Nous savons que les vérifications peuvent rendre de nombreuses personnes nerveuses, mais nous sommes là pour les aider.
En collaborant, nous pouvons :
- déterminer si vous vous conformez aux exigences législatives et remplissez vos obligations en matière de déclaration des lésions et des maladies;
- vérifier la classification de votre entreprise et vos gains assurables déclarés;
- trouver une formation et des solutions adaptées à votre situation pour vous aider à vous conformer aux exigences législatives.
Les vérifications visent à assurer un régime équitable dans le cadre duquel tout le monde paie sa part afin que nous puissions fournir rapidement des services aux personnes atteintes d’une lésion ou d’une maladie professionnelle.
À quoi s’attendre lors d’une vérification
1. Prise de contact
Lorsque votre compte est visé par une vérification :
- une personne vérificatrice vous téléphone pour fixer une date de visite/d’inspection des lieux et vous demander des renseignements financiers;
- la personne vérificatrice vous envoie une lettre d’avis de vérification confirmant la ou les dates de rencontre et les renseignements que vous devez fournir sur l’entreprise.
2. Préparation
Soumettez les renseignements nécessaires à la personne vérificatrice. Après avoir examiné vos renseignements, la personne vérificatrice pourrait vous demander tout autre renseignement nécessaire.
Vous pouvez aussi utiliser nos autoévaluateurs pour vous assurer de respecter les exigences législatives :
- autoévaluateur de déclaration de gains assurables et de primes;
- autoévaluateur de déclaration des lésions ou des maladies à l’intention des employeurs.
3. Visite des lieux
La personne vérificatrice vous rencontre en personne à la date prévue afin d’examiner vos documents et dossiers en matière de déclaration des lésions et maladies et d’obtenir des copies de tous les documents requis.
En outre, elle visite vos locaux pour s’assurer de la bonne classification de vos activités. La durée de la visite dépend de la taille et de la complexité de votre entreprise. Il se peut que la personne vérificatrice doive faire d’autres visites des lieux.
4. Examen de la personne vérificatrice
La personne vérificatrice examine tous les renseignements recueillis et s’entretient avec certaines personnes membres de votre équipe de direction et de votre personnel. Il se peut que la personne vérificatrice ait besoin de plus de renseignements ou de précisions de votre part pendant cette période.
Le temps nécessaire à la personne vérificatrice pour achever la vérification dépend de la quantité de renseignements et des éventuelles constatations.
5. Résultat de la vérification
À l’issue de la vérification :
- la personne vérificatrice vous rencontre en personne ou par téléphone pour discuter des constatations;
- vous recevez une lettre des résultats de la vérification vous expliquant :
- les motifs de la décision;
- toute recommandation ou instruction susceptible de vous aider à satisfaire aux exigences législatives ainsi qu’à remplir vos obligations dans le cadre du dossier et celles en matière de déclaration de primes;
- la personne vérificatrice traite tout rajustement lié à la classification ou aux gains assurables et prélève sur votre compte toute pénalité administrative liée à la suppression d’une demande ou à une déclaration tardive;
- la personne vérificatrice renvoie les demandes non enregistrées pour enregistrement et, s’il y a lieu, vous met en contact avec l’équipe du programme Excellence en santé et sécurité.
6. Contestation
En cas de désaccord, vous avez le droit de contester la ou les décisions de la personne vérificatrice. Aux termes de la Loi sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail, vous devez en informer la personne vérificatrice par écrit dans un délai de six mois à compter de la date de la lettre des résultats de la vérification.
Si vous employez moins de 100 personnes, vous pouvez obtenir des conseils et des renseignements auprès du Bureau des conseillers des employeurs. Vous pouvez consulter son site Web ou appeler sans frais au 1-800-387-0774.
Foire aux questions
Qui peut faire l’objet d’une vérification?
Nous sélectionnons les entreprises à des fins de vérification en fonction d’indicateurs de déclaration de primes et de demandes de prestations afin de cerner celles présentant le plus grand risque de non-conformité.
