Sur cette page :
1. But
Le but du comité d’audit et des finances (le « comité ») est d’aider le conseil d’administration de la Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail (la « WSIB ») à satisfaire à ses responsabilités relativement à ce qui suit :
a. l’intégrité du processus de communication de l’information financière et des états financiers de la WSIB ainsi que du régime de retraite complémentaire du personnel de la WSIB;
b. l’efficacité des contrôles internes;
c. le rendement des fonctions actuarielles;
d. le rendement, l’indépendance et les compétences des fonctions d’audit internes et externes, notamment la fonction obligatoire de vérification d’optimisation;
e. la conformité avec les lois, les règlements et les politiques se rapportant aux finances, à la communication de l’information financière et aux états financiers annuels de la WSIB et de ses filiales ainsi que du régime de retraite complémentaire du personnel de la WSIB.
2. Portée
Le présent mandat décrit le pouvoir et les responsabilités du comité. Il convient de le lire conjointement avec la Politique de gouvernance et le Cadre de gouvernance organisationnelle.
3. Pouvoir du comité
Le pouvoir du comité et de la personne présidant le comité est délégué par le conseil d’administration.
3.1. Pouvoir du comité
Le comité a le pouvoir
3.1.1. d’examiner et d’approuver la directive sur l’indépendance de la vérificatrice ou du vérificateur tous les deux ans,
3.1.2. d’approuver tous les services et honoraires connexes de la vérificatrice ou du vérificateur externe, notamment des services consultatifs spécialisés ou des services non liés à l’audit, comme permis par la directive sur l’indépendance de la vérificatrice ou du vérificateur et sous réserve des modalités de l’entente de services d’audit,
3.1.3. d’approuver la charte d’audit interne,
3.1.4. d’approuver les plans annuels d’audit externe et interne,
3.1.5. d’approuver les résolutions bancaires.
3.2. Pouvoir de la personne assurant la présidence ou la vice-présidence du comité
3.2.1. La personne assurant la présidence ou la vice-présidence du comité a le pouvoir d’approuver les dépenses de la personne assurant la présidence du conseil d’administration.
3.3. Autres renseignements
3.3.1. Le comité peut constituer des sous-comités, au besoin et sous réserve de l’approbation de la présidence et d’une résolution du conseil d’administration.
3.3.2. Sans restreindre le pouvoir énoncé au paragraphe 3.1, le comité a le pouvoir de faire appel à des services-conseils indépendants ou autres services-conseils estimés nécessaires ou souhaitables dans l’exercice de ses fonctions, ainsi que de fixer et de verser leur rémunération, moyennant l’accord de la personne assurant la présidence du conseil d’administration.
3.3.3. Dans l’exercice de ses fonctions, le comité est en droit de s’appuyer sur les conseils, les rapports et les avis de la direction, de conseillères ou conseillers, de comptables, de vérificatrices ou vérificateurs et d’autres spécialistes-conseils.
4. Accès au comité
4.1. La ou le chef du risque, la ou le chef des finances, la ou le vice-président(e) de l’audit interne, l’avocat(e) général(e), la ou le vice-président(e) et actuaire en chef, la vérificatrice ou le vérificateur externe et la vérificatrice ou le vérificateur général(e) de l’Ontario ou un(e) représentant(e) ont un accès direct et libre au comité et au conseil d’administration par l’entremise du comité.
4.2. L’ordre du jour de chaque réunion du comité doit inclure une ou des séances tenues à huis clos pour chacune des personnes énoncées au paragraphe 4.1, selon ce que le comité juge approprié. Ces personnes peuvent être invitées à assister à la réunion à la discrétion de la personne assurant la présidence du comité. Une telle séance doit avoir lieu sans la direction et doit être traitée de manière strictement confidentielle entre la ou le membre respectif et le comité.
5. Composition et compétences
5.1. Le comité doit être composé d’un minimum de trois membres du conseil d’administration qui sont indépendants de la direction et ont des connaissances financières. La personne assurant la présidence du conseil d’administration est membre d’office du comité.
