Politique
Aux termes de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée (LAIPVP), tous les renseignements versés au dossier d’indemnisation sont considérés comme des renseignements personnels et peuvent être divulgués dans des circonstances limitées, conformément aux diverses exceptions énoncées dans la LAIPVP. La LAIPVP et la Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l'assurance contre les accidents du travail (la Loi) prévoient la divulgation des renseignements personnels aux représentants du travailleur ou de l'employeur lorsque l'autorisation ou la permission du travailleur ou de l'employeur, selon le cas, a été obtenue.
Lorsque l'autorisation a été obtenue et que l'authenticité du représentant ne fait pas de doute, la divulgation au représentant est permise de la même manière qu'elle le serait au travailleur ou à l'employeur.
Par conséquent, dans tous les cas, la Commission doit prendre des mesures raisonnables pour vérifier l’authenticité de la personne qui demande les renseignements et celle de l’autorisation du travailleur ou de l’employeur avant de divulguer tout renseignement. De telles mesures peuvent aussi consister à :
- appeler le travailleur, l’employeur ou le représentant et
- demander un numéro de dossier d’indemnisation, un numéro de compte ou d’autres renseignements.
But
La présente politique a pour but de préciser qui peut être un représentant du travailleur ou de l’employeur, ce que la Commission exige pour confirmer la représentation, et quels renseignements versés au dossier d’indemnisation peuvent être divulgués à un type précis de représentant.
Directives
Il convient de lire la présente politique conjointement avec le document 21-02-01, Divulgation des renseignements versés au dossier d’indemnisation – Généralités.
Dans le présent document, les renseignements concernant les représentants des employeurs ne s'appliquent qu'aux représentants des employeurs qui demandent l’accès aux renseignements versés au dossier d’indemnisation. Pour des renseignements sur les représentants des employeurs et la divulgation des renseignements concernant le compte d’un employeur, voir le document 21-01-01, Accès aux renseignements concernant l’employeur.
Définitions
Représentant autorisé s’entend de toute personne, toute entreprise ou tout organisme qui est titulaire d’un permis en vertu de la Loi sur le Barreau et dont le permis est en règle, ou qui est exempté des exigences en matière de permis en vertu de cette même loi. Ces représentants doivent avoir obtenu le consentement écrit du travailleur ou de l’employeur (autorisation) pour représenter la partie du lieu de travail quant à un dossier d’indemnisation de la Commission. De tels représentants comprennent, sans toutefois s’y limiter :
- les avocats;
- les parajuristes;
- les représentants syndicaux ou ceux des agents négociateurs;
- les représentants du Bureau des conseillers des travailleurs (BCT) ou du Bureau des conseillers des employeurs (BCE) titulaires d’un permis;
- les représentants du BCT ou du BCE non titulaires d’un permis qui ont fourni des services juridiques à des parties du lieu de travail par l’intermédiaire du BCT ou du BCE entre le 1er mai 2007 et le 31 décembre 2021 et qui continuent à fournir de tels services par l’intermédiaire du BCT ou du BCE;
- les adjoints de circonscription qui travaillent dans les bureaux des députés provinciaux;
- les intervenants de la cour autochtones qui fournissent des services dans le cadre du Programme d’assistance parajudiciaire aux Autochtones; et
- le personnel et les consultants de la Fédération du travail de l’Ontario représentant les membres syndiqués dans des questions d’indemnisation des travailleurs qui relèvent de l’équipe d’intervention en invalidité professionnelle, y compris leur travail pour représenter les familles des travailleurs décédés.
Représentant officieux s’entend d’un ami ou d’un membre de la famille qui aide la partie du lieu de travail à obtenir des renseignements sur un dossier d’indemnisation, mais qui n’exige pas d’honoraires pour ces services.
Représentant personnel s’entend de quiconque a l’autorité légale pour administrer la succession d’un travailleur décédé, y compris les exécuteurs testamentaires et administrateurs successoraux.
Représentants autorisés
La Commission doit être informée par écrit de l’autorisation concernant les représentants avant que ceux-ci ne reçoivent des renseignements verbaux sur le dossier d’indemnisation, des copies des documents versés au dossier (y compris les lettres de décision de la Commission) ou des renseignements écrits sur la situation de ce dossier. De telles autorisations doivent être signées par le travailleur ou l’employeur, selon le cas.
Lorsque la Commission émet une lettre de décision dans le cadre d’un dossier d’indemnisation visé par l’autorisation, les représentants autorisés du travailleur et de l’employeur ont le droit d’en recevoir une copie.
À moins d’indication contraire, la Commission présume que l’autorisation du travailleur ou de l’employeur reste valide. Par conséquent, c’est au travailleur ou à l’employeur qu’il incombe d’aviser la Commission pour chaque dossier d’indemnisation si l’autorisation a été annulée ou si un nouveau représentant a été choisi.
Comme il est indiqué ci-dessous, des directives spéciales s’appliquent lorsque le représentant autorisé provient d’un syndicat, d’un bureau de député provincial, du BCT ou du BCE.
Représentants pour plus d’un dossier d’indemnisation
Les travailleurs et employeurs qui désirent qu’un représentant particulier les représente pour tous les dossiers d’indemnisation doivent s’assurer que des autorisations distinctes, écrites et signées sont versées à chaque dossier d’indemnisation. Cette disposition s’applique aussi lorsque la même personne ou entreprise les représente pour tous les dossiers d’indemnisation.