Voici des exemples d’indicateurs de risque :
- un écart important entre les montants des T4 déclarés à l’Agence du revenu du Canada et à la WSIB;
- un décalage important entre les taux de primes et(ou) les taux de lésion les plus élevés et les plus bas;
- un taux élevé d’abandon ou de retrait de demandes d’indemnisation;
- des condamnations en vertu de la Loi sur les normes d’emploi.
Quelle est la différence entre une vérification et une enquête?
Une vérification est une mesure administrative visant à assurer le respect des dispositions législatives, dans le cadre de laquelle des entreprises sont proactivement sélectionnées sur la base d’indicateurs de risques potentiels. L’objectif est d’éduquer l’entreprise et son personnel, de corriger les comportements de non-conformité et de prévenir d’autres cas de non-conformité. Les personnes vérificatrices assurent une formation adaptée, aident à la déclaration des sinistres, imposent des pénalités administratives, effectuent des rajustements liés à la classification ou aux primes et formulent des recommandations.
Une enquête est une mesure réglementaire en réponse à des allégations de non-conformité ou de fraude quant au régime de sécurité professionnelle et d’assurance contre les accidents du travail. L’objectif est de recueillir des preuves, de cerner les infractions et de dissuader les personnes de commettre des actes répréhensibles. Une personne enquêteuse peut porter des accusations en vertu de la Loi sur les infractions provinciales, les tribunaux provinciaux statuant sur les amendes imposées.
Quelles dispositions législatives ou directives autorisent la vérification par la WSIB?
La Loi sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail confère à la WSIB le pouvoir de veiller à ce que les entreprises respectent leurs obligations, conformément aux articles suivants :
- article 21 : l’employeur avise la Commission dans les trois jours qui suivent le moment où il apprend qu’un travailleur qu’il emploie a eu un accident;
- article 22.1 : aucun employeur ne doit prendre une mesure quelconque à l’égard d’un travailleur dans le but de le dissuader ou de l’empêcher de déposer une demande de prestations (...) ou de l’inciter ou de le pousser à retirer ou à abandonner une demande de prestations;
- article 78 : l’employeur doit fournir à une date précise un état exact énonçant le montant des salaires;
- article 80 : l’employeur tient des registres exacts sur tous les salaires payés à ses travailleurs et les conserve en Ontario;
- paragraphe 135 (1) (2) : la Commission ou une personne qu’elle autorise peut pénétrer dans l’établissement de l’employeur et peut examiner les livres de l’employeur et inspecter les lieux.
À quoi dois-je m’attendre de la part d’une personne vérificatrice?
Les vérificatrices ou vérificateurs :
- vous traiteront avec équité et respect;
- feront preuve de professionnalisme;
- vous renseigneront sur vos responsabilités envers nous et vous serviront de ressource utile tout au long du processus de vérification;
- répondront à vos questions et agiront à titre de personne-ressource;
- protégeront la confidentialité de tous les renseignements reçus.
Vous recevrez une lettre vous avisant d’une vérification un ou deux jours ouvrables après votre premier contact avec la personne vérificatrice.
Quels sont mes droits lors de la vérification?
- Vous êtes en droit de vous attendre à l’application équitable, raisonnable et impartiale de la Loi sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail.
- Vous avez le droit qu’on vous traite avec courtoisie, respect et considération.
- Vous avez le droit d’exiger que vos renseignements personnels et financiers soient protégés contre toute utilisation ou divulgation non autorisée.
- Vous avez le droit d’obtenir des renseignements complets, exacts et clairs de notre part au sujet de vos droits et de vos obligations aux termes de la Loi sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail.
- Vous avez le droit d’obtenir une explication claire de notre décision.
- Si nous ne pouvons résoudre la question à votre satisfaction, vous avez le droit de contester la décision rendue suite à la vérification dans les six mois suivant la date de la lettre des résultats de la vérification.
Sur combien d’années porte la vérification?
