BANQUES DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Fichiers maîtres des travailleurs atteints de lésions reliées à l’amiante
| Titre | Fichiers maîtres des travailleurs atteints de lésions reliées à l’amiante |
|---|---|
| Type | Banque de renseignements personnels |
| Description | Dossiers dans le cadre desquels la Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail (WSIB) ou son représentant désigné intente au nom des travailleurs une action contre les fabricants faillis de produits contenant de l’amiante. Ces dossiers contiennent de la correspondance, des notes de service, des testaments, des communiqués, des rapports médicaux, des certificats de décès, des procurations, des calculs provisoires des excédents, des copies de documents faisant partie des dossiers d’indemnisation et des copies d’écran de WBS et d’ACES. |
| Division | Services juridiques |
| Autorité légale | Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail L.O. 1997, chap. 16, annexe A |
| Usages | Dossiers documentant des poursuites intentées pour recouvrer des sommes de sociétés faillies pour des dossiers reliés à l’amiante. |
| Usagers | Personnel des Services juridiques |
| Particuliers visés par la banque | Demandeurs |
| Conservation et suppression | Sur les lieux – Année civile en cours + 5 ans d’inactivité. Hors des lieux – indéfiniment |
Calculs des excédents reliés à l’amiante
| Titre | Calculs des excédents reliés à l’amiante |
|---|---|
| Type | Banque de renseignements personnels |
| Description | Reliures de référence contenant une copie des calculs des excédents qui ont été effectués lorsque des sommes ont été recouvrées à l’issue d’une poursuite en recours collectif contre des fabricants faillis de produits contenant de l’amiante. Ces reliures contiennent une copie des chèques reçus de sociétés de fiducie à l’intention des demandeurs applicables de même que les notes de service portant sur le calcul des excédents qui donnent le détail du déboursement de ces sommes. |
| Division | Services juridiques |
| Autorité légale | Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail L.O. 1997, chap. 16, annexe A |
| Usages | Répondre rapidement aux demandes de renseignements concernant la façon dont les sommes ont été déboursées aux fins de recouvrement dans le cadre d’audits ou de dossiers reliés à l’amiante. |
| Usagers | Personnel des Services juridiques |
| Particuliers visés par la banque | Demandeurs |
| Conservation et suppression | Sur les lieux – Année civile en cours + 5 ans d’inactivité. Hors des lieux – 25 ans Détruire |
Dossiers de litige civil
| Titre | Dossiers de litige civil |
|---|---|
| Type | Banque de renseignements personnels |
| Description | Dossiers ayant trait aux démarches entreprises par les membres du personnel des Services juridiques pour représenter le demandeur ou la WSIB dans un litige civil, y compris les appels. Ces dossiers peuvent comprendre des lettres adressées à d’autres avocats, des notes, des renseignements de base, des documents à l’appui, des documents de tribunaux, des rapports d’enquête, des documents de recherche, des transcriptions d’audiences, des décisions, des dossiers médicaux, des rapports d’expertise (médicale, technique, actuarielle, rapports d’évaluation professionnelle, rapports de réadaptation), des dossiers d’enquête du ministère du Travail, des copies des dossiers d’indemnisation de la WSIB, des relevés d’emploi-, des déclarations de revenus, des notes et des déboursements. Ces dossiers comprennent ce qui suit : Recouvrement de la dette du travailleur ou de l’employeur : Il s’agit de cas où la WSIB poursuit le recouvrement d’une dette impayée auprès du travailleur ou de l’employeur. Lésion corporelle et subrogation : Il s’agit de cas où la WSIB présente une réclamation en dommages-intérêts contre un tiers qui pourrait être en tort concernant la lésion du travailleur. Travail de défense dans une action civile : Il s’agit de cas où la WSIB se défend dans une action civile intentée contre elle par une partie externe. Demandes de contrôle judiciaire : Il s’agit de cas où la WSIB répond à une demande déposée au tribunal contre elle par une partie externe. |
| Division | Services juridiques |
| Autorité légale | Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail L.O. 1997, chap. 16, annexe A |
| Usages | Des registres sont utilisés pour aider à la gestion d’un litige civil. |
| Usagers | Personnel des Services juridiques |
| Particuliers visés par la banque | Demandeurs et autres tiers |
