Politique de gouvernance

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Propriétaire de la politique : Présidente ou président du conseil d’administration
État : Approuvée
Entrée en vigueur :  Septembre 2023
Date du prochain réexamen : Septembre 2026

Contexte

Le conseil d’administration de la Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail (la « WSIB ») a été constitué pour exercer les pouvoirs et les fonctions de la WSIB aux termes de la Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail (la « LSPAAT »). Le conseil d’administration est tenu de rendre compte de ce qui suit au gouvernement de l’Ontario par l’entremise de la personne présidente du conseil de la WSIB et de la ou du ministre du Travail, de l’Immigration, de la Formation et du Développement des compétences (la ou le « Ministre ») :

  • la surveillance de haut niveau;
  • la gouvernance de la WSIB;
  • l’approbation des objectifs et de l’orientation stratégique de la WSIB;
  • l’exercice des rôles et des responsabilités qui lui sont assignés aux termes de la LSPAAT, des directives applicables du Conseil du Trésor et du Conseil de gestion du gouvernement, et du protocole d’entente intervenu avec la ou le Ministre.

La Politique de gouvernance fait la synthèse des exigences à l’égard du conseil d’administration de la WSIB, lesquelles proviennent de diverses sources et visent à assurer une orientation stratégique et une surveillance de la gestion appropriées. En cas d’incohérence entre la présente politique et une loi ou disposition réglementaire applicable (p. ex. : la LSPAAT), une directive du gouvernement de l’Ontario (p. ex. : la Directive concernant les organismes et les nominations) ou le protocole d’entente entre la ou le Ministre et la personne présidente du conseil de la WSIB, la loi, la disposition réglementaire, la directive ou le protocole d’entente s’applique, selon le cas.

La Politique de gouvernance (la « Politique ») décrit les principales fonctions du conseil d’administration, la manière d’établir les comités du conseil d’administration et leurs chartes, et la manière dont le conseil d’administration interagit avec la ou le Ministre et la direction de la WSIB. La Politique sert de base à l’amélioration des meilleures pratiques de gouvernance de la WSIB, et il convient de la lire conjointement avec la charte du conseil d’administration et les chartes de ses comités.

But

La Politique vise à décrire la structure de gouvernance au niveau du conseil d’administration de la WSIB, et à indiquer les rôles et les responsabilités.

Application et portée

La Politique s’applique à la WSIB, en particulier aux membres du conseil d’administration et de ses comités ainsi qu’aux personnes conseillères externes.

Énoncé de politique

La Politique fait en sorte que la WSIB dispose d’une solide structure de gouvernance au niveau du conseil d’administration afin d’exécuter son mandat légal de manière efficace, tout en respectant les obligations statutaires et les autres obligations.

Définitions

Les définitions de certains termes figurent tout au long de la présente politique. En outre, voici les significations des termes suivants :

Gouvernance au niveau du conseil d’administration : structures et processus selon lesquels la WSIB est dirigée et contrôlée et selon lesquels les décisions sont prises.

Personne présidente du conseil : personne assurant la présidence du conseil d’administration.

Personne vice-présidente du conseil : personne siégeant au conseil d’administration qui est désignée par la personne présidente du conseil d’administration pour la remplacer si elle n’est pas en mesure d’assister à une réunion du conseil d’administration/de l’un de ses comités.

Personne dirigeant un comité : personne assurant la présidence d’un comité du conseil d’administration.

Personne vice-présidente d’un comité : personne siégeant à un comité du conseil d’administration qui est désignée par la personne présidente du comité pour la remplacer si elle n’est pas en mesure d’assister à une réunion du comité.

Personne conseillère externe : personne contractuelle servant à soutenir les comités du conseil d’administration.

Exigences

1. Relation entre le ministère du Travail, de l’Immigration, de la Formation et du Développement des compétences, et la WSIB

La WSIB a une obligation redditionnelle envers le gouvernement de l’Ontario par l’entremise de la ou du Ministre.

1.1 Composition du conseil d’administration

  • Le conseil d’administration se compose de la personne présidente du conseil, de la personne présidente-directrice générale, et de sept à neuf membres représentant les travailleuses ou travailleurs, les employeurs et les autres personnes que la personne lieutenante-gouverneure en conseil estime appropriées.
  • Toutes les personnes membres du conseil d’administration sont nommées par décret par la personne lieutenante-gouverneure en conseil. La personne présidente du conseil recommande à la ou au Ministre la nomination et la reconduction des membres du conseil d’administration, en tenant compte des compétences disponibles et requises par ce dernier, lesquelles sont détaillées dans la matrice des compétences tenue par le comité de gouvernance.
  • Avant de nommer la personne présidente-directrice générale, la ou le Ministre doit consulter la personne présidente du conseil d’administration et les autres membres de ce dernier.

