Divulgation des renseignements versés au dossier d’indemnisation aux employeurs (aucune question en litige)

Politique

Aux termes de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP), tous les renseignements versés au dossier d’indemnisation sont considérés comme des renseignements personnels et peuvent être divulgués dans des circonstances limitées, conformément aux diverses exceptions énoncées dans la LAIPVP. Aux termes de la Loi sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail (la Loi), les employeurs ont des obligations et des droits correspondants, pour contrôler et participer raisonnablement au processus d’indemnisation de la Commission. Par conséquent, la Commission est tenue de s’assurer que toutes les divulgations de renseignements personnels aux employeurs, sans exception, sont conformes aux dispositions de la LAIPVP.

Lorsqu’une exception particulière de la LAIPVP permet la divulgation d’un renseignement personnel versé au dossier d’indemnisation, il peut généralement être divulgué aux employeurs verbalement, dans les lettres sur la situation d’un dossier ou dans les lettres de décision du dossier. En l’absence de question en litige soulevée officiellement ou d’une autorité législative précise, les employeurs ne sont généralement pas admissibles à recevoir une copie des documents versés au dossier d’indemnisation.

Si la divulgation de renseignements personnels est permise, l’employé responsable à la Commission prend des mesures pour limiter la divulgation aux renseignements nécessaires pour répondre aux dispositions de la LAIPVP et de la Loi.

But

La présente politique a pour but de décrire et d’expliquer l’autorité législative qui autorise la Commission à divulguer aux employeurs les renseignements versés au dossier d’indemnisation en l’absence de question en litige.

Directives

Il convient de lire la présente politique conjointement avec les documents 21-02-01, Divulgation des renseignements versés au dossier d’indemnisation - Généralités, et 21-02-02, Divulgation des renseignements versés au dossier d’indemnisation (question en litige).

Employeur

Aux fins de la présente politique, le terme « employeur » inclut :

les employeurs réputés;
les employeurs successeurs;
les employeurs associés;
les employeurs concernés par un transfert de l’expérience;
les employeurs concernés par un transfert des coûts;
les employeurs offrant un placement aux fins du retour au travail (RT);
les employeurs autres que l’employeur au moment de l’accident aux fins du RT; et
les employeurs simultanés autres que l’employeur au moment de l’accident.

Pour des précisions sur les employeurs réputés, voir le document 12-01-01, Qui est un employeur?

Si vous avez besoin d’aide pour déterminer qui est un employeur successeur, veuillez communiquer avec les Services juridiques de la Commission.

Des règles spéciales s’appliquent à la divulgation des renseignements du dossier d’indemnisation aux employeurs concernés par un transfert des coûts, aux employeurs associés, aux employeurs concernés par un transfert de l’expérience, aux employeurs offrant un placement aux fins du RT et aux employeurs simultanés autres que l’employeur au moment de l’accident. Pour plus de précisions, voir la rubrique « Cas particuliers » ci-dessous.

Références aux travailleurs ou employeurs

Toute mention de travailleurs et(ou) d’employeurs s’entend également des représentants autorisés du travailleur ou de l’employeur ou, si le travailleur est décédé, des représentants personnels autorisés. Pour savoir qui est un représentant autorisé, voir le document 21-02-04, Divulgation des renseignements versés au dossier d’indemnisation aux représentants des travailleurs ou des employeurs.

Documents du dossier non fournis

Les employeurs qui ont le droit d’obtenir des renseignements personnels aux termes de la présente politique peuvent être informés verbalement ou par écrit de la situation d’un dossier. Ils peuvent aussi recevoir des copies de lettres de décisions. Ils n’ont généralement pas le droit d’obtenir une copie des documents qui sont versés au dossier d’indemnisation.

À titre exceptionnel, la Commission peut fournir des copies de documents versés au dossier d’indemnisation, notamment lorsque :

un travailleur n’a pas fourni à l’employeur les documents qu’il a l’obligation de fournir, p. ex., le formulaire 6 – Avis de lésion ou maladie (travailleur);
un professionnel de la santé traitant n’a pas fourni à l’employeur une copie du formulaire Détermination des capacités fonctionnelles pour la planification d’un retour au travail rapide et sécuritaire;
un employeur demande une copie des documents qu’il a fournis à la Commission, p. ex. le formulaire 7 – Avis de lésion ou de maladie (employeur);
la Commission doit fournir la documentation sur le RT à l’employeur que le travailleur avait au moment de la lésion ou aux employeurs offrant le placement aux fins du RT. Cette documentation peut comprendre les documents sur les compétences polyvalentes, les évaluations de RT et(ou) les programmes de RT.