| Conservation et suppression | Sur les lieux – Année civile en cours + 1 an (après que le dossier est fermé ou que le cas est résolu) Hors des lieux – 29 ans Détruire |
Dossiers de saisie-arrêt
| Titre | Dossiers de saisie-arrêt |
|---|---|
| Type | Banque de renseignements personnels |
| Description | Dossiers de travail ayant trait à une saisie-arrêt des prestations d’un travailleur pour respecter des ordonnances du tribunal ou du gouvernement conformément aux dispositions précisées aux articles 64 et 65 de la Loi sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail. Ces registres comprennent des lettres, des courriels, des documents protégés par le secret professionnel de l’avocat, des ordonnances du tribunal et des renseignements sur les paiements. Dès que le dossier de travail cesse d’être actif (un an après la fin de la saisie-arrêt), les documents essentiels (ordonnances du tribunal, documents protégés par le secret professionnel de l’avocat) sont versés aux dossiers d’indemnisation papier pour les demandes de prestations d’avant 1990 ou balayés et numérisés dans la section « Aucun accès » pour les demandes d’après 1990. Les autres documents faisant partie des dossiers de travail sont entreposés hors des lieux. |
| Division | Services juridiques |
| Autorité légale | Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail L.O. 1997, chap. 16, annexe A, articles 64 et 65. |
| Usages | Documenter l’historique de la saisie-arrêt faite par la WSIB pour se conformer aux ordonnances du tribunal et aux demandes des organismes gouvernementaux conformément aux articles 64 et 65 de la Loi sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail. |
| Usagers | Administrateurs des saisies-arrêts de la WSIB |
| Particuliers visés par la banque | Travailleurs blessés faisant l’objet d’une saisie-arrêt par l’ARC, le DRHC ou le BOF. |
| Conservation et suppression | Sur les lieux – Année civile en cours + 1 an (après la fin de la saisie-arrêt) Détruire |
Audiences devant les tribunaux administratifs
| Titre | Audiences devant les tribunaux administratifs |
|---|---|
| Type | Banque de renseignements personnels |
| Description | Dossiers documentant des griefs et des licenciements d’employés de la WSIB, des plaintes relatives aux droits de la personne, des contestations de dossiers d’indemnisation de la part d’employés de la WSIB, des processus d’arbitrage, etc. portés devant divers tribunaux administratifs. Ces dossiers contiennent les documents reliés aux griefs, les lettres, les notes, les notes de service, les avis juridiques, les courriels, les décisions rendues dans les dossiers et le procès-verbal des règlements. |
| Division | Services juridiques |
| Autorité légale | Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail L.O. 1997, chap. 16, annexe A |
| Usages | Les registres servent à documenter les actions en justice intentées relativement aux lois et aux règlements et à garder les comptes rendus des délibérations devant les cours et les tribunaux. |
| Usagers | Personnel des Services juridiques |
| Particuliers visés par la banque | Employés actuels et anciens de la WSIB |
| Conservation et suppression | Sur les lieux – 6 mois (après la fermeture du dossier) Hors des lieux – 20,5 ans Détruire |
Dossiers d’indemnisation interterritoriaux
| Titre | Dossiers d’indemnisation interterritoriaux |
|---|---|
| Type | Banque de renseignements personnels |
| Description | Dossiers d’indemnisation des travailleurs ayant subi des lésions dans d’autres provinces. Les renseignements comportent des avis de lésion du travailleur et de l’employeur, des rapports médicaux, des renseignements sur les paiements et des lettres, des certificats de décès. Ces renseignements comprennent ce qui suit : le nom du travailleur, son adresse, son numéro d’assurance sociale; le numéro de son dossier d’indemnisation; la lésion ou la maladie; le nom et l’adresse de l’employeur et le numéro de l’entreprise; les observations; les tests et les évaluations; les renseignements médicaux et les renseignements sur la demande de prestations, les renseignements sur l’emploi et les gains; les résultats d’enquête; les lettres; la langue de préférence; les renseignements sur le salaire et le versement de prestations; les renseignements socio-économiques; l’information; les renseignements sur le retour au travail; et les renseignements provenant des représentants. |
| Division | Services juridiques |
| Autorité légale | Entente interterritoriale et Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail, L.O. 1997, chap. 16, annexe A |