1.2 Responsabilités du conseil d’administration

La Directive concernant les organismes et les nominations s’applique à la WSIB, car il s’agit d’un organisme régi par un conseil. Elle s’applique plus particulièrement au conseil d’administration. La Directive concernant les organismes et les nominations et la LSPAAT établissent le processus qui doit être suivi conformément au protocole d’entente. Tous les cinq ans, la personne présidente du conseil et la ou le Ministre doivent examiner le protocole d’entente. À la suite d’un examen, la ou le Ministre peut ordonner la modification du protocole d’entente en fonction de ses conditions. Le protocole d’entente vise à définir et à clarifier les responsabilités ainsi qu’à établir les pratiques de gestion et d’administration qui sont nécessaires pour s’acquitter de ces responsabilités. En cas de nomination d’une nouvelle personne Ministre ou d’une nouvelle personne présidente du conseil, la Directive concernant les organismes et les nominations établit le processus qui doit être suivi conformément au protocole d’entente. Dans l’exécution de son mandat légal, le conseil d’administration, y compris la personne présidente du conseil et la personne présidente-directrice générale, doit rendre des comptes au gouvernement de l’Ontario par l’intermédiaire de la ou du Ministre. Chaque membre du conseil d’administration doit rendre compte à la personne présidente du conseil. La personne présidente du conseil s’adresse à la personne Ministre au nom de la WSIB et de son conseil d’administration, notamment pour la tenir au fait des questions ou des événements qui pourraient la concerner en s’acquittant de ses responsabilités.

2. Aperçu du conseil d’administration

Le conseil d’administration est chargé de diriger la WSIB et d’exercer les pouvoirs et les fonctions de la WSIB aux termes de la LSPAAT1 et conformément au mandat légal de la WSIB. Le conseil d’administration doit pratiquer une saine gestion financière assortie de l’obligation de rendre des comptes lorsqu’il exerce ses pouvoirs et fonctions2.

2.1 Rôles et responsabilités3

Voici certains pouvoirs et certaines fonctions du conseil d’administration, dont les détails figurent dans l’article 159 à l’article 161 :

  • Le conseil d’administration surveille la gestion des affaires de la WSIB, établit des priorités globales et fournit un leadership à la direction de la WSIB. Dans ce rôle, il se concentre sur les questions relevant des objectifs globaux, de l’orientation stratégique et des principales initiatives portant sur les politiques et les programmes plutôt que sur les questions concernant la gestion quotidienne de la WSIB.
    • confirmer des buts et objectifs conformes au mandat légal de la WSIB et aux politiques gouvernementales;
    • valider la conformité aux politiques et directives gouvernementales;
    • établit des politiques concernant les primes payables par les employeurs dans le cadre du régime d’assurance de la WSIB,
    • élabore des règlements en vertu de la LSPAAT, sous réserve de l’approbation de la lieutenante-gouverneure en conseil ou du lieutenant-gouverneur en conseil,
    • effectuer des examens de politiques conformément aux renvois faits par le Tribunal d’appel de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail (le « TASPAAT ») en vertu de l’article 126 de la LSPAAT.
  • Le conseil d’administration peut déléguer un pouvoir ou une fonction à une personne membre du conseil, de la direction ou du personnel de la WSIB. Le conseil d’administration peut imposer des conditions et des limites à la délégation. Toutes les délégations du conseil d’administration doivent être manuscrites.
  • Le conseil d’administration juge de l’adéquation de l’approche de la WSIB en ce qui concerne les risques importants, conformément à la Directive concernant les organismes et les nominations et à la Politique de gestion du risque organisationnel.
  • Il est responsable de la surveillance des affaires financières de la WSIB. Cela comprend une obligation de surveiller la gestion de la caisse d’assurance et de s’assurer que celle-ci est maintenue de sorte que son montant suffise pour permettre à la WSIB de remplir ses obligations aux termes de la LSPAAT et du Règlement de l’Ontario 141/12, conformément à la Politique de financement et d’évaluation.
  • Le conseil d’administration est un promoteur conjoint du régime de retraite du personnel de la WSIB, de concert avec le Syndicat des employés d’indemnisation de l’Ontario (l’« OCEU »). Le conseil d’administration est le promoteur et l’administrateur du régime de retraite complémentaire du personnel de la WSIB. En tant que promoteur conjoint du régime de retraite du personnel, le conseil d’administration prend des décisions conjointement avec l’OCEU sur des questions relatives à la gouvernance, au financement, à la conception et à l’administration du régime de retraite du personnel. À titre de seul promoteur et administrateur du régime de retraite complémentaire du personnel, le conseil d’administration prend des décisions administratives liées à l’employeur sur toutes les questions ayant trait au régime de retraite complémentaire du personnel.

1 Paragraphe 162 (1) de la LSPAAT.
2 Paragraphe 163 (1) de la LSPAAT.
3 La LSPAAT établit les pouvoirs et les fonctions du conseil d’administration. Les rôles, responsabilités et fonctions indiqués ici n’ont pas pour but d’être exhaustifs.

2.2 Devoir et norme de diligence

En exécutant les rôles et les responsabilités de la WSIB, les membres du conseil d’administration ont une obligation fiduciaire envers la WSIB. En exerçant leurs pouvoirs et fonctions, les membres du conseil d’administration doivent pratiquer une saine gestion financière assortie de l’obligation de rendre des comptes, et agir honnêtement et de bonne foi dans l’intérêt véritable de la WSIB. Les membres du conseil d’administration doivent exercer le soin, la diligence et la compétence dont ferait preuve une personne d’une prudence raisonnable dans des circonstances comparables.

2.3 Conduite des membres du conseil d’administration

  • Les membres du conseil d’administration et les personnes conseillères externes doivent se conformer à la présente politique ainsi qu’au cadre d’éthique de la WSIB, notamment son Code de déontologie professionnelle, sa politique sur la divulgation des écarts de conduite et la protection contre les représailles, et sa Politique sur les conflits d’intérêts.
  • Chaque personne membre du conseil d’administration doit préserver la confidentialité et la sûreté de tous les renseignements obtenus du fait de ce poste et ne doit divulguer aucun renseignement confidentiel à moins d’y être contrainte par la loi. Les documents de la WSIB doivent être conservés ou éliminés conformément à la politique de gestion des documents et au calendrier de rétention des documents, s’il y a lieu. Chaque membre du conseil d’administration reconnaît que la personne présidente du conseil et la personne présidente-directrice générale sont les principales porte-parole de la WSIB.