5.2. Les connaissances financières comprennent la capacité à lire et à comprendre un jeu d’états financiers qui présentent des questions financières d’une ampleur et d’une complexité généralement comparables à celles des questions raisonnablement susceptibles d’être soulevées par les états financiers de la WSIB.
6. Réunions
6.1. Fréquence des réunions
Le comité se réunit quatre fois par année, ou plus fréquemment si les circonstances l’exigent.
6.2. Quorum
La majorité des membres du comité constitue un quorum pour la conduite des affaires aux réunions, et une décision de la majorité est la décision du comité.
6.3. Autre
La Politique de gouvernance contient davantage de renseignements liés aux réunions du comité.
7. Rôle de la personne assurant la présidence du comité
La personne assurant la présidence du comité fournit un leadership et une orientation pour que les responsabilités et les fonctions du comité soient assumées. De plus, elle favorise les relations entre les membres et s’assure que le comité fonctionne comme une unité cohésive. Elle encourage la pleine participation, favorise le consensus et assure la clarté. De plus, la personne assurant la présidence du comité doit
7.1.1. diriger et gérer le comité de manière à assurer son efficacité,
7.1.2. s’assurer que les membres du comité se sont familiarisés avec leurs fonctions et disposent de connaissances suffisantes à l’égard de la WSIB dans la mesure nécessaire et attendue pour leur permettre d’exercer leurs fonctions,
7.1.3. créer les meilleures conditions de travail possible pour les membres du comité, individuellement et collectivement,
7.1.4. maintenir la communication auprès de la personne assurant la présidence du conseil d’administration pour qu’elle demeure au courant des questions et des préoccupations soulevées par le comité, et
7.1.5. s’assurer que l’expertise et les compétences de chaque membre du comité sont utilisées de la meilleure façon possible dans l’intérêt de la WSIB,
7.1.6. faire régulièrement rapport au conseil d’administration des questions discutées lors des rencontres du comité.
8. Responsabilités du comité
Voici les fonctions spécifiques au comité :
8.1. Intégrité du processus de communication de l’information financière
8.1.1. Le comité recommande au conseil d’administration l’information financière à communiquer au public, ce qui englobe :
8.1.1.1. le rapport annuel, qui comprend les états financiers annuels consolidés audités et le rapport de gestion;
8.1.1.2. le rapport annuel sur la suffisance, qui comprend l’état de suffisance audité et le rapport sur la suffisance;
8.1.1.3. les rapports de résultats trimestriels, qui comprennent les états financiers consolidés intermédiaires résumés non audités et le rapport de gestion;
8.1.1.4. les rapports trimestriels sur la suffisance, qui comprennent l’état de suffisance trimestriel non audité et le rapport sur la suffisance;
8.1.1.5. l’énoncé économique, notamment la mise à jour annuelle du plan de suffisance.
8.1.2. Le comité recommande l’information financière au conseil d’administration, notamment ce qui suit :
8.1.2.1. le rapport de rendement trimestriel;
8.1.2.2. l’évaluation et le rapport actuariels de la ou du vice-président(e) et actuaire en chef pour la caisse d’assurance;
8.1.2.3. les budgets annuel et trisannuel ainsi que le plan d’activités annuel, en collaboration avec le comité de gouvernance;
8.1.2.4. les modifications de la politique de financement et d’évaluation de la caisse d’assurance, et la fourniture de conseils sur les conséquences financières.
8.1.3. Par l’entremise de discussions avec la direction, la vérificatrice ou le vérificateur externe et la ou le vice-président(e) et actuaire en chef, le comité fournit des instructions et une supervision à l’égard de questions liées aux finances, à l’audit ou à l’actuariat et pertinentes pour le conseil d’administration. Cela peut concerner ce qui suit :
8.1.3.1. la question de savoir si les états et les rapports financiers sont préparés conformément aux Normes internationales d’information financière (les « IFRS ») et présentés d’une manière exhaustive, claire, équitable et transparente;
8.1.3.2. le caractère approprié et la qualité des conventions comptables, des renseignements présentés et des pratiques de publication de l’information financière, ce qui peut notamment concerner les opérations complexes ou inhabituelles, les estimations ou les jugements importants, les changements considérables aux conventions comptables et les autres possibilités de traitement aux termes des IFRS pour les opérations importantes;
8.1.3.3. les résultats de l’audit externe ou de l’examen trimestriel, notamment toute difficulté rencontrée et toute restriction de la portée des activités de la vérificatrice ou du vérificateur externe ou de son accès à l’information;
8.1.3.4. le caractère approprié de l’information fournie par la WSIB dans le rapport de gestion;
8.1.3.5. l’évaluation des grands changements proposés aux normes comptables par les organismes comptables compétents.
