Charte du conseil d’administration

1. But

Le conseil d’administration (le « conseil d’administration ») de la Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail (la « WSIB ») a été constitué pour exercer les pouvoirs et les fonctions de la WSIB aux termes de la Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail (la « LSPAAT »). Le conseil d’administration est tenu de rendre compte de ce qui suit au gouvernement de l’Ontario par l’entremise de la présidente ou du président du conseil de la WSIB et de la ou du ministre du Travail, de l’Immigration, de la Formation et du Développement des compétences (la ou le « Ministre ») :

• la surveillance de haut niveau de la WSIB;
• la gouvernance de la WSIB;
• l’approbation des objectifs et de l’orientation stratégique de la WSIB; 
• l’exercice des rôles et des responsabilités qui lui sont assignés aux termes de la LSPAAT, des directives applicables du Conseil du Trésor et du Conseil de gestion du gouvernement, et du protocole d’entente intervenu avec la ou le Ministre.

2. Portée

La présente charte décrit le pouvoir et les responsabilités du conseil d’administration, et elle s’applique à toutes les personnes membres de ce dernier de même qu’aux personnes conseillères externes.

En cas d’incohérence entre la présente charte et une loi ou disposition réglementaire applicable (p. ex. : la LSPAAT), une directive du gouvernement de l’Ontario ou le protocole d’entente, la loi, la disposition réglementaire, la directive ou le protocole d’entente s’applique, selon le cas.

3. Pouvoir

Le conseil d’administration a été constitué pour régir la WSIB ainsi que pour exercer ses pouvoirs et les fonctions de la WSIB aux termes de la LSPAAT et de toute autre loi pertinente. Sous réserve de la LSPAAT, la WSIB possède les pouvoirs d’une personne physique.

Le conseil d’administration a le pouvoir de faire appel à des services-conseils indépendants ou autres services-conseils estimés nécessaires ou souhaitables dans l’exercice de ses fonctions, ainsi que de fixer et de verser leur rémunération.

Dans l’exercice de ses fonctions, le conseil d’administration est en droit de s’appuyer sur les conseils, les rapports et les avis de la direction, de personnes conseillères, de comptables, de personnes vérificatrices et d’autres spécialistes-conseils.

4. Comités du conseil d’administration

Pour l’aider à assumer ses responsabilités, le conseil d’administration a établi les quatre comités permanents suivants :

(i) le comité d’audit et des finances;

(ii) le comité de gouvernance;

(iii) le comité de l’excellence du service; et

(v) le comité des placements.

Chaque comité du conseil d’administration doit avoir une charte écrite. Au minimum, chaque charte doit clairement établir le but, la portée, le pouvoir, la composition, les activités et les responsabilités du comité du conseil d’administration.

Le comité de gouvernance a la responsabilité d’examiner la structure et les chartes de tous les comités chaque année, et de faire des recommandations au conseil d’administration quant aux changements à y apporter. Le conseil d’administration a la responsabilité d’examiner chaque année les chartes de tous ses comités et de nommer les personnes y siégeant, conformément à chaque charte et à la Politique de gouvernance.

Par voie de résolution, il doit désigner la personne membre d’un comité en assurant la présidence.

5. Personnes conseillères externes

Afin d’atteindre l’objectif d’un comité du conseil d’administration ou d’accroître les compétences dont disposent les comités du conseil d’administration, il est possible de nommer des personnes conseillères externes, conformément à la Politique de gouvernance.

6. Accès au conseil d’administration

La personne vice-présidente et actuaire en chef, la personne chef de la stratégie et du risque, la personne chef des affaires juridiques, la personne vérificatrice interne, la personne vérificatrice externe, la personne vérificatrice générale de l’Ontario (ou une personne représentante), et la personne secrétaire générale ont un accès libre au conseil d’administration, soit directement, soit par l’entremise des comités, conformément aux chartes des différents comités.

7. Composition et compétences

7.1 Composition

Le conseil d’administration est composé de la présidente ou du président du conseil, de la personne présidente-directrice générale et de sept à neuf personnes membres indépendantes. Les postes de personne présidente du conseil et de personne présidente doivent être occupés par des personnes différentes. La personne lieutenante-gouverneure en conseil nomme la totalité des membres du conseil d’administration.