2.4 Rémunération des membres du conseil d’administration

Les membres du conseil d’administration reçoivent une rémunération, des avantages sociaux et le remboursement des frais raisonnables, conformément à tout décret applicable, à toute directive applicable du Conseil du Trésor ou du Conseil de gestion du gouvernement, et aux lignes directrices en matière de rémunération établies par la WSIB à leur intention. Les personnes siégeant au conseil d’administration sont rémunérées pour leurs services, y compris pour ceux en tant que membres de tout comité du conseil d’administration.

3. Comités du conseil d’administration de la WSIB

3.1 Établissement des comités du conseil d’administration

  • Afin de respecter ses obligations envers la ou le Ministre conformément au protocole d’entente et de faciliter la conduite de ses activités, le conseil d’administration a établi un certain nombre de comités, notamment un comité d’audit et des finances, un comité des placements, un comité de gouvernance et un comité de l’excellence du service.
  • Le conseil d’administration peut établir d’autres comités, au besoin, aux fins d’une gestion, d’une gouvernance et d’une responsabilisation efficaces. L’établissement d’un comité du conseil d’administration n’a aucun effet sur le pouvoir décisionnel initial de ce dernier ni sur les responsabilités de ses membres.

3.2 Composition des comités du conseil d’administration

  • Chaque comité est composé d’un minimum de trois membres du conseil d’administration. Ce dernier nomme toutes les personnes membres des comités et pourvoit aux postes vacants en leur sein en nommant une personne parmi ses membres ou une personne conseillère externe. Par voie de résolution et moyennant l’approbation de la personne présidente du conseil, le conseil d’administration doit désigner la personne membre d’un comité en assurant la présidence ou la vice-présidence.
  • Toutes les personnes membres des comités peuvent être destituées ou remplacées en tout temps par le conseil d’administration. Lorsqu’une personne cesse d’être membre du conseil d’administration, elle cesse également d’être membre de tout autre comité.
  • La personne présidente du conseil est membre de tous les comités du conseil d’administration. La personne présidente-directrice générale est membre du conseil d’administration et de tous les comités de ce dernier.
  • La charte d’un comité du conseil d’administration précise les compétences requises, en fonction de l’objectif et des réalisations attendues de ce comité. Les membres d’un comité du conseil d’administration possèdent l’expérience et l’expertise nécessaires pour lui fournir des connaissances et des conseils qui cadrent avec sa charte. Si la charte d’un comité du conseil d’administration change, les compétences requises pour ce comité changent en conséquence. Le comité de gouvernance est responsable du maintien d’une matrice des compétences des membres du conseil d’administration.

3.3 Chartes des comités du conseil d’administration

  • Chaque comité du conseil d’administration a une charte qui définit ses responsabilités et ses fonctions. Les membres d’un comité du conseil d’administration peuvent recommander des changements à la charte de leur comité, notamment aux points suivants : objectif, portée, compétences et responsabilités. La personne dirigeant le comité discute de tout changement proposé à la charte avec la présidente du conseil, et les suggestions convenues sont soumises au comité de gouvernance pour examen.
  • Le comité de gouvernance a la responsabilité d’examiner la structure et les chartes de tous les comités chaque année, et de faire des recommandations au conseil d’administration quant aux changements à y apporter. Les chartes des comités du conseil d’administration sont examinées et approuvées par le conseil d’administration tous les ans, puis sont publiées sur le site Web de la WSIB.

3.4 Nomination d’une personne conseillère externe

  • Les personnes assurant la présidence des comités, en collaboration avec la personne présidente du conseil, la personne présidente-directrice générale et la personne chef pertinente, cernent toute lacune d’un comité du conseil d’administration en ce qui concerne les compétences. Si une lacune est trouvée, la personne présidente du conseil détermine si cette lacune peut être comblée par une personne membre du conseil d’administration ou si une personne conseillère externe est nécessaire. De plus, les comités peuvent recommander au conseil d’administration de faire appel à une personne conseillère externe pour les aider.
  • La procédure de nomination d’une personne conseillère externe est décrite à l’annexe A et fait l’objet d’une recommandation de la part de la personne présidente du conseil et de la personne présidente du comité. Le conseil d’administration détermine la nomination d’une telle personne à un comité. Sauf indication contraire, une personne conseillère externe qui est membre d’un comité du conseil d’administration n’a pas de droit de vote, mais a les mêmes responsabilités qu’une personne membre du conseil d’administration siégeant à ce même comité.
  • En général, le mandat d’une personne conseillère externe a une limite de deux ans et peut possiblement être reconduit une fois. Dans des circonstances exceptionnelles, et sous réserve de l’accord de la personne présidente du conseil, le mandat d’une personne conseillère externe peut dépasser cette limite.