8.2. Gouvernance en matière d’investissement
Le comité recommande au conseil d’administration la nomination d’un ou de plusieurs dépositaires pour assumer la garde des placements des fonds conservés en dépôt.
8.3. Services actuariels
Le comité veille à l’existence de systèmes pour surveiller la conformité de la WSIB avec toutes les exigences réglementaires financières et pour présenter des rapports à cet égard ainsi que pour respecter les pratiques et les normes professionnelles actuarielles reconnues.
8.3.1. Le comité recommande au conseil d’administration des solutions actuarielles aux problèmes qui influent sur la situation financière de la WSIB. Ces recommandations concernent ce qui suit :
8.3.1.1. l’affectation ou le licenciement de la ou du vice-président(e) et actuaire en chef, sur recommandation de la présidente-directrice générale ou du président-directeur général;
8.3.1.2. la mesure appropriée en se basant sur les coûts potentiels à long terme de la création ou révision de dispositions législatives visant la WSIB, ou de la création ou révision de politiques de remplacement, de programmes ou d’activités.
8.3.2. Le comité fournit des commentaires sur des questions actuarielles pour aider la WSIB à satisfaire à ses obligations au titre des prestations actuelles et futures. Cela comprend ce qui suit :
8.3.2.1. l’examen des hypothèses et des méthodes actuarielles ayant servi à évaluer les prestations et les passifs pour assurer la conformité avec les normes de pratique actuarielle reconnues;
8.3.2.2. l’examen des résultats des évaluations actuarielles pour inscrire des provisions appropriées dans les états financiers pour la dette au titre de l’indemnisation future;
8.3.2.3. l’examen des résultats de l’examen des provisions techniques par les pairs;
8.3.2.4. l’évaluation annuelle du rendement annuel de la ou du vice-président(e) et actuaire en chef, en obtenant les commentaires de la ou du chef des finances.
8.3.3. S’il y a lieu, le comité rencontre la ou le vice-président(e) et actuaire en chef à huis clos pour :
8.3.3.1. fournir des instructions sur l’indépendance des Services actuariels;
8.3.3.2. résoudre toute restriction rencontrée dans le cadre du travail de la ou le vice-président(e) et actuaire en chef.
8.4. Audit interne
En tant que principal commanditaire de l’audit interne, le comité est responsable de superviser l’audit interne et le travail de cette division relativement à l’évaluation et à l’amélioration des contrôles internes et des processus de gouvernance.
8.4.1. Le comité recommande au conseil d’administration l’affectation ou le licenciement de la ou du vice-président(e) de l’audit interne, sur recommandation de la présidente-directrice générale ou du président-directeur général.
8.4.2. Le comité doit approuver ce qui suit :
8.4.2.1. la charte d’audit interne et en recommande les mises à jour appropriées;
8.4.2.2. le plan d’audit interne annuel, notamment les objectifs, la portée, l’échéancier et le budget.
8.4.3. Le comité rencontre régulièrement la ou le vice-président(e) de l’audit interne pour :
8.4.3.1. examiner les rapports trimestriels préparés par l’audit interne, notamment l’état des mesures prises par la direction en vue de régler toute importante question restant en suspens. Iinformer le conseil d’administration d’enjeux, selon ce que la personne assurant la présidence du comité juge nécessaire;
8.4.3.2. examiner l’attestation annuelle de la ou du vice-président(e) de l’audit interne relative à l’indépendance de la fonction;
8.4.3.3. réaliser l’évaluation annuelle du rendement annuel de la ou du vice-président(e) de l’audit interne, en obtenant les commentaires de la ou du chef du risque.