Divulgation aux termes de la LAIPVP

Les exceptions pertinentes prévues par la LAIPVP qui permettent de divulguer aux employeurs des renseignements versés au dossier d’indemnisation peuvent être résumées de la façon suivante :

Consentement

La divulgation est permise si la personne que les renseignements concernent y consent.

Aucun consentement requis

Loi fédérale ou provinciale

La Commission n’a pas besoin du consentement du travailleur pour divulguer des renseignements personnels aux employeurs, lorsque ladite divulgation vise à se conformer aux lois fédérales ou provinciales, y compris à la Loi.

Par exemple, des dispositions particulières de la Loi exigent de la Commission qu’elle fournisse une copie des lettres de décision aux employeurs.

Fins de la collecte de renseignements et fins compatibles

La LAIPVP prévoit une exception particulière pour divulguer aux employeurs des renseignements personnels obtenus indirectement (p. ex. : d’une personne autre que le travailleur) aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou à des fins compatibles.

Lorsque les renseignements peronnels sont obtenus directement du travailleur, leur divulgation aux employeurs est généralement permise dans les cas suivants :

aux fins pour lesquelles ils ont été obtenus; ou
à des fins compatibles; et
le travailleur peut raisonnablement s’attendre à une telle divulgation.

Dans chacun des cas, si la Commission se conforme à une exception expresse de la LAIPVP, elle ne demande pas le consentement du travailleur pour divulguer les renseignements personnels à l’employeur.

Pour plus de précisions sur la collecte, la fin compatible et les attentes raisonnables des travailleurs, voir le document 21-02-01, Divulgation des renseignements versés au dossier d’indemnisation - Généralités.

Exemples de divulgation

Voici des exemples de catégories précises de renseignements versés au dossier d’indemnisation qu’on peut généralement divulguer à l’employeur sans consentement et des exemples de renseignements qu’on ne peut généralement pas divulguer. Ces deux listes ne fournissent toutefois que des lignes directrices d’ordre général et leur application particulière dépend des faits et circonstances de chaque dossier d’indemnisation. Dans tous les cas, il convient de se conformer aux dispositions de la LAIPVP décrites ci-dessus.

Si les circonstances spéciales du cas, la nature particulièrement délicate du renseignement ou des préoccupations relatives à la santé et sécurité d’un particulier mettent en doute la pertinence de la divulgation de renseignements particuliers, il convient de consulter le Bureau de la protection de la vie privée de la Commission avant de divulguer tous renseignements figurant sur l’une ou l’autre des listes..

La divulgation est généralement permise

Admissibilité à des prestations et des services

Renseignements que l’employeur possède déjà, tels que le numéro de dossier d’indemnisation, les renseignements figurant sur le formulaire 7 ou le numéro d’assurance sociale (NAS).
La description de l’accident ou la maladie, c.-à-d. la date et le lieu de l’incident, les facteurs ayant déclenché l’événement, le contenu des déclarations des travailleurs, employeurs et témoins.
Le diagnostic de la lésion ou maladie.
Le nom des fournisseurs de soins de santé, c.-à-d. les hôpitaux, les médecins ou les cliniques.
Les motifs de la décision d’accorder des prestations ou services ou de les refuser.
Les résultats ou conclusions de l’enquête de la Commission, p. ex., un dossier transmis pour fins d’enquête en raison d’un retard considérable entre le moment où l’accident relié au travail a eu lieu et celui où le travailleur l’a déclaré à l’employeur et a obtenu les soins médicaux initiaux.

Gestion continue d’un dossier d’indemnisation

Diagnostic d’une nouvelle lésion ou récidive.
Confirmation de la participation d’un type précis de fournisseur de soins de santé, p. ex., un physiothérapeute ou un spécialiste en orthopédie.
Type général de traitement, p. ex., physiothérapie, chirurgie ou chiropractie.
Date et type d’épreuves diagnostiques pertinentes de l’état relié au travail.
Fréquence et(ou) durée du traitement.
Si le travailleur collabore au traitement.
Rendez-vous ou orientation pour lesquels la Commission a pris des dispositions, p. ex., centre d’évaluation régional ou programme d’une clinique spécialisée.
Pronostic général, p. ex., prévoit-on le rétablissement complet?
Limitations physiques et restrictions cliniques (capacités fonctionnelles).
Importance et pourcentage de l’invalidité permanente (IP) ou de la déficience permanente (DP).
Confirmation ou dénégation que le travailleur demande des prestations pour une lésion ou maladie particulière.