| Usages | Évaluer et administrer les versements interterritoriaux reliés aux demandes de prestations des travailleurs; répondre aux demandes de renseignements concernant l’admissibilité; fournir à la direction les données concernant la prestation des programmes; et fournir les renseignements sur les accidents et les coûts pour déterminer les rapports d’évaluation de l’employeur. |
| Usagers | Les analystes juridiques, les analystes des politiques et le personnel de soutien de la WSIB, le Tribunal de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail et les autres commissions des accidents du travail du Canada. |
| Particuliers visés par la banque | Les travailleurs blessés ou leurs personnes à charge, les employeurs et les tiers des autres provinces et territoires du Canada. |
| Conservation et suppression | Sur les lieux – Indéfiniment |
Avis et conseils juridiques
| Titre | Avis et conseils juridiques |
|---|---|
| Type | Banque de renseignements personnels |
| Description | Les avis juridiques sont des dossiers qui documentent des conseils, des commentaires et des opinions exprimés par des avocats internes ou externes, concernant des préoccupations et des questions juridiques, des politiques et des pratiques dans la mesure où ils sont liés aux obligations et aux droits légaux de la WSIB, à ses programmes et ses fonctions, et à ses clients ou ont un effet sur ceux-ci. |
| Division | Services juridiques |
| Autorité légale | Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail L.O. 1997, chap. 16, annexe A, et Loi de 1990 sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, L.R.O. 1990, chap. F.31 |
| Usages | Fournir des opinions et des avis juridiques, répondre aux demandes de renseignements, se conformer aux obligations professionnelles des avocats et tenir un registre pour référence et recherche futures. |
| Usagers | Personnel des Services juridiques |
| Particuliers visés par la banque | Demandeurs et employés de la WSIB |
| Conservation et suppression | Sur les lieux – 40 ans (après que l’avis a été donné, ou plus tôt à la discrétion d’un avocat des Services juridiques) . Hors des lieux – 10 ans Détruire |
Formulaires de cession des prestations d’assurance-automobile – Article 31
| Titre | Formulaires de cession des prestations d’assurance-automobile – Article 31 |
|---|---|
| Type | Banque de renseignements personnels |
| Description | Les compagnies d’assurance présentent des formulaires de cession des prestations d’assurance-automobile (environ 400 par année) à la WSIB pour indiquer qu’elles ont versé des prestations à un travailleur dont la demande d’indemnité pour un accident d’automobile pourrait potentiellement être désignée comme un dossier de la WSIB. Si la demande est réputée être un dossier de la WSIB, la WSIB convient de rembourser certains types de prestations à la compagnie d’assurance. Les formulaires de cession des prestations d’assurance-automobile qui se voient attribuer un numéro de dossier de la WSIB sont indexés et balayés, et les formulaires papier sont détruits après le balayage. Si aucun dossier de la WSIB n’est établi, le formulaire de cession des prestations de l’assurance-automobile (document sans numéro de dossier aux termes de l’article 31 de la Loi sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail) est gardé pendant la période de conservation prescrite et est ensuite détruit conformément à l’horaire de conservation des dossiers prescrit. |
| Division | Services juridiques |
| Autorité légale | Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail L.O. 1997, chap. 16, annexe A |
| Usages | Confirmation de l’entente entre le travailleur, son assureur automobile et la WSIB qui prévoit le réacheminement des prestations à l’assureur automobile à titre de remboursement total ou partiel si la demande de prestations à la WSIB est par la suite acceptée dans le contexte d’un accident d’automobile. |
| Usagers | Personnel des Services juridiques |
| Particuliers visés par la banque | Demandeurs, tiers |
| Conservation et suppression | Sur les lieux – Année civile en cours + 3 ans Hors des lieux – 4 ans Détruire |
Citations à comparaître et mises en demeure
| Titre | Citations à comparaître et mises en demeure |
|---|---|
| Type | Banque de renseignements personnels |
| Description | La WSIB reçoit des citations à comparaître et des mises en demeure la sollicitant de comparaître devant la cour ou de produire des renseignements sur des dossiers. Les Services juridiques déterminent s’il faut donner suite à la citation à comparaître ou la mise en demeure. Les documents comprennent les dossiers des motions et la correspondance. |
