité de la personne vérificatrice externe à l’issue de l’audit externe de l’exercice financier.

8.5.4. Le comité rencontre régulièrement, à huis clos, la personne vérificatrice externe pour parler des questions ou des préoccupations rencontrées dans le cadre du travail.

8.6. Bureau de la personne vérificatrice générale de l’Ontario

Le comité a la responsabilité de surveiller la relation avec le Bureau de la personne vérificatrice générale de l’Ontario. Les audits externes et les vérifications d’optimisation sont effectués sous la direction du Bureau de la personne vérificatrice générale de l’Ontario. Étant donné que la Loi sur le vérificateur général permet au Bureau de la personne vérificatrice générale de l’Ontario d’entreprendre des audits spéciaux de la WSIB à sa discrétion, elle est invitée aux réunions ordinaires trimestrielles du comité.

8.7. Autres audits exigés par le gouvernement

Le gouvernement de l’Ontario autorise la Division de la vérification interne de l’Ontario à réaliser à sa discrétion tout audit spécial de la WSIB. Le comité a la responsabilité de gérer cette relation.

8.8. Vérifications d’optimisation prévues par la loi

Chaque année, le comité a la responsabilité de superviser la vérification d’optimisation prévue aux termes de l’article 168 de la LSPAAT. Le comité doit

8.8.1. recommander au conseil d’administration, pour approbation, un programme à examiner chaque année,

8.8.2. recommander au conseil d’administration le rapport d’audit final,

8.8.3. établir les exigences concernant les comptes rendus à fournir au comité pour surveiller la rapidité et la pertinence des mesures prises par la direction pour régler toute question qui reste en suspens relativement aux recommandations du rapport de la vérification d’optimisation,

8.8.4. indiquer au conseil d’administration si des mesures appropriées ont été prises pour donner suite aux recommandations du rapport de la vérification d’optimisation, notamment si l’examen supplémentaire des mesures prises doit être envisagé.

8.9. Conformité financière

The Committee will review and discuss with management the annual dedicated Financial Compliance Report that focuses on:Le comité discute le rapport annuel sur la conformité financière avec la direction, rapport qui met l’accent sur ce qui suit :

8.9.1. les lois, les règlements et les politiques financières qui visent la WSIB, ses filiales et du régime de retraite complémentaire du personnel de la WSIB;

8.9.2. les importantes constatations financières de tout examen effectué par un organisme de réglementation. Il s’agit d’informer le conseil d’administration de toute question de conformité financière, notamment celles liées aux filiales qui pourraient poser un important risque réputationnel ou avoir un impact considérable sur la communication de l’information financière ou les opérations de la WSIB;

8.9.3. l’efficacité des politiques et des mesures de contrôle existant pour surveiller la conformité avec les lois, les règlements et les politiques financières.

8.10. Programmes d’avantages postérieurs à l’emploi

Le comité surveille les questions financières liées aux programmes d’avantages postérieurs à l’emploi à la WSIB. Le comité recommande ce qui suit au conseil d’administration :

8.10.1. les états financiers audités du régime de retraite complémentaire du personnel de la WSIB;

8.10.2. les propositions de niveaux de cotisation pour le régime de retraite complémentaire du personnel de la WSIB et le régime de retraite du personnel de la WSIB, lorsque l’approbation du promoteur du régime est requise;

8.10.3. les modifications de la politique de financement du régime de retraite du personnel de la WSIB, et la fourniture de conseils sur les conséquences financières;

8.10.4. la fourniture de conseils sur les conséquences financières qui découlent des modifications apportées à la conception ou à la structure du régime de retraite complémentaire du personnel de la WSIB et du régime de retraite du personnel de la WSIB.

8.11. Éthique et valeurs

Conformément au cadre d’éthique de la WSIB, voici les responsabilités du comité :

8.11.1. examiner les politiques, les plans et la mise en œuvre des programmes de prévention et de détection de la fraude avec la direction et :

8.11.1.1. évaluer l’efficacité des mesures de contrôle pour prévenir ou détecter les fraudes, tout en préservant la confidentialité des renseignements;

8.11.1.2. aviser la personne assurant la présidence du conseil d’administration et le conseil d’administration des importantes irrégularités ou fraudes;

8.11.1.3. surveiller les mesures prises par la direction à l’égard de telles irrégularités ou fraudes.

8.11.2. Concernant la divulgation des délits financiers :

8.11.2.1. s’assurer que les bonnes procédures sont en place pour la réception ou le traitement des plaintes reçues au sujet de questions de comptabilité, de contrôle interne ou d’audit, et des observations de personnes membres du personnel anonymes préoccupées par des affaires douteuses en matière de comptabilité ou d’audit;

8.11.2.2. déclarer immédiatement à la personne assurant la présidence du conseil d’administration et au conseil d’administration toute allégation de délit financier.

8.12. Politiques de surveillance financière

8.12.1. Le comité a la responsabilité de veiller à ce que la gouvernance et les procédures appropriées soient en place pour le contrôle interne et la gestion du risque financier.

8.12.2. Le comité examine les politiques de surveillance financière et les appuie auprès du conseil d’administration, s’il y a lieu.

8.13. Rôle du comité en matière de gestion des risques

Le comité doit évaluer tout risque qui relève de sa charte afin d’y répondre, ou il le renvoie devant le comité de gouvernance à des fins d’examen.

8.14. Autres renseignements

Le comité fournit des commentaires à la personne présidente-directrice générale concernant l’évaluation du rendement de la personne chef des finances, de la personne vérificatrice interne et de la personne vice-présidente principale et actuaire en chef en tant que principales ressource du comité.

9. Examen de la charte du comité

Le comité examine sa charte chaque année.

Mai 2023