Renseignements sur les paiements et les comptes

Type de prestations, c.-à-d. totales ou partielles.
Historique des paiements, c.-à-d. dates des premier et dernier versements.
En cas de création d’une dette reliée à l’indemnisation, période à laquelle elle se rapporte.
Renseignements sur les arriérés (date et explications) si le travailleur n’a pas rempli son obligation de rembourser la dette reliée à l’indemnisation.
Raison d’imputer le paiement des soins de santé au compte et catégorie des soins reliés au paiement : physiothérapie, ordonnances, orthèses, etc.

Renseignements sur le retour au travail (RT)

État de santé général du travailleur relativement à sa collaboration aux activités de RT.
Si le travailleur collabore à tous les aspects des activités de RT.
Type général du programme de RT entrepris, y compris les délais prescrits et les noms d’établissements particuliers (le cas échéant).
Les renseignements sur l’évaluation ou le programme de RT qui aideraient l’employeur à fournir un emploi approprié, ou à comprendre comment les coûts du RT ont été calculés.
Date prévue pour la fin du programme de RT.
Si le travailleur a été orienté en vue de services de counselling.

Répartition des coûts et renseignements sur le FGTR

Confirmation ou dénégation d’une exposition au cours d’un emploi précédent (répartition des coûts).
Confirmation ou dénégation d’un état pathologique préexistant (si cet état peut avoir une incidence sur l’admissibilité dans le cadre du dossier [voir REMARQUE ci-dessous]).

REMARQUE

Lorsque la Commission détermine qu’un état préexistant peut avoir prolongé ou causé une lésion reliée au travail, on peut informer l’employeur que le travailleur avait au moment de l’accident qu’il existe des preuves de cet état préexistant, sans toutefois lui indiquer quel est cet état ou lui fournir des précisions. Pour plus de renseignements sur l’incidence des troubles préexistants sur les demandes de prestations, voir le document 14-05-03, Fonds de garantie pour travailleurs réintégrés, le document 15-02-03, Troubles préexistants, et le document 15-02-04, En raison d’une aggravation.

La divulgation n’est généralement pas permise

Voici des exemples de renseignements versés aux dossiers d’indemnisation qui ne peuvent généralement pas être divulgués aux employeurs. Il n’y a qu’une seule exception : lorsque ces renseignements sont nécessaires pour appuyer et expliquer une décision rendue dans une lettre de décision de la Commission.

Admissibilité à des prestations et des services

Constatations cliniques précises concernant la lésion ou maladie reliée au travail, p. ex., les signes, symptômes, résultats des tests, radiographies, tomodensitogrammes, etc.
Détails des soins d’urgence, le cas échéant.

Gestion continue d’un dossier d’indemnisation

Détails du traitement : noms des médicaments prescrits, précisions sur l’intervention chirurgicale, etc.
Détails précis sur les troubles reliés au travail qui existaient avant l’accident y compris le diagnostic, les constatations cliniques précises (telles que les signes et symptômes) et la nature du traitement.
Détails précis sur les troubles non reliés au travail (antérieurs ou postérieurs à l’accident) y compris le diagnostic, les constatations cliniques précises (telles que les signes et symptômes) et la nature du traitement.
Détails précis sur la non-collaboration du travailleur en matière de soins de santé.
Détails précis sur le manque de collaboration du travailleur en matière d’activités de RT (lorsque cette non-collaboration est attribuable à des circonstances non reliées au travail), p. ex. diagnostic du trouble non relié au travail.
Détails précis des raisons pour lesquelles la Commission a orienté un travailleur vers un spécialiste ou l’a envoyé à une consultation de la Commission.
Constatations physiques faites au cours de l’évaluation de l’invalidité permanente.
Renseignements précis sur les antécédents professionnels du travailleur, tels que le nom des employeurs précédents, sauf si les renseignements sont pertinents pour une enquête visant la répartition des coûts.
Précisions sur l’orientation du travailleur en counselling social ou psychologique.

Informations de paiement

Renseignements sur la cession ou la saisie-arrêt des prestations de la Commission ou sur les versements réacheminés (voir REMARQUE ci-dessous).
Dates des prestations d’aide sociale ou d’assurance-emploi reçues, le cas échéant (voir REMARQUE ci-dessous).