| Division | Services juridiques |
| Autorité légale | Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail L.O. 1997, chap. 16, annexe A |
| Usages | Produire des dossiers ou voir à ce que le personnel de la WSIB comparaisse devant la cour. Porte habituellement sur des questions reliées aux renseignements sur le dossier d’indemnisation. |
| Usagers | Personnel des Services juridiques |
| Particuliers visés par la banque | Demandeurs et autres tiers |
| Conservation et suppression | Sur les lieux – Année civile en cours + 2 ans Détruire |
Transfert des coûts liés aux dossiers
| Titre | Transfert des coûts liés aux dossiers |
|---|---|
| Type | Banque de renseignements personnels |
| Description | Registres reliés au transfert des coûts liés aux dossiers contenant la totalité des documents suivants ou certains d’entre eux : lettres adressées aux employeurs concernant le transfert des coûts d’indemnisation et lettres provenant des employeurs à ce sujet; une copie de l’Avis de lésion ou de maladie (employeur); une copie des rapports de police concernant les accidents; une copie des rapports de médecins; une copie de la déclaration de l’employé; l’Avis de lésion ou de maladie (travailleur); les sommaires d’enquêtes; et les notes de service. Il y a « transfert des coûts » aux termes de l’article 84 de la Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail lorsqu’un travailleur subit une lésion dans le cours de son emploi. On détermine quel employeur de l’annexe 1 devrait assumer les coûts de l’accident. |
| Division | Services juridiques |
| Autorité légale | Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail L.O. 1997, chap. 16, annexe A, art. 84. |
| Usages | Documenter le transfert des coûts d’une demande de prestations conformément aux dispositions prévues à l’article 84 de la Loi sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail. |
| Usagers | Experts en transfert des coûts, administrateurs de transfert des coûts, conseillers juridiques, Direction des appels et TASPAAT. |
| Particuliers visés par la banque | Employeurs et demandeurs |
| Conservation et suppression | Sur les lieux – 6 mois (après la fermeture du dossier ou le jour où la décision finale est rendue) Hors des lieux – 10 ans Détruire |
Observations du TASPAAT – Dossiers de référence
| Titre | Observations du TASPAAT – Dossiers de référence |
|---|---|
| Type | Banque de renseignements personnels |
| Description | Des observations du TASPAAT sont fournies au tribunal pour aider à clarifier les questions ou à fournir des renseignements de façon à ce qu’une décision soit rendue au sujet des questions en litige. Ces observations (reliées à l’employeur ou au travailleur) ont des applications plus larges (p.ex., l’interprétation d’un article de la Loi). |
| Division | Services juridiques |
| Autorité légale | Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail L.O. 1997, chap. 16, annexe A |
| Usages | Aux fins de référence afin d’assurer la cohérence dans le traitement des questions. |
| Usagers | Personnel des Services juridiques |
| Particuliers visés par la banque | Demandeurs |
| Conservation et suppression | Sur les lieux – 2 ans d’inactivité. Hors des lieux – 48 ans Détruire |
Dossiers de travail du TASPAAT
| Titre | Dossiers de travail du TASPAAT |
|---|---|
| Type | Banque de renseignements personnels |
| Description | Les dossiers de travail du TASPAAT contiennent divers documents dont des renseignements reliés aux politiques qui ont été fournis au TASPAAT aux fins de référence concernant des questions en litige; des réponses écrites faisant suite aux demandes de renseignements du TASPAAT; et les décisions rendues par le TASPAAT sont transmises au secteur opérationnel applicable pour qu’elles soient mises en œuvre. |
| Division | Services juridiques |
| Autorité légale | Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail L.O. 1997, chap. 16, annexe A |
| Usages | Les observations du TASPAAT et les politiques sont fournies au tribunal pour aider à clarifier les questions ou à fournir des renseignements de façon à ce qu’une décision soit rendue au sujet du litige. |
| Usagers | Personnel des Services juridiques |
| Particuliers visés par la banque | Demandeurs |
| Conservation et suppression | Sur les lieux – Année civile en cours + 1 an (après que la décision du TASPAAT a été rendue) Hors des lieux – 1 an Détruire |