8.4.4. TLe comité rencontre régulièrement la ou le vice-président(e) de l’audit interne à huis clos pour :
8.4.4.1. fournir des instructions sur l’indépendance de la fonction d’audit interne; et
8.4.4.2. résoudre toute restriction ou limitation de l’audit interne, notamment les grandes difficultés ou les désaccords concernant la gestion des restrictions de portée rencontrées dans le cadre du travail de l’audit interne;
8.5. Vérificatrice ou vérificateur externe
Le comité est responsable de la relation avec la vérificatrice ou le vérificateur externe. La vérificatrice ou le vérificateur externe fait rapport au conseil d’administration par l’entremise du comité. Le comité est responsable de la haute qualité des audits externes afin de disposer de suffisamment de renseignements pour recommander l’approbation des états financiers annuels au conseil d’administration.
8.5.1. Le comité recommande ce qui suit au conseil d’administration :
8.5.1.1. consécutif à une demande de propositions, la nomination d’un vérificatrice ou un vérificateur externe à la vérificatrice ou au vérificateur général(e) en vue d’une nomination par la lieutenante-gouverneure ou le lieutenant-gouverneur en conseil;
8.5.1.2. tout important risque lié aux finances ou au contrôle interne détecté par la vérificatrice ou le vérificateur externe;
8.5.1.3. la lettre post-audit ou lettre de recommandations, s’il y a lieu, comprenant toute constatation importante ou recommandation de la ou du vérificateur externe, notamment la réponse de la direction et le suivi de toute faiblesse du contrôle interne cernée.
8.5.2. Le comité approuve ce qui suit :
8.5.2.1. la directive sur l’indépendance de la vérificatrice ou du vérificateur, tous les deux ans;
8.5.2.2. le plan d’audit annuel et ses livrables, conformément au contrat pluriannuel, pour disposer de renseignements exhaustifs et assurer une surveillance et une orientation financières adéquates. Ces livrables comprennent ce qui suit, sans s’y limiter :
- le plan annuel de l’audit externe obligatoire, la lettre de mission, l’approche, la portée, les domaines de risque, le calendrier, les honoraires proposés, les décisions de dotation et l’importance;
- les rapports préparés par la vérificatrice ou le vérificateur externe dans le cadre de l’ensemble des services fournis à la WSIB;
8.5.2.3. tous les services et honoraires connexes de la vérificatrice ou du vérificateur externe, notamment des services consultatifs spécialisés ou des services non liés à l’audit, comme permis par la directive sur l’indépendance de la vérificatrice ou du vérificateur et sous réserve des modalités de l’entente de services d’audit.
8.5.3. Le comité surveille et dirige ce qui suit :
8.5.3.1. l’efficacité des mesures visant à préserver l’indépendance de la vérificatrice ou du vérificateur externe et à réduire au minimum le risque de familiarité institutionnelle;
8.5.3.2. le processus d’évaluation de l’efficacité de la vérificatrice ou du vérificateur externe à l’issue de l’audit externe de l’exercice financier.
8.5.4. Le comité rencontre régulièrement, à huis clos, la vérificatrice ou le vérificateur externe pour parler des questions ou des préoccupations rencontrées dans le cadre du travail.
8.6. Bureau de la vérificatrice ou du vérificateur général(e) de l’Ontarioio
Le comité a la responsabilité de surveiller la relation avec le Bureau de la vérificatrice ou du vérificateur général(e) de l’Ontario. Les audits externes et les vérifications d’optimisation sont effectués sous la direction du Bureau de la vérificatrice ou du vérificateur général(e) de l’Ontario. Étant donné que la Loi sur le vérificateur général permet au Bureau de la vérificatrice ou du vérificateur général(e) de l’Ontario d’entreprendre des audits spéciaux de la WSIB à sa discrétion, il est invité aux réunions ordinaires trimestrielles du comité.
8.7. Autres audits exigés par le gouvernement
Le gouvernement de l’Ontario autorise la Division de la vérification interne de l’Ontario à réaliser à sa discrétion tout audit spécial de la WSIB. Le comité a la responsabilité de gérer cette relation.