En règle générale, le personne vérificatrice examine les registres de l’année en cours et ceux des trois années précédentes. Cependant, dans des circonstances extraordinaires, la vérification peut porter sur un plus grand nombre d’années.
Combien de temps dure la vérification?
La durée de la vérification dépend de facteurs individuels tels que la taille et la complexité de l’entreprise et de ses activités. En moyenne, le processus de vérification dure de six mois à un an à compter de l’envoi de la lettre d’avis de vérification et jusqu’à la communication des résultats de la vérification.
Voici le déroulement d’une vérification classique :
- envoi de la lettre d’avis de vérification : vous devez recevoir cette lettre un ou deux jours ouvrables après votre premier contact avec la personne vérificatrice;
- visite initiale des lieux à des fins de vérification : la première visite doit avoir lieu dans les deux mois suivant la réception de votre lettre d’avis de vérification;
- les visites sont programmées de concert avec l’entreprise;
- communication des résultats de la vérification : la personne vérificatrice doit vous les communiquer dans un délai allant de six mois à un an après la réception de la lettre d’avis de vérification.
La personne vérificatrice est là pour répondre à vos questions tout au long du processus de vérification. Vous trouverez ses coordonnées dans votre lettre d’avis de vérification.
Que dois-je faire pour me préparer à la vérification?
Après avoir sélectionné votre entreprise, nous planifierons la vérification avec vous. Vous recevrez une lettre vous avisant d’une vérification un ou deux jours ouvrables après votre premier contact avec la personne vérificatrice. La personne vérificatrice vous présentera les renseignements requis et vous expliquera comment nous les transmettre en ligne de manière sécurisée.
Vous devez désigner une ou plusieurs personnes pour répondre aux questions pendant la vérification. La visite des lieux à des fins de vérification aura lieu dans les deux mois suivant la réception de votre lettre d’avis de vérification.
Vous pouvez vous préparer à la vérification en remplissant l’autoévaluateur de déclaration de gains assurables et de primes et l’autoévaluateur de déclaration des lésions ou des maladies à l’intention des employeurs. Il s’agit d’outils conçus pour vous aider à cerner et à résoudre les problèmes en matière de gains assurables, de classification ou de déclaration des primes, ainsi qu’à éliminer les risques de non-conformité en matière de déclaration des lésions ou des maladies. Étant donné que nous ne vous demanderons jamais vos résultats, vous pouvez remplir ces outils en toute confidentialité.
Quels renseignements la personne vérificatrice pourrait-elle me demander?
1. Renseignements financiers
- Les statuts constitutifs (ou les statuts de modification ou de fusion, s’il y a lieu).
- Les registres des personnes administratrices, dirigeantes et actionnaires issus du livre des procès-verbaux de l’entreprise.
- Le Sommaire T4 et le Sommaire T4A, y compris les feuillets T4 et T4A.
- Les formulaires T5 Sommaire et les feuillets T5 produits.
- Les états financiers et une balance de vérification de fin d’exercice par année civile.
- L’Index général des renseignements financiers (IGRF), et les annexes 9 et 50 de la déclaration T2.
- La liste de toutes les entreprises affiliées et(ou) associées ainsi que leurs numéros de compte à la WSIB.
- Les documents de travail sur le rapprochement auprès de la WSIB, notamment la répartition des gains assurables si vous les déclarez sous plus d’un code du Système de classification des industries de l’Amérique du Nord (SCIAN) (de préférence, en format Excel).
- L’organigramme et l’emplacement des bureaux et des divisions en Ontario.
- Un échantillon de cinq factures/contrats décrivant les produits ou services de votre entreprise.
- La liste de vos trois principaux concurrents et leurs adresses.
- Vos renseignements bancaires (nom et adresse de l’établissement financier et numéro de transit).
2. Renseignements sur les personnes entrepreneuses (s’il y a lieu)
- Un imprimé du grand livre des comptes de la main-d’œuvre contractuelle ou occasionnelle (remarque : Un examen des autres détails du grand livre peut être nécessaire).
