1. But
Le groupe consultatif sur la technologie de l’information (le « groupe consultatif »), qui rend des comptes par l’entremise du comité de gouvernance, conseille et assiste le conseil d’administration en vue de remplir son devoir de diligence dans le cas de questions infotechnologiques.
2. Portée
En qualité de ressource spécialisée du conseil d’administration, le groupe consultatif offre des conseils sur la stratégie en technologie de l’information (la « TI ») actuelle de la Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail (la « WSIB ») et sur les plans visant à développer ou à acquérir des solutions technologiques pour favoriser la réalisation du plan stratégique de la WSIB, particulièrement en ce qui concerne la souplesse et la solidité technologiques.
3. Composition
Le groupe consultatif compte jusqu’à six membres :
3.1. trois membres indépendants du conseil d’administration, notamment son président; et
3.2. trois spécialistes externes.
Le groupe consultatif a un président.
Le chef de la technologie et de l’innovation est le cadre supérieur responsable du groupe consultatif.
4. Compétences et qualification des spécialistes externes
Les spécialistes externes doivent être des personnes reconnues et respectées au sein de la communauté de la TI pour leur expertise et leur expérience.
Conformément à l’annexe B, Nomination d’un conseiller externe au conseil d’administration ou à un comité du conseil d’administration, de la Politique de gouvernance, une liste de présélection sera dressée et un comité composé du président du conseil d’administration, du président du groupe consultatif et du cadre supérieur fait passer une entrevue aux candidats et décide des personnes nommées. Après examen, le comité de gouvernance recommande au conseil d’administration les spécialistes externes nommés au groupe consultatif.
En collaboration avec le président du groupe consultatif, le secrétaire général et le chef de la technologie et de l’innovation recommandent les modalités des désignations au comité de gouvernance afin d’obtenir l’approbation du conseil d’administration.
5. Fréquence des réunions
Le groupe consultatif se réunit quatre fois par année, ou plus fréquemment si les circonstances l’exigent. Le secrétaire général travaille de concert avec le président du comité de gouvernance et celui du groupe consultatif pour établir la date des réunions.
6. Quorum
La majorité des membres du conseil d’administration nommés au groupe consultatif et un minimum de deux conseillers externes constituent un quorum pour la conduite des affaires.
7. Rôle du président du groupe consultatif
Le président du groupe consultatif fournit un leadership et une orientation pour que les responsabilités et les fonctions du groupe consultatif soient assumées. De plus, il favorise les relations entre les membres du groupe consultatif pour favoriser l’efficacité et la cohésion de la culture opérationnelle. Il encourage la pleine participation, favorise le consensus et assure la clarté. De plus, il doit
7.1. diriger et gérer le groupe consultatif de manière à assurer son efficacité,
7.2. s’assurer que les membres du groupe consultatif se sont familiarisés avec la WSIB et disposent de connaissances à son égard dans la mesure nécessaire et attendue pour leur permettre d’exercer leurs fonctions,
7.3. créer les meilleures conditions de travail possible pour les membres du groupe consultatif, individuellement et collectivement,
7.4. maintenir la communication auprès du président du conseil d’administration pour qu’il demeure au courant des questions et des préoccupations soulevées par le groupe consultatif,
7.5. s’assurer que l’expertise et les compétences de chaque membre du groupe consultatif sont utilisées de la meilleure façon possible dans l’intérêt de la WSIB, et
7.6. promouvoir de bonnes relations constructives entre les membres du groupe consultatif.
8. Responsabilités
Voici les responsabilités spécifiques au groupe consultatif :
8.1.1. fournir des conseils sur les choix et les orientations technologiques, alignés sur les principes d’actualité et de durabilité, qui permettent d’obtenir des résultats opérationnels. De tels conseils doivent tenir compte de l’analyse coûts-avantages de la direction et des options considérées;
8.1.2. conseiller sur la gestion du risque propre à la TI, particulièrement sur ce qui suit :
8.1.2.1. l’exhaustivité de la TI et les risques infotechnologiques pouvant nuire à l’atteinte des objectifs de la WSIB;
8.1.2.2. la pertinence des renseignements visant à évaluer les risques; et
8.1.2.3. les plans d’atténuation visant à gérer les risques en question;
8.1.3. fournir des conseils à la direction de la TI pour l’aider à s’assurer que l’architecture technologique cadre avec les orientations opérationnelles stratégiques de la WSIB;
8.1.4. fournir des conseils à la direction de la TI concernant les mesures et les points de repère du rendement de la TI pour assurer l’efficacité de la gestion des ressources et des services infotechnologiques;
8.1.5. fournir des conseils concernant la gouvernance du programme de la TI, les responsabilités de la direction et la gestion des fournisseurs.
« Direction » du groupe de la TI
8.2. Les responsabilités propres à la direction consistent à fournir ce qui suit :
8.2.1. des nouvelles régulières sur les principaux projets de la TI, y compris l’état d’avancement, les délais, les questions contractuelles, les données financières, les risques et les plans d’action;
8.2.2. des nouvelles trimestrielles sur toute autre importante question technologique, y compris, les systèmes en fin de vie, les risques de cybersécurité, les questions de gestion des fournisseurs et les recommandations d’audit ou de tiers en suspens; et
8.2.3. des nouvelles sur les questions choisies à la fréquence choisie par le conseil d’administration ou un de ses comités.
Mai 2021