Répartition des coûts et renseignements sur le FGTR

Confirmation ou dénégation d’une exposition au cours d’un emploi précédent (répartition des coûts).
Détails précis, y compris le diagnostic, les constatations cliniques précises et la nature du traitement concernant un état pathologique préexistant relié ou non relié au travail.

REMARQUE

Les renseignements sur le paiement sont généralement placés dans la section « aucun accès » du dossier d’indemnisation. Les employeurs n’ont généralement pas droit de recevoir des renseignements classés dans cette section du dossier d’indemnisation. Il n’y a qu’une seule exception : lorsque ces renseignements sont nécessaires pour une lettre de décision de la Commission. Pour plus de précisions sur des renseignements d’une autre nature, y compris sur la partie du dossier « aucun accès », voir la rubrique « Détermination de la pertinence » dans le document 21-02-02, Divulgation des renseignements versés au dossier d’indemnisation (question en litige).

L’employeur ne peut divulguer les renseignements sur les soins de santé

Aux termes des paragraphes 59 (6) et 181 (3) de la Loi, il est interdit aux employeurs (y compris aux employeurs associés et à ceux concernés par un transfert de l’expérience) et à leurs représentants de divulguer les renseignements sur les soins de santé qu’ils ont obtenus de la Commission sans avoir préalablement éliminé toutes mentions identifiant le travailleur ou un cas donné.

Cas particuliers

Employeurs concernés par un transfert des coûts

En l’absence de question en litige (voir le document 21-02-02, Divulgation des renseignements versés au dossier d’indemnisation [question en litige]), les employeurs concernés par le transfert des coûts ne sont admissibles à recevoir que les renseignements sur la situation d’un dossier leur permettant de comprendre les raisons pour lesquelles les coûts d’indemnisation ont été accumulés. Ces renseignements peuvent généralement comprendre :

une explication concernant les coûts qui ont été évalués et qui sont imputables à l’employeur concerné par un transfert des coûts et ce que ces coûts représentent;
une description des restrictions cliniques et des capacités fonctionnelles du travailleur;
si l’employeur habituel a offert un emploi approprié; et
si le travailleur participe à un programme de RT, l’objectif du programme de RT et la date à laquelle on prévoit que le travailleur atteindra son objectif.

Employeurs associés et employeurs concernés par un transfert de l’expérience

En l’absence de question en litige, les employeurs associés et les employeurs concernés par un transfert de l’expérience ne sont admissibles à recevoir que les renseignements versés au dossier d’indemnisation qui leur permettent de comprendre les taux de prime combinés qui leur sont assignés.

Employeurs autres que l’employeur au moment de l’accident

Les employeurs autres que l’employeur au moment de l’accident, p. ex., les employeurs (emplois simultanés) autres que l’employeur au moment de l’accident et les employeurs offrant un placement aux fins du RT, n’ont le droit de recevoir que les renseignements qui peuvent les aider à offrir un travail approprié au travailleur ou à se conformer à leurs obligations aux termes du Code des droits de la personne de l’Ontario ou de la Loi canadienne sur les droits de la personne. Habituellement, ces renseignements sont limités aux capacités fonctionnelles et aux compétences techniques et polyvalentes du travailleur et à ses besoins ou exigences en matière d’adaptation.

Entrée en vigueur

La présente politique s’applique à toutes les décisions concernant la divulgation des renseignements versés au dossier d’indemnisation, rendues le 20 juillet 2023 ou après cette date, pour tous les accidents.

Historique du document

Le présent document remplace le document 21-02-03 daté du 1^er juin 2023.

Le présent document a été publié antérieurement en tant que :
document 21-02-03 daté du 9 avril 2021;
document 21-02-03 daté du 2 janvier 2020;
document 21-02-03 daté du 2 janvier 2015;
document 21-02-03 daté du 15 juillet 2011;
document 21-02-03 daté du 18 juillet 2008;
document 21-02-03 daté du 1er août 2007;
document 21-02-03 daté du 3 janvier 2006.

Références

Dispositions législatives

Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents, telle qu’elle a été modifiée.
Articles 47 et 181
Paragraphes 37 (4), 59 (6), 131 (4) et 150 (1)

Loi sur les accidents du travail, L.R.O. 1990, telle qu’elle a été modifiée.
Articles 42 et 114
Paragraphes 71 (7), 72 (2) et 155 (1)

Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, L.R.O. 1990, telle qu’elle a été modifiée.
Articles 20, 42 et 43
Paragraphe 21 (1)

Procès-verbal

de la Commission
No 9, le 17 juillet 2023, page 620