3.5 Délégation de pouvoirs par le conseil d’administration

  • En plus des responsabilités assignées aux comités dans leur charte, le conseil d’administration peut décider de déléguer par écrit des fonctions ou des pouvoirs précis à un comité du conseil d’administration. Une telle délégation ne doit avoir aucun effet sur les pouvoirs ou les responsabilités des membres du conseil d’administration.
  • Aucun comité du conseil d’administration n’a de pouvoir décisionnel autre que celui de faire des recommandations au conseil d’administration, sauf si ce dernier délègue par écrit ce pouvoir à un de ses comités. Une telle délégation est consignée par la personne secrétaire générale et doit être assortie de toutes les conditions et limites pertinentes. Toute tâche associée au pouvoir délégué est incluse dans la charte du comité et est ajoutée à son plan de travail annuel.
  • Le conseil d’administration a l’ultime responsabilité de toute décision prise en vertu du pouvoir décisionnel qu’il a délégué.

3.6 Soutien exécutif aux comités du conseil d’administration

Les personnes présidentes des comités peuvent avoir accès à un soutien exécutif supplémentaire et(ou) à des renseignements, au besoin, par l’entremise des bureaux de la personne présidente du conseil et de la personne présidente-directrice générale. Les personnes qui sont membres de la direction ou du personnel de la WSIB et qui sont chargées de fournir un soutien exécutif au conseil d’administration ou à un de ses comités doivent collaborer avec le Bureau de la personne secrétaire générale de manière à s’assurer que les documents et les points d’action connexes sont préparés et fournis au Bureau de la personne secrétaire générale pour qu’il les transmette au conseil d’administration ou au comité.

4. Rôle de la personne présidente du conseil, de la personne vice-présidente du conseil, de la personne présidente-directrice générale et de la personne secrétaire générale

4.1 Rôle de la personne présidente du conseil

  • La personne présidente du conseil fournit un leadership et une orientation au conseil d’administration pour que ses responsabilités et ses fonctions soient assumées. De plus, la personne présidente du conseil favorise les relations entre les membres du conseil d’administration et s’assure que le conseil fonctionne comme une unité cohésive. En ce qui concerne le pouvoir décisionnel du conseil d’administration, la personne présidente du conseil encourage la pleine participation et favorise le consensus. De plus, elle doit
    • s’assurer que le conseil d’administration et ses comités fonctionnent efficacement, et assigner des responsabilités à chaque membre du conseil,
    • créer des conditions de travail optimales pour les membres du conseil d’administration et de ses comités, individuellement et collectivement,
    • s’assurer que les membres du conseil d’administration et de ses comités améliorent leur connaissance de la WSIB et se familiarisent avec elle dans la mesure nécessaire et attendue pour leur permettre d’accomplir leurs fonctions,
    • s’assurer que l’expertise et les compétences de chaque membre du conseil sont utilisées de la meilleure façon possible dans l’intérêt de la WSIB,
    • promouvoir de bonnes relations constructives entre les membres du conseil d’administration, de ses comités et de la haute direction,
    • favoriser une communication efficace avec les parties prenantes de la WSIB,
    • s’assurer de la conformité avec les obligations légales de la WSIB et les obligations politiques du Conseil du Trésor ou du Conseil de gestion du gouvernement, et
    • envoyer une lettre à la ou au Ministre attestant de la conformité de la WSIB avec les lois et les directives ainsi que les conventions comptables et les politiques financières.
  • Si toute question relative aux conflits d’intérêts se présente, la personne présidente du conseil agit en tant que responsable de l’éthique pour les membres du conseil d’administration (sauf pour la personne présidente-directrice générale), conformément à la Politique sur les conflits d’intérêts de la WSIB.
  • La personne présidente du conseil sert de lien entre le conseil d’administration et la direction de la WSIB, et elle fournit un leadership aux personnes dirigeantes de cette dernière.
  • En plus des pouvoirs et des fonctions aux termes de la LSPAAT, la personne présidente du conseil a les autres pouvoirs et accomplit les autres fonctions qui peuvent lui être assignées de temps à autre par résolution du conseil d’administration, ou encore, aux termes du protocole d’entente, d’une lettre de mandat ou de la Directive concernant les organismes et les nominations.

4.2 Nomination et rôle de la personne vice-présidente du conseil

  • La personne présidente du conseil peut choisir une personne vice-présidente au sein du conseil d’administration. Le conseil d’administration approuve sa mandature.
  • Si la personne présidente du conseil n’est pas en mesure de prendre part à une réunion du conseil d’administration ou de l’un de ses comités, la personne vice-présidente agit en son nom.

4.3 Rôle de la personne présidente du comité

  • La personne assurant la présidence du comité fournit un leadership et une orientation pour que les responsabilités et les fonctions du comité soient assumées. De plus, elle favorise les relations entre les membres et s’assure que le comité fonctionne comme une unité cohésive. Elle encourage la pleine participation, favorise le consensus et assure la clarté. De plus, elle doit
    • diriger et gérer le comité de manière à assurer son efficacité,
    • s’assurer que les membres du comité connaissent leurs fonctions et disposent de connaissances suffisantes à l’égard de la WSIB dans la mesure nécessaire et attendue pour leur permettre d’exercer leurs fonctions,
    • créer les meilleures conditions de travail possible pour les membres du comité, individuellement et collectivement,
    • maintenir la communication auprès de la personne assurant la présidence du conseil d’administration pour qu’elle demeure au courant des questions et des préoccupations soulevées par le comité,
    • s’assurer que l’expertise et les compétences de chaque membre du comité sont utilisées de la meilleure façon possible dans l’intérêt de la WSIB, et
    • faire régulièrement rapport au conseil d’administration des questions discutées lors des rencontres du comité.

