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1. But
Le conseil d’administration (le « conseil d’administration ») de la Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail (la « WSIB ») a été constitué pour exercer les pouvoirs et les fonctions de la WSIB aux termes de la Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail (la « LSPAAT »). Le conseil d’administration est tenu de rendre compte de ce qui suit au gouvernement de l’Ontario par l’entremise de la présidente ou du président du conseil de la WSIB et de la ou du ministre du Travail, de l’Immigration, de la Formation et du Développement des compétences (la ou le « Ministre ») :
- la surveillance de haut niveau de la WSIB;
- la gouvernance de la WSIB;
- l’approbation des objectifs et de l’orientation stratégique de la WSIB;
- l’exercice des rôles et des responsabilités qui lui sont assignés aux termes de la LSPAAT, des directives applicables du Conseil du Trésor et du Conseil de gestion du gouvernement, et du protocole d’entente intervenu avec la ou le Ministre.
La WSIB s’est engagée à assurer un environnement diversifié et inclusif, reconnaissant que la diversité élargit les perspectives du conseil d’administration, renforce sa crédibilité et lui permet de prendre de meilleures décisions. À la WSIB, nous jugeons que la grande diversité des collectivités que nous servons doit se refléter dans notre personnel. Il est de notre responsabilité d’agir et de faire preuve de leadership pour promouvoir les principes d’équité, de diversité et d’inclusion dans notre communauté et dans notre travail.
Le conseil d’administration reconnaît que les entreprises, les collectivités et les économies les plus innovantes et les plus prospères sont les plus diversifiées. Le fait d’avoir un conseil d’administration, une direction et un personnel composés de personnes ayant des compétences, des expériences, des parcours et des perspectives divers peut favoriser ce qui suit :
- une solide compréhension des possibilités, des enjeux et des risques;
- la prise en compte de notions, d’idées et de relations diverses;
- l’amélioration du processus décisionnel et du dialogue;
- le renforcement de la capacité de surveillance de l’organisme organisation et de sa gouvernance;
- la viabilité organisationnelle.
2. Portée
La présente charte décrit le pouvoir et les responsabilités du conseil d’administration, et elle s’applique à toutes les personnes membres de ce dernier de même qu’aux personnes conseillères externes.
En cas d’incohérence entre la présente charte et une loi ou disposition réglementaire applicable (p. ex. : la LSPAAT), une directive du gouvernement de l’Ontario ou le protocole d’entente, la loi, la disposition réglementaire, la directive ou le protocole d’entente s’applique, selon le cas.
3. Pouvoir
Le conseil d’administration a été constitué pour régir la WSIB ainsi que pour exercer ses pouvoirs et les fonctions de la WSIB aux termes de la LSPAAT et de toute autre loi pertinente. Sous réserve de la LSPAAT, la WSIB possède les pouvoirs d’une personne physique.
Le conseil d’administration a le pouvoir de faire appel à des services-conseils indépendants ou autres services-conseils estimés nécessaires ou souhaitables dans l’exercice de ses fonctions, ainsi que de fixer et de verser leur rémunération.
Dans l’exercice de ses fonctions, le conseil d’administration est en droit de s’appuyer sur les conseils, les rapports et les avis de la direction, de personnes conseillères, de comptables, de personnes vérificatrices et d’autres spécialistes-conseils.
4. Comités du conseil d’administration
Pour l’aider à assumer ses responsabilités, le conseil d’administration a établi les quatre comités permanents suivants :
(i) le comité d’audit et des finances;
(ii) le comité de gouvernance;
(iii) le comité de l’excellence du service; et
(v) le comité des placements.
Chaque comité du conseil d’administration doit avoir une charte écrite. Au minimum, chaque charte doit clairement établir le but, la portée, le pouvoir, la composition, les activités et les responsabilités du comité du conseil d’administration.
Le comité de gouvernance a la responsabilité d’examiner la structure et les chartes de tous les comités chaque année, et de faire des recommandations au conseil d’administration quant aux changements à y apporter. Le conseil d’administration a la responsabilité d’examiner chaque année les chartes de tous ses comités et de nommer les personnes y siégeant, conformément à chaque charte et à la Politique de gouvernance.
Par voie de résolution, il doit désigner la personne membre d’un comité en assurant la présidence.
5. Personnes conseillères externes
Afin d’atteindre l’objectif d’un comité du conseil d’administration ou d’accroître les compétences dont disposent les comités du conseil d’administration, il est possible de nommer des personnes conseillères externes, conformément à la Politique de gouvernance.
6. Accès au conseil d’administration
Le conseil d’administration a un accès direct à la personne présidente-directrice générale. La personne présidente-directrice générale peut autoriser le conseil d’administration à communiquer et(ou) à travailler directement avec une personne membre de la haute direction ou du personnel de la WSIB. La direction et le personnel de la WSIB relèvent de la personne présidente-directrice générale et non du conseil d’administration. La charte de chaque comité présente certains postes managériaux ou externes à la WSIB qui ont un accès direct et libre aux comités ainsi qu’au conseil d’administration par l’entremise d’un comité.
