Politique
Si une question est en litige, la Commission donne accès aux renseignements versés au dossier d’indemnisation aux parties du lieu de travail.
But
La présente politique a pour but d'énoncer quels renseignements la Commission peut divulguer aux parties du lieu de travail lorsqu’il existe une question en litige.
Directives
Il convient de lire la présente politique conjointement avec les documents 21-02-01, Divulgation des renseignements versés au dossier d'indemnisation - Généralités, et 21-02-03, Divulgation des renseignements versés au dossier d'indemnisation aux employeurs (aucune question en litige).
Définitions
Question en litige - Il y a question en litige lorsqu’une partie du lieu de travail conteste, en totalité ou en partie, une décision rendue par la Commission.
Parties du lieu de travail - s’entend entre autres des personnes suivantes :
- les travailleurs;
- les survivants des travailleurs qui demandent des prestations en vertu du paragraphe 48 de la Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l'assurance contre les accidents du travail (la Loi);
- l’employeur d’un travailleur, ainsi que les employeurs réputés et les employeurs successeurs;
- les employeurs concernés par un transfert de l’expérience; et
- les tiers employeurs pour le transfert des coûts.
Pour des précisions sur les employeurs réputés, voir le document 12-01-01, Qui est un employeur?
Des règles spéciales s’appliquent à la divulgation des renseignements versés au dossier d'indemnisation aux employeurs associés, aux employeurs concernés par un transfert de l’expérience et aux employeurs concernés par un transfert des coûts. Pour plus de précisions, voir les rubriques pertinentes ci-dessous.
Dans le présent document, toute mention de travailleurs et(ou) d’employeurs s’entend également des représentants autorisés du travailleur et(ou) de l’employeur ou des représentants personnels autorisés si le travailleur est décédé. Pour savoir qui est un représentant autorisé, voir le document 21-02-04, Divulgation des renseignements versés au dossier d’indemnisation aux représentants des travailleurs ou des employeurs.
Sont exclus des parties du lieu de travail :
- les employeurs offrant un placement aux fins du retour au travail (RT); ou
- les employeurs simultanés autres que l’employeur au moment de l’accident.
Professionnel de la santé traitant – Le terme « professionnel de la santé » s’entend d’un membre d’un ordre d’une profession de la santé tel que le définit la Loi de 1991 sur les professions de la santé réglementées. En règle générale, le professionnel de la santé traitant est la personne chargée du traitement continu du travailleur.
Contestation d’une décision
Pour contester une décision de la Commission, la partie du lieu de travail doit informer la Commission par écrit de son intention de contester la décision. La Commission désigne cette communication écrite par le terme « avis de contestation ». La partie du lieu de travail doit présenter l’avis de contestation dans le délai de contestation précisé dans la lettre de décision de la Commission. Pour des directives concernant les délais de contestation, voir le document Système de contestation - Pratique et procédure.
Accès par le travailleur
Accès complet
Lorsque la Commission reçoit, dans le délai prescrit, un avis de contestation de la part d’un travailleur ou d’un survivant de celui-ci ou encore d’un bénéficiaire qu’il a désigné ou de sa succession, elle lui envoie les documents suivants :
- une copie de tous les documents versés au dossier d’indemnisation;
- un formulaire Intention de contester;
- une feuille d’instructions.
Parallèlement, la Commission informe l’employeur de la contestation. Elle lui fournit aussi un formulaire sur lequel il peut l’aviser de son intention de participer au processus d’appel.
La Commission peut accepter les demandes verbales d’accès aux dossiers soumises par les travailleurs qui contestent une décision de la Commission. Ces demandes peuvent être traitées si leur traitement est susceptible d’accélérer le processus d’appel et d’aider le travailleur à préparer son avis de contestation écrit (décrit ci-dessus dans la rubrique « Contestation d’une décision »).
Exceptions à l’accès complet – Travailleur décédé
Si le travailleur est décédé et que les survivants, les bénéficiaires ou la succession de celui-ci peuvent avoir droit à des versements aux termes de l’article 45 de la Loi (perte de revenu de retraite), l’accès est limité aux documents que la Commission considère comme étant pertinents compte tenu de la question en litige.
Exceptions à l’accès complet – Renseignements nuisibles
La Commission présume que les professionnels de la santé communiquent à leurs patients tous les renseignements, y compris les renseignements nuisibles. Par conséquent, à moins qu’un professionnel de la santé n’informe la Commission qu’il n’a pas communiqué des renseignements à un patient, celle-ci divulgue au travailleur tous les renseignements sur la santé qui sont versés au dossier d’indemnisation du travailleur.
