Politique
L’employeur peut autoriser un représentant à agir en son nom et à avoir accès aux mêmes renseignements confidentiels concernant son compte que ceux que la Commission fournit à un employeur. Toutefois, l’employeur doit aviser la Commission de l’identité de ce représentant au moyen d’une autorisation en bonne et due forme.
Le représentant ne doit pas divulguer, ou permettre que soient divulgués, les renseignements concernant le compte qui lui sont communiqués par la Commission. Quiconque contrevient à cette exigence commet une infraction.
Pour connaître les renseignements concernant le compte qui peuvent être divulgués, voir le document 21-01-01, Accès aux renseignements concernant l’employeur.
Pour en savoir davantage sur la façon dont un employeur peut autoriser un représentant à agir en son nom dans le cadre d’une demande de prestations, et quels renseignements versés au dossier peuvent être divulgués, voir les documents 21-02-01, Divulgation des renseignements versés au dossier d’indemnisation - Généralités, et 21-02-04, Divulgation des renseignements versés au dossier d’indemnisation aux représentants des travailleurs ou des employeurs.
But
La présente politique a pour but de décrire comment un employeur peut autoriser un représentant à agir en son nom à l’égard de son compte à la Commission.
Directives
Définitions
Les définitions et termes suivants s’appliquent aux fins de la présente politique.
Un employeur est une personne qui a exercé ou qui exerce toujours une activité commerciale énumérée à l’annexe 1 ou à l’annexe 2 de la Loi sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail (la Loi) qui est soit obligatoirement couverte, soit couverte sur demande. Les employeurs comprennent aussi ceux qui sont réputés employeurs relativement à l’assurance facultative ou à la protection obligatoire dans l’industrie de la construction. Pour plus de renseignements, voir le document 12-01-01, Qui est un employeur?
Un agent autorisé s’entend d’une personne travaillant au sein de l’entreprise qui occupe un poste lui permettant d’engager l’organisation au niveau corporatif ou qui aurait normalement accès aux renseignements devant être divulgués et en aurait le contrôle (p. ex., un propriétaire unique, un associé, le président, un vice-président, un directeur général, un directeur financier, un contrôleur, un directeur des finances, un agent de sécurité et toute personne qui occupe un autre poste dans lequel elle a habituellement accès aux renseignements confidentiels concernant l’employeur).
Le terme « renseignements concernant l’employeur » désigne tous les renseignements relatifs à un employeur particulier fournis à la Commission ou recueillis et créés par elle ainsi que les renseignements contenus dans ses registres, mais n’inclut pas les renseignements versés au dossier d’indemnisation.
Représentants des employeurs
L’employeur peut autoriser un représentant à agir en son nom et à avoir accès aux renseignements concernant le compte qui sont habituellement confidentiels et qui ne peuvent être divulgués à quiconque, sauf à la Commission et à l’employeur.
Les conjoints et les membres de la famille n’ont pas le droit d’accéder aux renseignements confidentiels ou d’en autoriser la divulgation, à moins que la personne concernée ne soit un agent autorisé de l’entreprise ou un représentant autorisé de l’employeur.
L’employeur demeure légalement responsable de toutes les obligations qu’il a envers la Commission, comme les obligations de déclaration et de paiement, même si c’est le représentant de l’employeur qui se charge de remplir les obligations envers la Commission.
Confirmation de l’autorisation
L’employeur confirme qui est le représentant autorisé en soumettant un formulaire d’autorisation de la Commission dûment rempli, signé et daté par un agent autorisé de l’entreprise. L’employeur doit indiquer le ou les comptes pour lesquels le représentant est autorisé.
Types de représentants de l’employeur
Lorsqu’il remplit le formulaire d’autorisation de la Commission, l’employeur doit indiquer le type de représentant qu’il choisit (voir ci-dessous). Un employeur peut avoir les deux types de représentants, mais un formulaire distinct doit être rempli pour chacun d’eux.
Représentant non légal
Un représentant non légal peut être une personne, une entreprise ou une organisation (p. ex., un comptable, un teneur de livres). Sur autorisation de l’employeur, le représentant non légal peut accéder aux renseignements concernant le compte à la Commission auxquels l’employeur aurait normalement accès (p. ex., états de compte, avis de prime, relevés des coûts d’accidents, lettres de décision de la Commission). Il peut également faire affaire avec la Commission au nom de l’employeur (p. ex., pour la déclaration des primes, l’obtention d’un certificat de décharge, les demandes de solde).