    4.4 Nomination et rôle de la personne vice-présidente du comité

    • La personne présidente du conseil peut choisir une personne au sein du conseil d’administration pour assurer la vice-présidence d’un comité. Le conseil d’administration approuve sa mandature.
    • Si la personne présidente d’un comité n’est pas en mesure de prendre part à une réunion du comité, la personne vice-présidente agit en son nom.

    4.5 Rôle de la personne présidente-directrice générale

    • La personne présidente-directrice générale agit en tant que directrice générale et exerce une surveillance générale sur les affaires de la WSIB. Elle doit s’acquitter des responsabilités suivantes :
      • fournir un leadership et une vision à l’équipe de la haute direction et au personnel de la WSIB;
      • établir une structure organisationnelle et gestionnaire pour assurer l’efficacité et l’efficience du fonctionnement et de l’administration de la WSIB;
      • établir des activités et des plans opérationnels pour respecter les buts, les objectifs et l’orientation stratégique approuvés par le conseil d’administration; et
      • aviser la personne présidence du conseil des exigences des directives, politiques, lignes directrices et procédures gouvernementales applicables, et s’assurer que la WSIB satisfait aux exigences indiquées dans la Directive concernant les organismes et les nominations. En outre, la personne présidente-directrice générale confirme à la personne présidente du conseil le respect de ces exigences en préparant et en approuvant la note annuelle d’attestation de l’organisme et les documents connexes. Le personne présidente-directrice générale déclare également à la personne présidente du conseil et au conseil d’administration tous les cas de fraude réelle ou présumée et veille à la disponibilité de documents étayant la confirmation faite à la personne présidente du conseil.
    • La personne présidente-directrice générale doit rendre compte au conseil d’administration, par l’entremise de la personne présidente du conseil, concernant le fait de gérer et d’administrer la WSIB d’une manière conforme aux instructions et à la délégation du conseil d’administration.
    • Elle doit s’assurer que le conseil d’administration est en mesure de s’acquitter de ses fonctions en lui fournissant rapidement des renseignements exacts et pertinents. La personne présidente-directrice générale et l’équipe de la haute direction ont la responsabilité de fournir des analyses et des options au conseil d’administration et à ses comités, de leur faire des recommandations et de leur fournir les données et le contexte nécessaires pour leur permettre de prendre des décisions éclairées.
    • La personne présidente-directrice générale peut nommer une personne dirigeante qui accomplira ses fonctions en son absence Si la personne présidente-directrice générale omet de nommer quelqu’un, la personne présidente du conseil nomme une personne dirigeante qui agira en son absence, ou encore si elle est incapable ou refuse de le faire. Cette nomination cesse d’être en vigueur à la prochaine réunion du conseil d’administration, moment où le conseil nommera, au besoin, une personne dirigeante qui agira en l’absence de la personne présidente-directrice générale, ou encore si elle est incapable ou refuse de le faire.

    4.6 Rôle du Bureau de la personne secrétaire générale

    • Le Bureau de la personne secrétaire générale donne tout avis nécessaire aux membres du conseil d’administration et de ses comités. Il tient des registres écrits du déroulement des réunions du conseil d’administration et de ses comités.
    • Il doit s’assurer que ce qui suit est préparé et conservé au siège social de la WSIB : les règlements administratifs, le procès-verbal des réunions du conseil d’administration et de ses comités, et un registre des personnes actuellement et anciennement membres du conseil d’administration, en y indiquant les dates auxquelles elles sont devenues membres et auxquelles elles ont cessé de l’être. Le Bureau de la personne secrétaire générale est gardien du sceau de la WSIB.

    5. Réunions du conseil d’administration

    5.1 Fréquence des réunions

    La personne présidente du conseil convoque les réunions du conseil d’administration. Ce dernier se réunit régulièrement, conformément aux exigences de la LSPAAT. La personne présidente du conseil peut convoquer des réunions additionnelles, au besoin.

    5.2 Avis et lieu des réunions

    • Les réunions du conseil d’administration et de ses comités ont généralement lieu en personne aux bureaux de la WSIB. Cependant, elles peuvent aussi se dérouler à un autre endroit en Ontario, désigné par la personne présidente du conseil. Lorsque les circonstances l’exigent, les réunions du conseil d’administration peuvent également se tenir dans un format entièrement virtuel (p. ex., entièrement par téléphone ou par d’autres moyens électroniques).
    • La personne présidente du conseil peut fixer un jour ou des jours au cours de tout mois pour la tenue des réunions régulières. Une copie de l’avis précisant l’heure et l’endroit des réunions régulières du conseil d’administration est envoyée par la personne secrétaire générale à chaque membre du conseil, au moins deux jours avant la première réunion régulière. Par la suite, aucun autre avis n’est nécessaire pour de telles réunions régulières.
    • Il n’est pas nécessaire de donner un avis de l’ajournement d’une réunion du conseil d’administration si l’heure et l’endroit de la réunion ajournée ont été annoncés lors d’une réunion précédente. Les réunions du conseil d’administration peuvent être tenues en tout temps sans avis formel si toutes les personnes membres sont présentes, ou si toutes les personnes membres absentes ont renoncé à l’avis ou ont indiqué leur consentement à la tenue de la réunion sans avis formel.
    • Toute personne membre du conseil d’administration peut renoncer à tout avis convoquant une réunion ou à invoquer toute irrégularité relative à une réunion ou à l’avis s’y rapportant soit avant, soit après la réunion visée. La seule présence d’une personne membre à la réunion du conseil d’administration constitue une renonciation à l’avis de convocation, à moins qu’elle ne participe à la réunion que dans le but exprès de s’opposer aux délibérations sur toute affaire au motif que la réunion n’est pas convoquée comme l’exige la loi.