On considère qu’un renseignement est nuisible s'il existe une forte probabilité qu’il affecte considérablement la santé physique ou mentale d’un travailleur qui ignorait tout de ce renseignement avant que la Commission ne le lui communique. Les renseignements nuisibles peuvent comprendre, sans toutefois s’y limiter : une maladie terminale, une grave maladie mentale, une mention indiquant un pronostic mauvais (p. ex., le travailleur a des restrictions cliniques considérables et l’amélioration est peu probable).
Lorsque le professionnel de la santé informe la Commission qu’il n’a pas communiqué des renseignements nuisibles au travailleur, celle-ci
- fournit une copie du document faisant état des renseignements nuisibles au professionnel de la santé traitant (voir la définition ci-dessus),
- ne divulgue au travailleur que les renseignements qui ne sont pas nuisibles, et
- conseille au travailleur de contacter le professionnel de la santé traitant.
Accès par l’employeur
Accès aux renseignements pertinents
Lorsque la Commission reçoit un avis de contestation de la part d’un employeur, ou lorsque l’employeur possède un droit d’accès découlant d’une décision de participer à la contestation du travailleur, elle transmet l’ensemble du dossier d’indemnisation au travailleur. Parallèlement, elle demande au travailleur d’indiquer tout renseignement sur les soins de santé qui, selon lui, ne devrait pas être divulgué à l’employeur.
Opposition du travailleur à la divulgation des renseignements sur les soins de santé
Si le travailleur l’informe qu’il s’oppose à la divulgation de renseignements précis sur les soins de santé, la Commission examine les raisons à l’appui avant de décider si elle doit divulguer lesdits renseignements.
À la suite de la décision de la Commission, chaque partie dispose de 21 jours pour interjeter appel auprès du Tribunal de la sécurité professionnelle et de l'assurance contre les accidents du travail (TASPAAT).
Divulgation des renseignements pertinents
La Commission divulgue au moyen d’un seul envoi tous les renseignements pertinents à l’employeur après que, selon le cas :
- le TASPAAT a rendu une décision définitive au sujet de toute contestation qu’avait présentée le travailleur relativement à la divulgation des renseignements sur la santé;
- le délai (21 jours) pour interjeter appel de la question auprès du TASPAAT a expiré.
Il est interdit à la Commission de divulguer tout renseignement litigieux sur les soins de santé tant que l’une des deux conditions mentionnées ci-dessus n’a pas été remplie.
Détermination de la pertinence
On considère que les renseignements au dossier n’ayant pas d’incidence sur l’admissibilité du travailleur à des prestations ne sont pas pertinents, compte tenu de la question en litige, et ils ne sont pas divulgués à l’employeur.
Les renseignements qui ne sont généralement pas considérés comme pertinents comprennent, sans s’y limiter :
- les renseignements concernant la situation financière d’un particulier, l’information bancaire, les formulaires d’inscription au dépôt direct, les copies de chèques personnels;
- les renseignements qui permettent de vérifier l’état civil d’un particulier : renseignements portant sur la naissance, le décès ou le mariage;
- les ordonnances de retenue des aliments;
- les ordonnances de saisie-arrêt et les documents connexes;
- les autres ordonnances d’un tribunal;
- les avis concernant un ordre de paiement;
- les documents concernant les prestations de services sociaux ou d’aide sociale;
- les documents concernant l’assurance-emploi;
- les renseignements ayant trait à un casier judiciaire;
- les renseignements sur les soins de santé ne concernant pas la gestion du dossier d'indemnisation, c’est-à-dire ceux qui ne seraient pas utilisés pour rendre une décision.
Ces renseignements sont généralement placés dans la section « aucun accès » du dossier d’indemnisation.
Dossiers d’indemnisation antérieurs ou postérieurs
Si un employeur demande des renseignements versés à des dossiers d’indemnisation antérieurs ou postérieurs d’un travailleur, la Commission ne divulgue que ceux qui concernent la question en litige dans le cadre du dossier faisant l’objet de la contestation.
L'employeur ne peut divulguer les renseignements sur les soins de santé
Aux termes des paragraphes 59 (6) et 181 (3) de la Loi, il est interdit aux employeurs (y compris aux employeurs associés et à ceux concernés par un transfert de l’expérience) et à leurs représentants de divulguer les renseignements sur les soins de santé qu’ils ont obtenus de la Commission sans avoir préalablement éliminé toutes mentions identifiant le travailleur ou un cas donné.