7.2 Compétences

Le comité de gouvernance maintient une matrice des compétences des membres du conseil d’administration. Les évaluations périodiques du conseil d’administration tiennent compte des compétences des personnes siégeant à sa table par rapport à celles requises pour favoriser la réalisation du plan stratégique pluriannuel de la WSIB. La personne présidente du conseil communique à la ou au Ministre les lacunes dans les compétences des membres du conseil d’administration afin de guider le processus de nomination de nouvelles personnes administratrices.

8. Réunions

8.1. Fréquence des réunions

La personne présidente du conseil convoque les réunions du conseil d’administration, conformément aux exigences de la LSPAAT.

8.2. Quorum

La majorité des membres du conseil d’administration en fonctions constituent le quorum, et la décision de la majorité des membres qui constituent le quorum constitue la décision du conseil d’administration. Le conseil d’administration peut exercer ses activités malgré une vacance parmi ses membres.

8.3. Autres renseignements

La Politique de gouvernance contient davantage de renseignements liés aux réunions du conseil d’administration.

9. Responsabilités du conseil d’administration

L’une des principales responsabilités du conseil d’administration est de s’assurer que la direction cerne les risques financiers, opérationnels et stratégiques de la WSIB et que cette dernière prend les mesures appropriées pour les gérer. Il y parvient généralement en épaulant la personne présidente-directrice générale, en se préparant aux réunions, en posant des questions et en améliorant les décisions de la direction.

9.1 Administration et orientation stratégique

Le conseil d’administration guide l’élaboration du plan stratégique pluriannuel, du plan d’activités annuel et du budget de manière à favoriser l’atteinte des objectifs stratégiques ainsi que la prestation des programmes et des services, et il les approuve.

9.2 Responsabilités aux termes de la LSPAAT

Le conseil d’administration a la responsabilité de contrôler la prestation des services de la WSIB et de surveiller la caisse d’assurance pour assurer le versement des prestations actuelles et futures.

9.3 Surveillance du rendement

Le conseil d’administration a la responsabilité d’approuver le système de rapports de gestion qui comprend des mesures, des cibles de rendement et la pondération des mesures afin de surveiller les progrès réalisés à l’égard des programmes, des services et des objectifs stratégiques (y compris des projets). Le conseil d’administration est mis au fait régulièrement des progrès en fonction de ces mesures et de ces cibles. Les progrès annuels sont communiqués à l’Assemblée législative par l’entremise du rapport annuel de la WSIB.

9.4 Gestion du risque et contrôles internes

Le conseil d’administration est responsable de faire en sorte que la WSIB dispose de cadres de gestion du risque d’entreprise et de contrôle interne appropriés pour favoriser la prestation de ses programmes et services, faciliter l’atteinte de ses objectifs stratégiques en s’alignant sur la propension au risque organisationnelle et assurer l’intégrité de ses procédures de comptabilité et de communication de l’information financière. Le conseil d’administration assume la responsabilité de la conformité aux exigences gouvernementales pour ce qui est de la responsabilisation et de la gestion en fonction des risques. En outre, le conseil d’administration a la responsabilité d’approuver chaque année la stratégie de gestion du risque d’entreprise et la Politique de gestion du risque organisationnel, et d’obtenir l’attestation de garantie entre la personne présidente du conseil et la ou le Ministre.

9.5 Régime de retraite

Le conseil d’administration est un promoteur conjoint du régime de retraite du personnel de la WSIB, de concert avec le Syndicat des employés d’indemnisation de l’Ontario (l’« OCEU »). Le conseil d’administration est le promoteur et l’administrateur du régime de retraite complémentaire du personnel de la WSIB. En tant que promoteur conjoint du régime de retraite du personnel, le conseil d’administration prend des décisions conjointement avec l’OCEU sur des questions relatives à la gouvernance, au financement, à la conception et à l’administration du régime de retraite du personnel. À titre de seul promoteur et administrateur du régime de retraite complémentaire du personnel, le conseil d’administration prend des décisions administratives liées à l’employeur sur toutes les questions ayant trait au régime de retraite complémentaire du personnel. Pour respecter ces obligations, le conseil d’administration reçoit chaque année, ou au besoin, une présentation/des renseignements sur les points clés connexes.