- La liste de toutes les personnes entrepreneuses ou sous-traitantes, y compris leurs noms, adresses et numéros de téléphone et numéros de TVH ainsi que le total des gains bruts payés à chacune de ces personnes pour chaque année civile faisant l’objet de la vérification.
3. Renseignements liés au camionnage (s’il y a lieu)
- Immatriculation d’utilisateur de véhicule utilitaire (IUVU).
- Votre ou vos polices d’assurance accompagnées de la liste des véhicules couverts et les noms des personnes conductrices couvertes.
- Les ententes de location-achat de vos véhicules et des véhicules des personnes entrepreneuses.
- Les immatriculations (les portions propriété et plaque) de vos véhicules et de ceux de vos personnes entrepreneuses, à moins qu’une personne entrepreneuse soit un employeur.
- Le questionnaire Détermination du statut de travailleuse/travailleur ou d’exploitante indépendante/exploitant indépendant dûment rempli.
- Les ententes et les contrats signés et datés qui ont été conclus entre vous et vos personnes entrepreneuses pour les années faisant l’objet de la vérification.
- Si vous avez des ententes ou des contrats distincts pour diverses catégories de personnes entrepreneuses, veuillez fournir au moins un exemple de chaque document.
4. Renseignements sur les lésions ou maladies
- Les registres des premiers soins.
- Les registres des enquêtes sur les lésions ou maladies professionnelles.
- Tous les Avis de lésion ou de maladie (employeur) – (formulaire 7) de la WSIB dûment remplis.
- Le matériel de formation et les politiques sur la santé et la sécurité ainsi que sur les premiers soins.
- Les registres des ressources humaines, notamment :
- les livres de paie;
- les feuilles de temps ou cartes de pointage;
- les relevés sur les congés de maladie ou de mieux-être (débits et crédits);
- les registres de prestations d’invalidité de courte et de longue durée;
- les horaires des quarts de travail et le calendrier des vacances;
- les relevés d’emploi;
- les dossiers du personnel;
- les contrats de travail.
Quelles sont les pénalités administratives qui pourraient être imposées à la suite de la vérification?
Il existe deux types de pénalités administratives.
- Suppression des demandes
- Aux termes des paragraphes 22.1 (1), (2) et (3) de la Loi sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail, aucun employeur ne doit prendre une mesure quelconque à l’égard d’un travailleur dans le but de le dissuader ou de l’empêcher de déposer une demande de prestations (...) ou de l’inciter ou de le pousser à retirer ou à abandonner une demande de prestations.
- Aux termes du Règlement de l’Ontario 175/98 (disponible en anglais seulement), un employeur qui contrevient au présent article est tenu de verser 5 000 $ pour les première, deuxième et troisième infractions, 7 500 $ pour les quatrième, cinquième et sixième infractions et 10 000 $ pour chaque infraction ultérieure constatée par la Commission.
- Retard supérieur à 30 jours
- Aux termes du paragraphe 21 (1) de la Loi sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail, l’employeur avise la Commission dans les trois jours qui suivent le moment où il apprend qu’un travailleur qu’il emploie a eu un accident si l’accident nécessite des soins de santé ou empêche le travailleur de toucher son plein salaire.
- Aux termes du Règlement de l’Ontario 175/98 (disponible en anglais seulement), si l’omission de l’employeur d’informer la WSIB se poursuit pendant plus de 30 jours, il devra payer 1 000 $.
En quoi la vérification peut-elle avoir un impact sur mes primes à la WSIB?
La personne vérificatrice peut apporter des modifications à votre classification, à vos gains assurables déclarés ou à votre nombre de demandes enregistrées. De telles modifications peuvent avoir une incidence sur vos primes et(ou) vos taux de prime pendant une ou plusieurs années. Un solde sera dû si vous avez sous-déclaré des primes. Inversement, vous recevrez un crédit sur votre compte en cas de surdéclaration.