Cependant, ce représentant ne peut pas agir au nom de l’employeur relativement à la contestation d’une décision de la Commission. Seuls les représentants légaux sont autorisés à s’occuper des contestations.
Représentant légal
Un représentant légal est une personne, une entreprise ou une organisation qui est titulaire d’un permis en vertu de la Loi sur le Barreau ou en est exempté aux termes de cette loi. Sur autorisation de l’employeur, le représentant légal peut accomplir toutes les activités d’un représentant non légal, en plus de pouvoir agir au nom de l’employeur durant le processus de contestation. Il peut également interagir avec la Commission au nom de l’employeur à l’égard d’autres questions juridiques, notamment la vente d’une entreprise ou une faillite.
Les représentants légaux comprennent, sans toutefois s’y limiter :
- les avocats;
- les parajuristes;
- les représentants syndicaux ou ceux des agents négociateurs;
- les représentants du Bureau des conseillers des travailleurs ou du Bureau des conseillers des employeurs;
- les adjoints de circonscription qui travaillent dans les bureaux des députés provinciaux;
- les conseillers parajudiciaires aux Autochtones;
- les Services de soutien aux travailleurs blessés;
- le personnel et les consultants de la Fédération du travail de l’Ontario représentant les membres syndiqués dans des questions d’indemnisation des travailleurs qui relèvent de l’équipe d’intervention en invalidité professionnelle, y compris leur travail pour représenter les familles des travailleurs décédés.
Vérification d’un représentant
Pour toute demande de la part d’un représentant, la Commission se réserve le droit de vérifier les renseignements directement auprès de l’employeur, notamment :
- l’authenticité de la demande;
- l’autorisation du représentant; et
- le pouvoir de la personne qui a signé l’autorisation.
Période de validité
Le représentant peut seulement agir au nom de l’employeur tant qu’il y a une autorisation valide au dossier (sauf dans les cas concernant les contestations mentionnés ci-dessous).
L’autorisation d’un représentant de l’employeur est valide à partir de la date de réception du formulaire par la Commission jusqu’à la date d’expiration, si celle-ci est indiquée sur le formulaire.
Si aucune date d’expiration ne figure sur le formulaire, l’autorisation demeure valide jusqu’à ce que la Commission soit informée du contraire par l’employeur. L’employeur (c.-à-.d. l’agent autorisé de l’entreprise) peut annuler l’autorisation d’un représentant en tout temps. Il lui suffit d’en informer la Commission par téléphone ou par écrit.
L’autorisation peut être modifiée en remplissant un nouveau formulaire et en le soumettant à la Commission.
Contestations
L’employeur qui dépose une demande d’appel au moyen d’un Formulaire de contestation (revenu) doit indiquer à la Commission qui est son représentant légal autorisé. Un seul représentant légal peut être autorisé à gérer la contestation d’une question relative au ou aux comptes de l’employeur. Pour plus de renseignements, voir le document intitulé Système de contestation – Pratiques et procédures sur le site Web de la Commission, www.wsib.ca.
Si une contestation se poursuit au-delà de toute date d’expiration fixée par l’employeur, l’autorisation est automatiquement prolongée jusqu’à la date à laquelle la Commission rend une décision finale sur la contestation ou la date à laquelle celle-ci est retirée par l’employeur. Dès que la décision finale est rendue ou que la contestation est retirée, l’autorisation prend automatiquement fin si elle n’a pas été renouvelée. L’employeur peut renouveler l’autorisation d’un représentant ou autoriser un nouveau représentant en soumettant un nouveau formulaire à la Commission.
Entrée en vigueur
La présente politique s’applique à toutes les décisions rendues le 1er août 2020 ou après cette date.
Historique du document
Le présent document remplace le document 21-01-02 daté du 3 mars 2008.
Le présent document a été publié antérieurement en tant que :
document 21-01-02 daté du 12 octobre 2004;
document 11-01-17 daté du 5 mars 2004.
Références
Dispositions législatives
Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail, telle qu’elle a été modifiée.
Articles 150 et 181
Procès-verbal
de la Commission
No 1, le 22 juillet 2020, page 576