    5.3 Ordre du jour

    • La personne présidente du conseil a la responsabilité d’élaborer et d’établir l’ordre du jour des réunions du conseil d’administration, avec l’aide de la personne présidente-directrice générale et du Bureau de la personne secrétaire générale. Le conseil d’administration doit recevoir tous les documents appropriés avant les réunions. Cependant, il reconnaît que dans certains cas, cela pourrait ne pas être possible. Le conseil d’administration doit recevoir des documents aussi concis que possible, lesquels doivent contenir suffisamment de renseignements pour permettre à ses membres de porter un jugement éclairé.
    • Le conseil d’administration dispose d’un plan de travail annuel qui sous-tend les plans de travail de ses comités ainsi que les programmes de ses réunions et de celles de ses comités.

    5.4 Personnes participantes

    • De temps à autre, la personne présidente-directrice générale peut, après approbation par la personne présidente du conseil, inviter les personnes membres de la direction ou du personnel de la WSIB et les personnes conseillères externes estimées nécessaires à ses yeux à assister à une réunion du conseil d’administration pour faciliter la discussion et l’examen des questions relatives au conseil d’administration.
    • Toute personne membre du conseil d’administration peut assister à une réunion d’un comité, même si elle n’en fait pas partie.

    5.5 Présidence des réunions

    La personne présidente du conseil organise, convoque et préside les réunions du conseil d’administration. En son absence, la personne vice-présidente préside la réunion. En l’absence des personnes présidente et vice-présidente du conseil, la personne présidente du conseil décide de la présidence de la réunion.

    5.6 Participation aux réunions

    • En principe, chaque personne membre du conseil d’administration devrait participer à toutes les réunions du conseil d’administration et des comités auxquels elle siège. Les personnes siégeant au conseil d’administration sont encouragées à participer pleinement aux discussions avant la prise de décision. Une fois qu’une décision est prise, les membres du conseil doivent l’appuyer.
    • Une personne membre du conseil d’administration qui participe à une réunion par téléphone ou par un autre moyen électronique est réputée être présente en personne aux fins de la LSPAAT et de la présente politique.

    5.7 Vote, quorum et postes vacants

    • Toute question soulevée à une réunion du conseil d’administration est décidée à la majorité des voix des personnes membres présentes. En cas d’égalité des voix, la personne présidente du conseil n’a pas, en plus de sa voix originale, un second vote ou un vote prépondérant. En cas de partage égal des voix, la motion est rejetée. Les votes doivent être consignés dans le procès-verbal par le Bureau de la personne secrétaire générale.
    • La majorité des membres du conseil d’administration qui occupent une charge constitue un quorum pour la conduite des affaires aux réunions du conseil, et une décision de la majorité est la décision du conseil d’administration. Les personnes conseillères externes ne sont pas prises en compte dans la constitution du quorum.
    • Le conseil d’administration peut exercer ses activités malgré une vacance parmi ses membres. En cas de vacance, la majorité des membres du conseil qui occupent une charge constitue toujours un quorum. En outre, les comités du conseil d’administration constituant un quorum peuvent continuer d’agir en cas de vacance.

    5.8 Résolutions écrites

    • Une résolution écrite approuvée par la majorité des personnes membres du conseil d’administration ayant le droit de voter à son sujet lors d’une réunion du conseil d’administration est aussi valide que si elle avait été adoptée à une réunion du conseil. Pour être valide, l’approbation d’une personne membre du conseil d’administration doit être consignée par écrit.
    • Lorsqu’une ou plusieurs personnes membres du conseil d’administration sont nouvellement nommées et ne sont donc pas suffisamment au courant d’une question, elles peuvent s’abstenir de voter sur une résolution écrite. Une telle abstention n’est pas rédhibitoire pour la résolution, à condition que toutes les autres personnes membres du conseil d’administration ayant le droit de vote approuvent cette dernière.

    5.9 Séance à huis clos

    À la fin de chaque réunion du conseil d’administration, la personne présidente du conseil et les membres du conseil d’administration se réunissent sans la présence d’une personne membre de la direction ou autre, sauf si la personne présidente du conseil juge leur présence nécessaire.

    5.10 Procès-verbal des réunions

    • Le Bureau de la personne secrétaire générale prépare et conserve un procès-verbal des affaires traitées durant les réunions du conseil d’administration. Elle (ou sa ou son délégué[e]) tient le registre des procès-verbaux. Le conseil d’administration ou ses comités reçoivent les procès-verbaux pour examen et approbation.
    • Le procès-verbal doit contenir (au minimum) le nom des personnes membres du conseil d’administration présentes et absentes ainsi que celui des autres personnes participantes, l’ordre du jour et un résumé des discussions et des résolutions adoptées pour chaque point, et un registre de tout vote enregistré en désaccord ou en opposition à la résolution adoptée par le conseil.

    5.11 Règles de procédure

    Les règles contenues dans l’édition actuelle du Robert’s Rules of Order, Newly Revised, gouverne le déroulement des réunions du conseil d’administration dans tous les cas où elles sont applicables, sauf quand elles ne sont pas conformes à la présente politique, ou encore à tout règlement administratif, à toute résolution, à toute politique ou à toute charte pouvant être adoptés ou approuvés par le conseil d’administration.