Les renseignements sur le dossier d’indemnisation (verbaux ou écrits) peuvent être divulgués au représentant uniquement si une autorisation écrite et signée est versée au dossier d’indemnisation pour lequel la demande a été faite.
Représentants syndicaux
Les syndicats et leur personnel doivent soumettre des autorisations écrites et signées uniquement lorsqu’ils demandent des copies réelles de documents versés aux dossiers d’indemnisation (y compris les lettres de décision) ou des renseignements écrits sur la situation d’un dossier. Des autorisations distinctes doivent être reçues pour chaque dossier d’indemnisation pour lequel la divulgation des renseignements est demandée.
Lorsque les représentants syndicaux demandent que des renseignements verbaux soient divulgués, ils n’ont qu’à fournir
- l’assurance verbale de l’autorisation et
- le numéro du dossier d’indemnisation du travailleur.
Lorsque la partie pertinente du formulaire 6 (Avis de lésion ou de maladie (travailleur)) est cochée par le travailleur, elle constitue (1) une autorisation permettant à un syndicat de représenter le travailleur auprès de la Commission et (2) un consentement à divulguer verbalement des renseignements sur la situation du dossier d’indemnisation au représentant syndical. Toutefois, avant que des copies réelles de documents versés au dossier puissent être divulguées, la Commission doit recevoir du travailleur une autorisation écrite et signée.
Députés provinciaux et Bureau des conseillers des travailleurs/Bureau des conseillers des employeurs
Les députés provinciaux et leur personnel ainsi que les membres du personnel admissibles du BCT ou du BCE doivent soumettre une autorisation écrite et signée uniquement lorsqu’ils demandent des copies réelles des documents versés aux dossiers d’indemnisation (y compris les lettres de décision de la Commission) ou des renseignements écrits sur la situation d’un dossier d’indemnisation. Des autorisations distinctes doivent être reçues pour chaque dossier d’indemnisation pour lequel la divulgation des renseignements est demandée.
Lorsque les députés provinciaux et leur personnel ainsi que les membres du personnel admissibles du BCT ou du BCE employeurs demandent des renseignements verbaux, ils n’ont qu’à fournir
- l’assurance verbale de l’autorisation et
- le numéro du dossier d’indemnisation du travailleur.
Représentants officieux
Les amis ou membres de la famille qui aident un travailleur ou un employeur, sans exiger d’honoraires, relativement à un dossier d’indemnisation, doivent avoir l’autorisation ou la permission du travailleur ou de l’employeur avant que des renseignements puissent leur être divulgués.
La preuve de la permission est généralement fournie lorsque le représentant officieux peut nommer le numéro de dossier d’indemnisation pertinent et/ou répondre à d’autres questions de vérification concernant le dossier d'indemnisation.
Lorsque la permission a clairement été donnée, les représentants officieux peuvent uniquement obtenir des renseignements verbaux sur la situation d’un dossier d’indemnisation. Ils n’ont pas le droit d’obtenir des copies de documents versés au dossier d'indemnisation.
Lorsqu’on n’a pas clairement établi que la permission a été donnée, une autorisation écrite est requise.
Il est important de noter que, dans tous les entretiens avec des représentants officieux, la divulgation des renseignements versés au dossier d’indemnisation se limite aux renseignements nécessaires pour aider le représentant à régler la ou les questions qui ont donné lieu à la demande.
Représentants personnels
Le représentant personnel d’un travailleur décédé a le droit d’accéder aux renseignements versés au dossier d’indemnisation de la même manière que le travailleur l’aurait eu si la divulgation des renseignements
- est reliée à l’administration de la succession du travailleur ou
- satisfait un objectif de la Loi, comme la détermination de l’admissibilité à des prestations des survivants.
Tout représentant personnel désirant l’accès au dossier d'indemnisation d'un travailleur décédé doit établir son autorité légale en fournissant
- une copie du testament,
- une lettre de l’avocat qui s’occupe de la succession ou
- un document officiel équivalent.
Si les décideurs doutent de l’autorité légale du représentant personnel, la Direction des services juridiques de la Commission devrait être contactée.
Pour des précisions sur les limitations particulières du droit d’accès d'un représentant personnel en cas de question en litige, voir le document 21-02-02, Divulgation des renseignements versés au dossier d’indemnisation (question en litige).
Entrée en vigueur
La présente politique s’applique à toutes les décisions concernant la divulgation des renseignements versés au dossier d’indemnisation, rendues le 1er juin 2023 ou après cette date, pour tous les accidents.
Historique du document
Le présent document remplace le document 21-02-04 daté du 14 octobre 2009.
Le présent document a été publié antérieurement en tant que :
document 21-02-04 daté du 20 février 2006;
document 21-02-04 daté du 3 janvier 2006;
document 21-02-04 daté du 12 octobre 2004.
Références
Dispositions législatives
Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail, telle qu’elle a été modifiée.
Articles 57, 58 et 181
Loi sur les accidents du travail, L.R.O. 1990, telle qu’elle a été modifiée
Articles 71 et 114
Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, L.R.O. 1990, telle qu’elle a été modifiée.
Articles 10, 42 et 43
Alinéa 66 a)
Procès-verbal
de la Commission
No 1, le 24 mai 2023, page 613