8.8. Vérifications d’optimisation prévues par la loi
Chaque année, le comité a la responsabilité de superviser la vérification d’optimisation prévue aux termes de l’article 168 de la LSPAAT. Le comité doit
8.8.1. recommander au conseil d’administration, pour approbation, un programme à examiner chaque année,
8.8.2. recommander au conseil d’administration le rapport d’audit final,
8.8.3. établir les exigences concernant les comptes rendus à fournir au comité pour surveiller la rapidité et la pertinence des mesures prises par la direction pour régler toute question qui reste en suspens relativement aux recommandations du rapport de la vérification d’optimisation,
8.8.4. indiquer au conseil d’administration si des mesures appropriées ont été prises pour donner suite aux recommandations du rapport de la vérification d’optimisation, notamment si l’examen supplémentaire des mesures prises doit être envisagé.
8.9. Conformité financière
Le comité discute le rapport annuel sur la conformité financière avec la direction, rapport qui met l’accent sur ce qui suit :
8.9.1. les lois, les règlements et les politiques financières qui visent la WSIB, ses filiales et du régime de retraite complémentaire du personnel de la WSIB;
8.9.2. les importantes constatations financières de tout examen effectué par un organisme de réglementation. Il s’agit d’informer le conseil d’administration de toute question de conformité financière, notamment celles liées aux filiales qui pourraient poser un important risque réputationnel ou avoir un impact considérable sur la communication de l’information financière ou les opérations de la WSIB;
8.9.3. l’efficacité des politiques et des mesures de contrôle existant pour surveiller la conformité avec les lois, les règlements et les politiques financières.
8.10. Programmes d’avantages postérieurs à l’emploi
Le comité surveille les questions financières liées aux programmes d’avantages postérieurs à l’emploi à la WSIB. Le comité recommande ce qui suit au conseil d’administration :
8.10.1. les états financiers audités du régime de retraite complémentaire du personnel de la WSIB;
8.10.2. les propositions de niveaux de cotisation pour le régime de retraite complémentaire du personnel de la WSIB et le régime de retraite du personnel de la WSIB, lorsque l’approbation du promoteur du régime est requise;
8.10.3. les modifications de la politique de financement du régime de retraite du personnel de la WSIB, et la fourniture de conseils sur les conséquences financières;
8.10.4. la fourniture de conseils sur les conséquences financières qui découlent des modifications apportées à la conception ou à la structure du régime de retraite complémentaire du personnel de la WSIB et du régime de retraite du personnel de la WSIB.
8.11. Éthique et valeurs
Le comité de gouvernance jugera de l’adéquation du cadre d’éthique de la WSIB. Dans ce cadre, les responsabilités du comité comprennent ce qui suit :
8.11.1. examiner les politiques, les plans et la mise en œuvre des programmes de prévention et de détection de la fraude avec la direction et :
8.11.1.1. aviser la personne assurant la présidence du conseil d’administration et le conseil d’administration des importantes irrégularités ou fraudes;
8.11.1.2. aviser la personne assurant la présidence du conseil d’administration et le conseil d’administration des importantes irrégularités ou fraudes;
8.11.1.3. surveiller les mesures prises par la direction à l’égard de telles irrégularités ou fraudes.
8.11.2. Concernant la divulgation des délits financiers :
8.11.2.1. s’assurer que les bonnes procédures sont en place pour la réception ou le traitement des plaintes reçues au sujet de questions de comptabilité, de contrôle interne ou d’audit, et des observations de membres du personnel anonymes préoccupés par des affaires douteuses en matière de comptabilité ou d’audit;
8.11.2.2. déclarer immédiatement à la personne assurant la présidence du conseil d’administration et au conseil d’administration toute allégation de délit financier.
8.12. Politiques de surveillance financière
8.12.1. Le comité a la responsabilité de veiller à ce que la gouvernance et les procédures appropriées soient en place pour le contrôle interne et la gestion du risque financier.
8.12.2. Le comité examine les politiques de surveillance financière et les appuie auprès du conseil d’administration, s’il y a lieu.
8.13. Rôle du comité en matière de gestion des risques
Le comité doit évaluer tout risque qui relève de son mandat afin d’y répondre, ou il le renvoie devant le comité de gouvernance à des fins d’examen.
9. Examen du mandat du comité
Le comité examine son mandat chaque année.