9.6 Audit et finances

Le conseil d’administration est responsable de l’intégrité du processus de communication de l’information financière et des états financiers de la WSIB, de l’efficacité des contrôles internes, du rendement des fonctions actuarielles, de questions liées aux fonctions d’audit internes et externes, et de la conformité avec certaines lois, dispositions réglementaires et politiques. Le conseil d’administration a établi le comité d’audit et des finances pour l’aider à assumer ces responsabilités. Le conseil d’administration examine et approuve les états financiers annuels produits par la WSIB, ainsi que les états financiers annuels et les évaluations actuarielles de la caisse d’assurance et du régime de retraite complémentaire du personnel.

9.7 Gouvernance

Le conseil d’administration est responsable de la gouvernance de la WSIB et de son rôle de gérance en ce qui concerne la gestion de la WSIB, notamment l’augmentation du rendement. Le conseil d’administration a établi le comité de gouvernance pour l’aider à assumer ces responsabilités. Le conseil d’administration examine et approuve la Politique de gouvernance, les règlements administratifs, la délégation des fonctions et pouvoirs conférés par la loi, les rapports annuels sur les risques et la conformité, et le cadre d’éthique.

9.8 Santé et sécurité

Le conseil d’administration a la responsabilité de fournir une orientation et une surveillance stratégiques relativement au mandat légal de la WSIB pour favoriser la santé et la sécurité. Le conseil d’administration a établi le comité de l’excellence du service pour l’aider à assumer ces responsabilités.

9.9 Ressources humaines et rémunération

Le conseil d’administration est responsable de la surveillance de la fonction des ressources humaines de la WSIB. Le conseil d’administration approuve les plafonds de rémunération pour les postes de direction désignés au sein de la WSIB. Le conseil d’administration a établi le comité de gouvernance pour l’aider à assumer ces responsabilités. Le conseil d’administration examine et approuve le processus de ratification des conventions collectives.

9.10 Placements

Le conseil d’administration a la responsabilité d’établir les politiques d’investissement et de surveiller les placements de la caisse d’assurance et de la Caisse pour perte de revenu de retraite. Le conseil d’administration a établi le comité des placements pour l’aider à assumer ces responsabilités. Le conseil d’administration examine et approuve les énoncés des politiques et des procédures de placement.

9.11 Orientation et formation continue du conseil d’administration

La WSIB s’est engagée à veiller à ce que les nouvelles personnes membres du conseil d’administration reçoivent l’orientation appropriée. En reconnaissance de l’importance du perfectionnement continu, le conseil d’administration est également responsable du maintien d’un programme de formation continue consistant en des possibilités de formation et d’éducation visant à compléter les compétences de ses membres.

9.12 Évaluation du conseil d’administration

Le conseil d’administration a la responsabilité d’évaluer régulièrement son efficacité globale, l’efficacité de ses comités et le rendement individuel de toutes ses personnes membres, y compris le rendement de la personne présidente du conseil et celui de la personne présidente-directrice générale. Cette évaluation guide le conseil d’administration dans l’examen des mandats de ses comités, de leur composition, et des besoins en matière de formation des membres du conseil d’administration.

10. Rôles au sein du conseil d’administration

10.1 Personne présidente du conseil

La personne présidente du conseil est responsable devant le gouvernement de l’Ontario. Ainsi, cette personne rend directement compte de l’efficacité de la WSIB à remplir son mandat à la ou au Ministre. Pour plus de détails sur la description du poste, consulter l’annexe 1.

10.2 Personne vice-présidente du conseil

La personne présidente du conseil peut désigner une personne siégeant au conseil d’administration pour en assurer la vice-présidence afin de la remplacer si elle n’est pas en mesure d’assister à une réunion du conseil d’administration et(ou) de l’un de ses comités.

10.3 Membres du conseil d’administration (personnes administratrices)

Le conseil d’administration a une obligation redditionnelle envers le gouvernement de l’Ontario/la ou le Ministre par l’entremise de la personne présidente du conseil. Pour plus de détails sur la description du poste, consulter l’annexe 2.

10.4 Personne présidente-directrice générale

La personne présidente-directrice générale doit rendre compte au conseil d’administration, par l’entremise de la personne présidente du conseil, de la gestion et de l’administration cohérentes de la WSIB avec les orientations du conseil d’administration. Pour plus de détails sur la description du poste, consulter l’annexe 3.