7. Composition et compétences
7.1 Composition
Le conseil d’administration est composé de la présidente ou du président du conseil, de la personne présidente-directrice générale et de sept à neuf personnes membres indépendantes. Les postes de personne présidente du conseil et de personne présidente doivent être occupés par des personnes différentes. La personne lieutenante-gouverneure en conseil nomme la totalité des membres du conseil d’administration.
7.2 Compétences
Le comité de gouvernance maintient une matrice des compétences des membres du conseil d’administration. Les évaluations périodiques du conseil d’administration tiennent compte des compétences des personnes siégeant à sa table par rapport à celles requises pour favoriser la réalisation du plan stratégique pluriannuel de la WSIB. La personne présidente du conseil communique à la ou au Ministre les lacunes dans les compétences des membres du conseil d’administration afin de guider le processus de nomination de nouvelles personnes administratrices.
8. Réunions
8.1. Fréquence des réunions
La personne présidente du conseil convoque les réunions du conseil d’administration, conformément aux exigences de la LSPAAT.
8.2. Quorum
La majorité des membres du conseil d’administration en fonctions constituent le quorum, et la décision de la majorité des membres qui constituent le quorum constitue la décision du conseil d’administration. Le conseil d’administration peut exercer ses activités malgré une vacance parmi ses membres.
8.3. Autres renseignements
La Politique de gouvernance contient davantage de renseignements liés aux réunions du conseil d’administration.
9. Responsabilités du conseil d’administration
L’une des principales responsabilités du conseil d’administration est de s’assurer que la direction cerne les risques financiers, opérationnels et stratégiques de la WSIB et que cette dernière prend les mesures appropriées pour les gérer. Il y parvient généralement en épaulant la personne présidente-directrice générale, en se préparant aux réunions, en posant des questions et en améliorant les décisions de la direction.
9.1 Administration et orientation stratégique
Le conseil d’administration guide l’élaboration du plan stratégique pluriannuel, du plan d’activités annuel et du budget annuel/trisannuel de manière à favoriser l’atteinte des objectifs stratégiques ainsi que la prestation des programmes et des services, et il les approuve.
Chaque trimestre, le conseil d’administration reçoit des nouvelles sur les progrès de la WSIB par rapport au plan stratégique. En outre, le conseil d’administration reçoit le rapport sur les impacts de la WSIB avant sa publication.
9.2 Responsabilités aux termes de la LSPAAT
Le conseil d’administration a la responsabilité de contrôler la prestation des services de la WSIB et de surveiller la caisse d’assurance pour assurer le versement des prestations actuelles et futures.
9.3 Surveillance du rendement
Le conseil d’administration a la responsabilité d’approuver le système de rapports de gestion qui comprend des mesures, des cibles de rendement et la pondération des mesures afin de surveiller les progrès réalisés à l’égard des programmes, des services et des objectifs stratégiques (y compris des projets). Le conseil d’administration est mis au fait régulièrement des progrès en fonction de ces mesures et de ces cibles. Les progrès annuels sont communiqués à l’Assemblée législative par l’entremise du rapport annuel de la WSIB.
9.4 Gestion du risque
Il incombe au conseil d’administration d’examiner et d’approuver chaque année les déclarations sur la propension au risque, de veiller à la mise en œuvre d’un cadre de gestion du risque de manière conforme aux exigences du gouvernement et d’approuver les décisions susceptibles de placer la WSIB en dehors des niveaux de propension au risque approuvés.
9.5 Contrôles internes
Il incombe au conseil d’administration d’examiner le cadre des contrôles internes et d’obtenir des nouvelles connexes en vue de favoriser la prestation des programmes et services, de faciliter l’atteinte des objectifs stratégiques en fonction de la propension au risque organisationnelle et d’assurer l’intégrité des procédures de la WSIB en matière de comptabilité et de communication de l’information financière. En outre, il doit recevoir l’attestation de garantie entre la personne présidente du conseil et la ou le Ministre.
9.6 Régime de retraite
Le conseil d’administration est un promoteur conjoint du régime de retraite du personnel de la WSIB, de concert avec le Syndicat des employés d’indemnisation de l’Ontario (l’« OCEU »). Le conseil d’administration est le promoteur et l’administrateur du régime de retraite complémentaire du personnel de la WSIB. En tant que promoteur conjoint du régime de retraite du personnel, le conseil d’administration prend des décisions conjointement avec l’OCEU sur des questions relatives à la gouvernance, au financement, à la conception et à l’administration du régime de retraite du personnel. À titre de seul promoteur et administrateur du régime de retraite complémentaire du personnel, le conseil d’administration prend des décisions administratives liées à l’employeur sur toutes les questions ayant trait au régime de retraite complémentaire du personnel. Pour respecter ces obligations, le conseil d’administration doit recevoir, s’il y a lieu, une présentation ou des renseignements sur les points clés connexes.