Employeurs associés et employeurs concernés par un transfert de l’expérience
Dans des circonstances spécifiques, les employeurs associés et ceux concernés par un transfert de l’expérience peuvent être autorisés à participer à une question en litige pour laquelle ils ne sont pas l’employeur au moment de l’accident. Si la Commission détermine qu’il est approprié qu’un employeur associé ou un employeur concerné par un transfert de l’expérience participe à une question en litige, elle peut lui divulguer des renseignements pertinents versés au dossier d’indemnisation afin de lui permettre de participer à la résolution des litiges et au processus décisionnel. Ces décisions sont rendues au cas par cas, à la seule discrétion de la Commission.
Si l’accès est accordé à un employeur associé ou à un employeur concerné par un transfert de l’expérience, le travailleur peut s’opposer à la divulgation de n’importe quel renseignement du dossier d’indemnisation, et non uniquement aux renseignements sur les soins de santé.
Employeurs concernés par un transfert des coûts
La Commission accorde l’accès aux employeurs concernés par le transfert des coûts pour permettre une participation efficace au processus décisionnel. Par conséquent, la Commission accorde l’accès aux employeurs concernés par un transfert des coûts de la même façon qu’elle le fait habituellement pour les employeurs normaux. Toutefois, le travailleur peut s’opposer à la divulgation de n’importe quel renseignement versé au dossier d’indemnisation et son droit n’est pas limité aux renseignements sur les soins de santé.
Renseignements concernant les tiers
Souvent, le dossier d’indemnisation contient des renseignements sur un tiers ou obtenus de celui-ci, p. ex. un témoin, un collègue, un parent ou un ami. Dans la plupart des cas, la Commission divulgue ces renseignements aux parties du lieu de travail de la façon habituelle.
La divulgation de tels renseignements à l'une ou l’autre des parties du lieu de travail peut parfois compromettre la sécurité du tiers ou entraîner des représailles en milieu de travail. Dans ces cas, la Commission ne divulgue habituellement pas certains éléments d’information.
Par exemple, la Commission divulguera le nom du tiers lorsqu’elle recevra une demande d’accès au dossier, mais elle refusera d’en divulguer l’adresse et le numéro de téléphone. Un tel compromis permet aux parties du lieu de travail d’examiner tous les éléments de preuve et de débattre pleinement de la question en litige tout en protégeant et en assurant la sécurité du tiers.
Dans tous les cas, le tiers doit être informé que les renseignements qu’il a fournis pourraient être divulgués au travailleur et(ou) à l’employeur.
La Commission accepte également les renseignements que des tiers lui fournissent de façon anonyme. Dans tous les cas (sauf lorsque le tiers y consent), ces renseignements sont examinés en détail pour scruter les données concernant l’identité des personnes, avant d’être versés au dossier d’indemnisation.
Si la Commission reçoit des renseignements anonymes, elle ne s’en sert pour déterminer l’admissibilité que s’ils peuvent être corroborés par d’autres renseignements ou preuves.
Enquêtes
Dans certains cas, la Commission ne peut donner l’accès au dossier avant que
le secteur opérationnel ait terminé une enquête ou
les Services de conformité des intervenants ou les Services juridiques n’aient terminé leur enquête.
Pour plus de précisions au sujet des enquêtes, voir le document 22-01-05, Infractions et peines - Application générale.
Droits
Aucuns droits ne sont exigés pour la divulgation de documents aux parties du lieu de travail en raison d’une question en litige.
Entrée en vigueur
La présente politique s’applique à toutes les décisions concernant la divulgation des renseignements versés au dossier d’indemnisation, rendues le 1er janvier 2020 ou après cette date, pour tous les accidents.
Historique du document
Le présent document remplace le document 21-02-02 daté du 2 janvier 2020.
Le présent document a été publié antérieurement en tant que :
document 21-02-02 daté du 15 février 2013;
document 21-02-02 daté du 6 avril 2009;
document 21-02-02 daté du 20 février 2006;
document 21-02-02 daté du 3 janvier 2006;
document 21-02-01 daté du 12 octobre 2004.
Références
Dispositions législatives
Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail, telle qu’elle a été modifiée.
Articles 57, 58, 59, 119 et 120
Loi sur les accidents du travail, L.R.O. 1990, telle qu’elle a été modifiée.
Articles 70, 71 et 73
Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, L.R.O. 1990.
Article 21 et 43
Paragraphe 42 (1)
Procès-verbal
de la Commission
No 52, le 24 mars 2021, page 592