10.5 Personne présidente d’un comité

La personne assurant la présidence du comité fournit un leadership et une orientation pour que les responsabilités et les fonctions du comité soient assumées. Pour plus de détails sur la description du poste, consulter la Politique de gouvernance.

10.6 Personne vice-présidente d’un comité

La personne présidente du conseil peut désigner une personne siégeant au conseil d’administration pour assurer la vice-présidence d’un comité, si la personne en assurant la présidence n’est pas en mesure d’assister à une réunion du comité.

11. Examen de la charte du conseil d’administration et des chartes de ses comités

The charter of the BOD is reviewed annually together with the charters for BOD committees and these charters are posted on the WSIB’s website. The overall effectiveness of the BOD charter is assessed every three years to determine how it has contributed to WSIB enterprise governance.

Annexes

Annexe 1 – Description du poste de personne présidente du conseil

La personne présidente du conseil exerce le rôle de « chef » de la WSIB aux fins de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, et assume les rôles et responsabilités qui suivent :

1. favoriser la communication avec les parties prenantes de la WSIB; 
2. servir de lien entre le conseil d’administration et la direction de la WSIB;
3. s’assurer que les membres du conseil d’administration sont au courant des responsabilités qui leur incombent en vertu de la Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario (la « LFPO ») et de la Politique sur les conflits d’intérêts de la WSIB, et connaissent leurs droits et leurs obligations aux termes de la LFPO ayant trait à l’activité politique et à la divulgation d’actes répréhensibles et de l’enquête sur ceux-ci;
4. attester chaque année de la conformité de la WSIB avec les lois, les directives, les conventions comptables et les politiques financières à la ou au Ministre;
5. veiller à des communications en temps opportun avec la ou le Ministre au sujet de toute question liée à la WSIB susceptible de perturber l’exercice de ses responsabilités.

Annexe 2 – Description du poste de personne administratrice

Les personnes administratrices ont une obligation redditionnelle envers le gouvernement de l’Ontario/la ou le Ministre par l’entremise de la personne présidente du conseil. Voici leurs rôles et leurs responsabilités :

1. pratiquer une saine gestion financière assortie de l’obligation de rendre des comptes lorsqu’elles exercent leurs pouvoirs et fonctions;
2. exercer les fonctions qui leur sont confiées par la loi;
3. établir l’orientation stratégique et assurer une surveillance de haut niveau de la gestion des activités de la WSIB. À ce titre, le conseil d’administration se concentre sur les questions relevant des objectifs globaux, de l’orientation stratégique et des principales initiatives portant sur les politiques et les programmes plutôt que sur les questions concernant la gestion quotidienne de la WSIB;
4. surveiller le rendement de la direction en fonction de mesures;
5. certifier chaque année leur conformité avec les exigences liées à un conflit d’intérêts;
6. respecter les responsabilités aux termes de la LFPO et connaître leurs droits et leurs obligations aux termes de la LFPO ayant trait à l’activité politique et à la divulgation d’actes répréhensibles et de l’enquête sur ceux-ci.

Annexe 3 – Rôle de la personne présidente-directrice général

La personne présidente-directrice générale gère les activités journalières de la WSIB. Voici ses rôles et ses responsabilités :

1. fournir des directives au personnel;
2. faire rapport du rendement en cours d’exercice au conseil d’administration par l’entremise de la personne présidente du conseil;
3. fournir rapidement des renseignements précis et pertinents, notamment des analyses, des options, des recommandations ou un contexte pour faire en sorte que le conseil d’administration soit en mesure de s’acquitter de ses fonctions et de rendre des décisions réfléchies;
4. attester à la personne présidente du conseil que la WSIB est en conformité avec les directives applicables du Conseil du Trésor et du Conseil de gestion du gouvernement;
5. tenir la personne présidente du conseil et le conseil d’administration au courant des questions ou des événements qui peuvent les concerner dans l’exercice de leurs responsabilités respectives;
6. tenir un système visant à créer, à collecter, à conserver et à élimination des documents, à conservation les documents officiels de la WSIB, à rendre publics ces documents, s’il y a lieu, et à s’assurer de la conformité avec la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée.