Politique
Aux termes de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée (LAIPVP), tous les renseignements versés au dossier d’indemnisation sont considérés comme des renseignements personnels et peuvent être divulgués dans des circonstances limitées, conformément aux diverses exceptions énoncées dans la LAIPVP. Ces exceptions permettent la divulgation des renseignements personnels aux fournisseurs de soins de santé, aux fournisseurs de services de retour au travail (RT) et aux établissements de recherche (collectivement, les « fournisseurs de services de la Commission » aux fins de la présente politique), lorsque
- le consentement de la personne concernée par les renseignements a été obtenu;
- cette divulgation est conforme aux fins pour lesquelles les renseignements ont été recueillis, et
- la divulgation est adressée à un établissement de recherche par suite d’une demande écrite officielle d’accès à l’information.
Si la divulgation de renseignements personnels est permise, l’employé responsable à la Commission prend des mesures pour limiter la divulgation aux renseignements nécessaires, conformément aux dispositions de la LAIPVP et de la Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail (la Loi).
But
La présente politique a pour but d'énoncer quels renseignements versés au dossier d’indemnisation peuvent être divulgués par la Commission à ses fournisseurs de services.
Il convient de lire la présente politique conjointement avec le document 21-02-01, Divulgation des renseignements versés au dossier d’indemnisation - Généralités.
Définitions
Aux fins de la présente politique, les fournisseurs de soins de santé comprennent, mais sans s’y limiter :
- les praticiens de la santé traitants;
- les centres d’évaluation régionaux (CÉR);
- les cliniques communautaires;
- les cliniques spécialisées;
- les physiothérapeutes;
- les ergothérapeutes;
- les psychiatres et psychologues; et
- les médecins effectuant les évaluations de la perte non financière (PNF).
Par fournisseur de services de RT, on entend une personne, un groupe de personnes ou une entreprise qui fournit une gamme de services de RT qui comprennent, mais sans s’y limiter :
- les évaluations professionnelles et fonctionnelles;
- les services de placement et de rétention; et
- les services d’éducation et de formation.
Pour plus de renseignements sur les services de RT, voir le document 19-02-10, Évaluations et programmes de retour au travail.
Par établissement de recherche, on entend une personne, un groupe de personnes ou une entreprise qui effectue des recherches dans les domaines de la santé et la sécurité au travail et de l’assurance contre les accidents du travail, mène des sondages sur la satisfaction et organise des groupes de discussion. En général, ces établissements de recherche sont constitués en société à but non lucratif et supervisés par un comité d’éthique de la recherche. L’Institut de recherche sur le travail et la santé en est un exemple.
Divulgation des renseignements dans le dossier d'indemnisation - affaires régulières de la Commission
Les exceptions pertinentes contenues dans la LAIPVP qui permettent à la Commission de divulguer des renseignements personnels contenus dans les dossiers d’indemnisation aux fournisseurs de services de la Commission durant la conduite des affaires quotidiennes sont résumées ci-dessous.
Consentement
La divulgation aux fournisseurs de services de la Commission est permise si la personne que les renseignements concernent y consent. Lorsque l’employé responsable à la Commission reçoit le consentement, il doit s'assurer qu'il est :
- valide, c.-à-d. réellement fourni par ou pour le compte du particulier et
- fourni verbalement ou par écrit.
Aucun consentement requis
Fins de la collecte de renseignements et fins compatibles
La LAIPVP prévoit une exception particulière pour divulguer aux employeurs des renseignements personnels obtenus indirectement (d’une personne autre que le travailleur), lorsque ces renseignements sont divulgués en vue de ce qui suit :
- aux fins pour lesquelles ils ont été obtenus ou
- à une fin compatible avec (raisonnablement compatible avec) cette fin.
Lorsque les renseignements personnels sont obtenus directement du travailleur, leur divulgation est généralement permise dans les cas suivants :
- aux fins pour lesquelles ils ont été obtenus; ou
- à des fins compatibles; et
- le travailleur peut raisonnablement s’attendre à une telle divulgation.
Pour plus de précisions sur la collecte, la fin compatible et les attentes raisonnables des travailleurs, voir le document 21-02-01, Divulgation des renseignements versés au dossier d’indemnisation - Généralités.
Divulgation aux fournisseurs de services de RT
La divulgation à un fournisseur de services de RT aux fins de la collecte ou à des fins compatibles est notamment appropriée lorsque les renseignements personnels sont divulgués au fournisseur de services de RT afin de lui permettre d’effectuer une évaluation professionnelle ou fonctionnelle ou de mener à bien un programme de RT. Les renseignements personnels divulgués dans de telles circonstances comprendraient normalement les renseignements sur le travailleur suivants :
- le nom, l’adresse, le numéro de téléphone et la date de naissance;
- les renseignements sur ses capacités fonctionnelles;
- la description de l’emploi d’avant la lésion; et
- les renseignements salariaux d’avant la lésion.