    5.12 Points en bloc

    • Les points de décision peuvent être classés en tant que points en bloc lorsqu’il s’agit d’une décision de routine et(ou) que les documents fournis au conseil d’administration sont explicites et que peu de contenu supplémentaire est nécessaire sous forme de présentations ou de discussions au cours d’une réunion. Les points d’information peuvent également être inscrits à l’ordre du jour en tant que points en bloc si les mêmes critères sont remplis. Les points en bloc peuvent être regroupés et approuvés en une seule action, plutôt que par le dépôt de plusieurs motions.
    • Des points peuvent être déplacés de la résolution en bloc à l’ordre du jour normal du conseil d’administration à la demande de quiconque siégeant à ce dernier. Dans la mesure du possible, les demandes doivent être faites avant la réunion du conseil d’administration afin de s’assurer que les personnes appropriées sont présentes pour s’exprimer sur le sujet. Il est possible de faire la demande à l’ouverture de la réunion, moment auquel la personne présidente du conseil doit donner aux membres du conseil d’administration l’occasion d’en faire une. Tout point ainsi identifié sera inscrit à l’ordre du jour ordinaire et traité de la même manière que tout autre point d’information ou de décision.

    6. Réunions des comités du conseil d’administration

    Le rôle des comités du conseil d’administration est d’aider celui-ci à s’acquitter de ses responsabilités, et non de le supplanter, et de faciliter un examen approfondi des questions que le conseil d’administration ne pourrait raisonnablement examiner, compte tenu des nombreux points qu’il doit traiter à tout moment. Beaucoup des dispositions de la section 5 de la présente politique s’appliquent également aux comités du conseil, moyennant les modifications nécessaires. Toutes les exceptions notables où il existe des règles spécifiques aux comités du conseil d’administration sont décrites dans cette section.

    6.1 Fréquence des réunions

    • La fréquence des réunions tenues par un comité du conseil d’administration est déterminée par le comité en question et figure dans sa charte, sous réserve d’un minimum de trois réunions par année pour tous les comités.
    • Une réunion d’un comité du conseil peut être demandée par toute personne membre de ce comité après consultation des personnes présidentes du comité et du conseil. Toute demande ou question des membres du conseil d’administration nécessite un préavis de 24 heures.

    6.2 Vote et quorum

    Pour les comités du conseil d’administration, la majorité des membres du comité constitue un quorum pour la conduite des affaires aux réunions, et une décision de la majorité est la décision du comité du conseil d’administration.

    7. Évaluation du conseil d’administration

    • Chaque année, le conseil d’administration évalue son efficacité globale, l’efficacité de ses comités, et le rendement respectif de la personne présidente du conseil et de la personne présidente-directrice générale. L’évaluation vise à s’assurer que le conseil d’administration est organisé de manière efficace et que ses membres apportent un bon équilibre de compétences et d’expérience. En outre, elle donne au conseil d’administration l’occasion de cerner ses domaines d’intérêt/d’amélioration et ceux de ces comités.
    • De plus, le conseil d’administration évalue annuellement les compétences des personnes siégeant à sa table par rapport à celles requises pour favoriser la réalisation du plan stratégique pluriannuel de la WSIB. La personne présidente du conseil communique à la ou au Ministre les lacunes dans les compétences des membres du conseil d’administration afin de guider le processus de nomination de nouvelles personnes administratrices.

    8. Orientation et formation continue des membres du conseil d’administration

    La WSIB s’est engagée à veiller à ce que les nouvelles personnes membres du conseil d’administration reçoivent l’orientation appropriée. En reconnaissance de l’importance du perfectionnement continu, le conseil d’administration est également responsable du maintien d’un programme de formation continue consistant en des possibilités de formation et d’éducation visant à compléter les compétences de ses membres.

    9. Indemnisation des membres du conseil d’administration et des personnes conseillères externes

    • La WSIB indemnise une personne actuellement ou anciennement membre du conseil d’administration, dans la pleine mesure permise par la loi, contre toute responsabilité et contre les coûts, frais et dépenses, y compris tout montant versé pour régler une action ou satisfaire un jugement et qui est réellement et raisonnablement subi ou engagé par la personne membre lors de toute procédure ou action (y compris une procédure ou action civile, administrative ou pénale) commencée ou proposée contre cette personne du fait d’être ou d’avoir été membre du conseil d’administration de la WSIB, pourvu que la WSIB ait reçu promptement un avis écrit l’avisant d’une telle procédure ou action et ait la possibilité de participer à cette procédure ou action et de s’en défendre, si elle le veut.
    • L’indemnisation ne s’applique pas dans le cadre d’une réclamation, question ou affaire pour laquelle la personne membre du conseil d’administration
      • a agi de manière malhonnête ou de mauvaise foi sans considérer l’intérêt véritable de la WSIB,
      • a adopté une inconduite volontaire ou fait preuve d’une négligence grave, ou
      • n’avait pas de motifs raisonnables de croire que sa conduite était conforme à la loi, dans le cas d’une procédure ou action administrative ou pénale donnant lieu à une peine pécuniaire.
    • L’indemnisation s’applique aussi aux personnes héritières ou représentantes légales de la personne membre du conseil d’administration.
    • Les coûts, frais et dépenses réellement et raisonnablement subis ou engagés par la personne membre du conseil d’administration en vue de se défendre contre une action ou procédure sont payés par la WSIB, au moment où ils sont engagés, avant le verdict d’une telle action ou procédure, pourvu que cette personne s’engage d’abord auprès de la WSIB à rembourser un tel montant si l’on détermine finalement qu’elle n’a pas droit à l’indemnisation en vertu de la présente disposition.
    • Toutes les questions soulevées en ce qui concerne l’indemnisation seront réglées
      • par la personne présidente du conseil,
      • par les autres personnes administratrices non concernées l’affaire, si la personne présidente du conseil l’est, ou
      • par la personne chef des affaires juridiques, si toutes les personnes membres du conseil d’administration sont concernées par l’affaire.