9.7 Audit et finances
Le conseil d’administration est responsable de l’intégrité du processus de communication de l’information financière et des états financiers de la WSIB, de l’efficacité des contrôles internes, du rendement des fonctions actuarielles, de questions liées aux fonctions d’audit internes et externes, et de la conformité avec certaines lois, dispositions réglementaires et politiques. Le conseil d’administration a établi le comité d’audit et des finances pour l’aider à assumer ces responsabilités. Le conseil d’administration examine et approuve les états financiers annuels ou trimestriels produits par la WSIB, ainsi que les états financiers annuels et les évaluations actuarielles de la caisse d’assurance, du régime de retraite complémentaire du personnel, les taux de prime annuels des employeurs de l’annexe 1 et les décisions de financement.
9.8 Gouvernance
Le conseil d’administration est responsable de la gouvernance de la WSIB et de son rôle de gérance en ce qui concerne la gestion de la WSIB, notamment l’augmentation du rendement. Le conseil d’administration a établi le comité de gouvernance pour l’aider à assumer ces responsabilités. Le conseil d’administration examine et approuve le plan d’activités, le budget annuel/trisannuel, le protocole d’entente intervenu avec la personne ministre du Travail, de l’Immigration, de la Formation et du Développement des compétences, toutes les politiques de surveillance aux termes du Cadre de la politique d’entreprise, les règlements administratifs, le document sur la délégation des fonctions et pouvoirs conférés par la loi, le rapport annuel sur les risques, le Code de déontologie professionnelle et toute modification de la Politique de financement et d’évaluation.
9.9 Santé et sécurité
Le conseil d’administration a la responsabilité de fournir une orientation et une surveillance stratégiques relativement au mandat légal de la WSIB pour favoriser la santé et la sécurité. Le conseil d’administration a établi le comité de l’excellence du service pour l’aider à assumer ces responsabilités.
9.10 Ressources humaines et rémunération
Le conseil d’administration est responsable de la surveillance de la fonction des ressources humaines de la WSIB. Le conseil d’administration approuve les plafonds salariaux de certaines personnes dirigeantes au sein de la WSIB. Le conseil d’administration a établi le comité de gouvernance pour l’aider à assumer ces responsabilités. Le conseil d’administration examine et approuve le processus de ratification des conventions collectives ainsi que le plan organisationnel en matière de ressources humaines,
9.11 Placements
Il incombe au conseil d’administration d’établir les politiques de placement et de juger de l’adéquation des placements de la caisse d’assurance et de la Caisse pour perte de revenu de retraite. Le conseil d’administration a établi le comité des placements pour l’aider à assumer ces responsabilités. Le conseil d’administration examine et approuve les énoncés des politiques et des procédures de placement.
9.12 Orientation et formation continue du conseil d’administration
La WSIB s’est engagée à veiller à ce que les nouvelles personnes membres du conseil d’administration reçoivent l’orientation appropriée. En reconnaissance de l’importance du perfectionnement continu, le conseil d’administration est également responsable du maintien d’un programme de formation continue consistant en des possibilités de formation et d’éducation visant à compléter les compétences de ses membres.
9.13 Évaluation du conseil d’administration
Le conseil d’administration a la responsabilité de mener régulièrement une évaluation de son efficacité dans son ensemble, une évaluation de l’efficacité de ses comités et une évaluation du rendement de chaque membre, y compris de la personne directrice du conseil et de la personne présidente-directrice générale. Ces évaluations guident le conseil d’administration dans l’examen des chartes de ses comités, de leur composition, et des besoins en matière de formation des membres du conseil d’administration.
10. Rôles au sein du conseil d’administration
10.1 Personne présidente du conseil
La personne présidente du conseil est responsable devant le gouvernement de l’Ontario. Ainsi, cette personne rend directement compte de l’efficacité de la WSIB à remplir son mandat à la ou au Ministre.
10.2 Personne vice-présidente du conseil
La personne présidente du conseil peut désigner une personne siégeant au conseil d’administration pour en assurer la vice-présidence afin de la remplacer si elle n’est pas en mesure d’assister à une réunion du conseil d’administration et(ou) de l’un de ses comités.
10.3 Membres du conseil d’administration (personnes administratrices)
Le conseil d’administration a une obligation redditionnelle envers le gouvernement de l’Ontario/la ou le Ministre par l’entremise de la personne présidente du conseil.
10.4 Personne présidente-directrice générale
La personne présidente-directrice générale doit rendre compte au conseil d’administration, par l’entremise de la personne présidente du conseil, de la conformité de la gestion et de l’administration de la WSIB avec les orientations du conseil d’administration.
10.5 Personne présidente d’un comité
La personne assurant la présidence du comité fournit un leadership et une orientation pour que les responsabilités et les fonctions du comité soient assumées. Pour plus de détails sur la description du poste, consulter la Politique de gouvernance.
10.6 Personne vice-présidente d’un comité
La personne présidente du conseil peut désigner une personne siégeant au conseil d’administration pour assurer la vice-présidence d’un comité, si la personne en assurant la présidence n’est pas en mesure d’assister à une réunion du comité.
11. Examen de la charte du conseil d’administration et des chartes de ses comités
La charte du conseil d’administration et les chartes de ses comités font l’objet d’un examen annuel. L’efficacité globale de la charte du conseil d’administration est évaluée tous les trois ans en vue de déterminer la façon dont elle a contribué à assurer la gouvernance de la WSIB.