Divulgation aux fournisseurs de soins de santé
La divulgation appropriée aux fournisseurs de soins de santé aux fins de la collecte ou à des fins compatibles comprend les renseignements personnels divulgués à
- un médecin qui effectue des évaluations de la PNF afin de lui permettre d’effectuer une telle évaluation; ou
- un centre d’évaluation régional (CÉR) afin de lui permettre d’effectuer une évaluation clinique et de fournir à la Commission des recommandations pour l’aider à planifier les interventions appropriées en matière de soins de santé et faciliter la réintégration au travail du travailleur.
La quantité de renseignements qui devrait être divulguée dans un cas donné dépend surtout de la personne ou de l’organisme qui les reçoit et des fins pour lesquelles ils sont divulgués. Par exemple, la divulgation à un fournisseur de soins de santé traitant peut comprendre tous les rapports de soins de santé, tandis que la divulgation à un médecin qui effectue des évaluations de la PNF comprendrait uniquement les parties pertinentes des renseignements sur les soins de santé.
Divulgation par les fournisseurs de services de RT
Toutes les ententes contractuelles conclues entre la Commission et les fournisseurs de services de RT contiennent des dispositions exigeant que tous les fournisseurs de services de RT :
- respectent la confidentialité de tous les renseignements qu’ils reçoivent qui sont liés à la demande de prestations d’un travailleur; et
- divulguent les renseignements personnels d’un travailleur seulement aux personnes qui doivent y avoir accès pour remplir les obligations du fournisseur de services et qui ont consenti à se conformer aux exigences de protection des renseignements personnels dans l’entente conclue entre la Commission et le fournisseur de services de transition professionnelle.
La Commission, le travailleur et l’employeur (lorsqu’il participe) reçoivent une copie des documents d’évaluation de RT.
Si un fournisseur de services de RT reçoit une demande de renseignements concernant un travailleur provenant de toute autre personne, la demande doit être adressée à la Commission. La Commission divulgue ou non les renseignements selon la provenance de la demande et la raison pour laquelle les renseignements sont demandés.
Divulgation par les fournisseurs de soins de santé
Les fournisseurs de soins de santé qui fournissent des rapports à la Commission doivent suivre les règles de divulgation qui s’appliquent à eux. Si un travailleur demande une copie des rapports le concernant directement à un fournisseur de soins de santé, dans la plupart des cas, les règles de divulgation permettent à la personne ou à l’organisme de divulguer ses rapports au travailleur sur demande de celui-ci.
Divulgation aux établissements de recherche - demandes officielles d’accès à l’information
Les établissements qui demandent des renseignements personnels à des fins de recherche doivent présenter une demande officielle d’accès à l’information à la Commission aux termes de la LAIPVP. Toutes ces demandes doivent être faites par écrit et adressées au Bureau de la protection de la vie privée de la Commission.
Avant de divulguer un renseignement personnel à un établissement de recherche, le Bureau de la protection de la vie privée de la Commission s’assure de ce qui suit :
- le projet de recherche a été soumis au comité de l’éthique;
- le chercheur n’utilisera pas les renseignements personnels à aucune autre fin que celle de la recherche en question;
- le chercheur garde les renseignements dans un lieu sûr dont l’accès est donné à des personnes autorisées seulement;
- le chercheur détruira tous les renseignements personnels à une date déterminée;
- le chercheur ne communiquera avec aucune personne que les renseignements personnels concernent, directement ou indirectement, sans le consentement écrit préalable de la Commission;
- le chercheur s’assurera qu’en l’absence d’un consentement écrit de la Commission, aucun renseignement personnel ne sera utilisé ni divulgué d’une façon où la personne que ces renseignements concernent puisse être identifiée; et
- le chercheur fournira au Bureau de la protection de la vie privée de la Commission une copie de l’étude avant sa publication.
Entrée en vigueur
La présente politique s’applique à toutes les décisions concernant la divulgation des renseignements versés au dossier d’indemnisation, rendues le 1er mars 2021 ou après cette date, pour tous les accidents.
Historique du document
Le présent document remplace le document 21-02-06 daté du 15 février 2013..
Le présent document a été publié antérieurement en tant que :
document 21-02-06 daté du 14 octobre 2009;
document 21-02-06 daté du 20 février 2006;
document 21-02-06 daté du 3 janvier 2006;
document 21-02-05 daté du 12 octobre 2004.
Références
Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail, telle qu’elle a été modifiée.
Paragraphes 181 (1) et (2)
Loi sur les accidents du travail, L.R.O. 1990, telle qu’elle a été modifiée
Article 114
Procès-verbal
de la Commission
No 54, le 24 mars 2021, page 592