    10. Aperçu de la haute direction de la WSIB

    10.1 Relations du conseil d’administration avec les personnes dirigeantes

    • La rémunération de toutes les personnes dirigeantes est déterminée par la personne présidente-directrice générale selon des fourchettes approuvées par le conseil d’administration sur la recommandation du comité de gouvernance et conformes aux exigences des dispositions législatives ou gouvernementales applicables.
    • Si une personne dirigeante n’est pas en mesure d’assumer ses responsabilités, la personne présidente-directrice générale peut déléguer provisoirement les pouvoirs de cette personne à toute autre personne membre de la direction ou du personnel de la WSIB. La personne présidente du conseil d’administration ou une personne à la présidence d’un comité peut inviter une personne dirigeante à participer aux réunions du conseil d’administration ou de ses comités.

    10.2 Relations du conseil d’administration avec l’équipe de la haute direction et le personnel de la WSIB

    • Aux termes de la LSPAAT, le conseil d’administration peut exercer tous les pouvoirs et toutes les fonctions de la WSIB, mais peut les déléguer par écrit à une personne siégeant à sa table, ou encore à toute personne membre de la direction ou du personnel de la WSIB. Bien que le conseil d’administration se réserve le pouvoir global en matière de supervision et d’administration, il a délégué l’administration et les activités quotidiennes à la personne présidente-directrice générale, à l’équipe de la haute direction et au personnel de la WSIB.
    • La personne présidente-directrice générale et son équipe de la haute direction surveillent et dirigent la gestion quotidienne de la WSIB, en vertu du pouvoir qui leur a été délégué par le conseil d’administration. Le conseil d’administration et la direction ont établi une vision ainsi que des valeurs clés qui les guident dans l’exercice du pouvoir qui leur a été délégué et la réalisation des initiatives organisationnelles.
    • La personne présidente-directrice générale sert de lien entre le conseil d’administration et la direction de la WSIB. Elle s’adresse au conseil d’administration au nom de la direction et du personnel de la WSIB.

    10.3 Équipe no 1

    • L’équipe no 1 se compose de la personne présidente-directrice générale et des chefs de chacun des groupes de la WSIB.
    • L’équipe no 1 examine et discute régulièrement l’orientation stratégique, les résultats opérationnels, les risques et les autres situations pouvant avoir un effet sur les objectifs stratégiques et les activités visant à remédier aux problèmes majeurs qui ont une incidence sur le rendement.
    • L’équipe no 1 examine et recommande toutes les soumissions au conseil d’administration et à ses comités émanant de la direction qui relève de la personne présidente-directrice générale.

    Documents connexes

    La Politique tient compte des lois et des documents suivants, selon le cas :

    La Politique tient compte des politiques générales suivantes de la WSIB, selon le cas :

    Annexe A : Nomination d’une personne conseillère externe au conseil d’administration ou à un de ses comités

    De temps à autre, il se peut qu’une personne conseillère externe soit nommée afin d’aider les comités du conseil d’administration à respecter ses objectifs et ses responsabilités.

    La personne présidente du conseil, de concert avec la personne présidente du comité, la personne présidente-directrice générale et la personne chef concernée, détermine si une personne conseillère externe est nécessaire pour compléter les compétences d’un comité.

    Voici la procédure de la nomination ou de la reconduite d’une personne conseillère externe :

    1. La personne présidente du conseil, en collaboration avec la personne présidente du comité, la personne présidente-directrice générale et la personne chef pertinente, établissent les compétences nécessaires pour combler une lacune.
    2. La personne présidente du conseil et la personne présidente du comité sélectionnent des personnes compétentes souhaitant agir en tant que personne conseillère externe auprès du comité du conseil d’administration.
    3. La personne présidente du conseil et la personne présidente du comité établissent une liste d’au moins trois personnes candidates potentielles.
    4. Un comité de sélection composé de la personne présidente du conseil, de la personne présidente du comité et de la personne à la tête du comité de gouvernance fait passer une entrevue aux personnes candidates et formule une recommandation quant aux personnes retenues.
    5. La personne présidente du conseil et la personne présidente du comité discutent des modalités d’une nomination potentielle avec la personne choisie, y compris la rémunération.
    6. Si la personne candidate accepte les modalités proposées par la personne présidente du conseil, cette dernière informe le Bureau de la personne secrétaire générale de la nomination en cours.
    7. Après approbation par les personnes présidentes du conseil et du comité, la personne présidente du conseil présente au conseil d’administration la motion d’approuver la nomination de la personne conseillère externe.

    Idéalement, les personnes conseillères externes sont nommées lorsque les chartes des comités sont examinées et recommandées au conseil d’administration. Toutefois, si le besoin d’une telle personne se présente en tout autre temps, les mêmes procédures doivent être suivies.

    Le besoin de personnes conseillères externes fera l’objet d’un examen annuel, en même temps que l’évaluation annuelle des compétences du conseil d’administration.